الدرس ١ — «العميل»: حقلان إلزاميان وأثر يمتدّ إلى الهيئة

شاشة «العميل» لا تطلب منك إلزاماً إلا حقلين: اسم العميل ونوع العميل. والثاني ليس تصنيفاً إدارياً — له ثلاث قيم: الشركة · فرد · شراكة.

لماذا يهمّ «نوع العميل» في الفوترة الإلكترونية

الهيئة تفرّق بين فاتورة ضريبية تُصدَر لمنشأة، وفاتورة مبسّطة تُصدَر لفرد. وفي شاشة الفاتورة حقل فاتورة مبسّطة للأفراد وهو للقراءة فقط — أي أنّ النظام يستنتجه ولا يُملى عليه. فمن سجّل منشأةً بوصفها فرداً، أصدر لها الشكل الخطأ من الفاتورة وهو لا يدري.

وما ليس إلزامياً لكنّه يحسم تقاريرك

1. مجموعة العميلتجمع العملاء المتشابهين — وعليها تُبنى تقارير المبيعات بالفئة.
2. الإقليمالبُعد الجغرافي. ومن تركه على الافتراضي لن يستطيع مقارنة المناطق لاحقاً.
3. الرقم الضريبي وعنوان العميليظهران على الفاتورة الضريبية. وغيابهما لا يمنع الإصدار — يمنع القبول.
4. قالب شروط الدفعيحدّد تاريخ الاستحقاق تلقائياً، وعليه تُبنى أعمار الديون.

الدرس ٣ — قائمة الأسعار: السعر يُدار من مكان واحد

في النظام «قائمة أسعار» للبيع وأخرى للشراء، ولكلٍّ عملتها. وسعر كل صنف يُسجَّل في «سعر الصنف» مرتبطاً بقائمة. فحين تفتح فاتورة وتختار الصنف، يأتي السعر من القائمة لا من ذاكرة الموظّف.

ثلاث طبقات للسعر — ورتبتها ثابتة

1. قائمة الأسعارالسعر الأساسي للصنف في هذه القائمة.
2. قاعدة التسعيرتُعدّل السعر بشرط: كمّية أكبر من كذا، أو عميل من مجموعة كذا، أو تاريخ بين كذا وكذا.
3. التعديل اليدويّ في المستندآخر الطبقات، وهو ما يجب أن يكون الاستثناء لا القاعدة.

⚠ المصيدة: إدارة الأسعار في الفواتير

حين يعدّل كل موظّف السعر في الفاتورة، تصبح لديك أسعار بعدد الموظّفين. ولن يُظهر لك النظام خللاً — لأنّ كل فاتورة صحيحة بذاتها. الخلل يظهر في تقرير الربح الإجمالي: هامش متذبذب بلا سبب ظاهر.

العلاج: اجعل التعديل اليدويّ محصوراً بصلاحية، وانقل كل تخفيض متكرّر إلى «قاعدة التسعير» — فيصير قراراً موثّقاً بدل أن يكون اجتهاداً.

ولاحظ أنّ قائمتي الأسعار الافتراضيتين تأتيان باسمين إنجليزيّين. أعد تسميتهما بالعربية قبل أن يعتادهما فريقك.

الدرس ٥ — إعداد الفوترة الإلكترونية: أين تُضبط فعلاً

الحقول التي تُقرأ عند إصدار الفاتورة

1. الفوترة الإلكترونية مفعّلةمفتاح الباب. ومعطّلاً لن يُرسَل شيء مهما ضبطتَ بعده.
2. اسم الشركة بالعربيةيظهر على الفاتورة وفي الملف المُرسَل. وقد تجد في شاشتك حقلين بالاسم نفسه — أحدهما من النظام والآخر أضافته إضافة الفوترة. املأهما بالقيمة نفسها حتى تُحسَم أيّهما يُقرأ.
3. نوع ورقم سجل المنشأةالسجل التجاري أو ما يقوم مقامه. وهو ما تُبنى عليه الشهادة.
4. موقع المنشأة وفئتها لطلب الشهادةيُستخدمان في طلب توقيع الشهادة من الهيئة — لا يُتركان فارغين.
5. المرحلة الأولى أم الثانيةالأولى: رمز استجابة على الفاتورة. والثانية: ربط فعليّ يُرسل كل فاتورة إلى الهيئة ويستقبل ردّها.
6. إرسال الفاتورة في الخلفيةيجعل الإرسال لا يُعطّل الموظّف. وثمنه أنّ الفشل لا يظهر في اللحظة — فافحص الحالة لاحقاً.
7. اعتبار مركز التكلفة فرعاًللمنشآت متعدّدة الفروع: عند تفعيله يجب إضافة السجل التجاري للفرع وعنوانه في مركز التكلفة.

الفئة الضريبية ورمز سبب الإعفاء

في الفاتورة حقل الفئة الضريبية بأربع قيم: الأساسية · صفرية · معفاة · خدمات خارج نطاق الضريبة. وما لم تكن أساسية، يصبح رمز سبب الإعفاء مطلوباً — وهو رمز معياريّ من الهيئة يبدأ بـVATEX-SA، وله رموز للتعليم والصحة والقطاع العسكري والتوريدات خارج النطاق.

اختيار الفئة الخطأ لا يوقف الفاتورة عندك — يوقفها عند الهيئة. وهذا فرق يومين في الاكتشاف.

الخلاصة في ستّة أسطر