القاعدة الحاكمة · قبل أن تلمس أي حقل

صفحات الإعدادات ليست شاشات إدخال: هي قواعد يُطبّقها النظام على كل مستند بعدها. ولذلك ثلاث قواعد تحكم التعامل معها كلّها:

1. الإعداد لا يرجع بالزمنتغيير طريقة التقييم أو أساس صرف المواد لا يعيد حساب ما اعتُمد. تبقى الفترة السابقة على الأساس القديم، والقادمة على الجديد — فتقرأ تقريراً بأساسين. والتصحيح يكون بمستند تعديل، لا بحقل إعداد.
2. الإعداد لا يُخطئلا صفحة إعدادات واحدة تُعطي رسالة خطأ على قيمة خاطئة، لأنّها من وجهة نظر النظام ليست خاطئة: هي تعليمة. والخلل يظهر بعد أسبوع في رقمٍ لا يُفسَّر.
3. الإعداد قرار مالك لا قرار مستخدممن يُطلب منه «فعّل هذا الخيار ليمرّ المستند» يُطلب منه في الحقيقة تعطيل ضابط. والجواب الصحيح: أيّ ضابط، ومن يعتمد تعطيله.

٢ · «إعدادات المخزون» — ما يقرّر قيمة ما تملك

1. «أسلوب التقييم الافتراضي»الوارد أولاً يخرج أولاً (FIFO) أو المتوسّط المرجّح. وهو أساس تكلفة البيع في كل فاتورة. تغييره بعد بدء العمل لا يُصحّح ما مضى.
2. «السماح بالقيم السالبة للمخزون»يجب أن يكون مُطفأً. وتفعيله يسمح بصرف ما ليس موجوداً، فتُحسب تكلفة على سعرٍ لم يوجد بعد — ثمّ تتغيّر التكلفة بأثر رجعيّ عند الاستلام الحقيقيّ.
3. «نسبة السماح بزيادة التسليم أو الاستلام (٪)» و«الدور الوظيفي المسموح له للتسليم/الاستلام الزائد»يُقرأان معاً: النسبة تحدّد حدّ التجاوز، والدور يحدّد من يملك تجاوزه. ونسبةٌ بلا دور تعني أنّ التجاوز مفتوح للجميع أو مغلق على الجميع.
4. «المخزون مجمَّد حتى»نظير تجميد الحسابات. يمنع أي حركة مخزون قبل التاريخ — وهو الضابط الصحيح بعد جرد الفترة.
5. «تسمية الصنف بحسب»رمز الصنف أو سلسلة تسمية. قرارٌ يُتخذ مرّةً قبل إدخال أول صنف، ولا يُغيَّر بعده لأنّ الأصناف القديمة تبقى بتسميتها.
6. «إدراج سعر الصنف تلقائيًا في حالة فقدانه»مفعَّلاً: أول سعر تكتبه في مستند يصير سعر قائمة الأسعار. وهذا يسهّل البداية ويُفسد قائمة الأسعار لاحقاً إن كتب البائعون أسعاراً استثنائية.

٤ · «إعدادات التصنيع» — وفرقٌ يُخطئ فيه الجميع

1. «صرف المواد الخام تلقائياً استناداً إلى»على «قائمة المواد»: يُصرف ما تقوله القائمة. وعلى الاستهلاك الفعليّ: يُصرف ما نُقل فعلاً لأمر التشغيل. والأول أبسط، والثاني أصدق لمن عنده هدرٌ متفاوت.
2. «السماح بالاستهلاك المستمر للمواد»يسمح بتسجيل استهلاك المواد أثناء التشغيل لا عند إنهائه. يلزم من دورة تشغيله تمتدّ أياماً، ولا معنى له لمن ينتهي في ساعة.
3. «تحديث تكلفة قائمة المواد تلقائياً»مفعَّلاً: تُحدَّث تكلفة القوائم مع تغيّر أسعار المواد. مطفأً: تبقى القائمة بتكلفةٍ قديمة — فتُسعّر المنتج على أسعار العام الماضي وأنت لا تدري.
4. «نسبة الإنتاج الزائد لأمر التشغيل»صفرٌ يعني: لا استلام يزيد على الكمية المأمورة. ومن ينتج بدفعات لا تنقسم بالضبط يحتاج نسبةً صغيرة، وإلّا عُلِّق آخر استلام.
5. «مستودع العمل تحت التشغيل الافتراضي» و«المستودع الافتراضي للبضائع التامة الصنع»فراغهما يعني أنّ كل أمر تشغيل يطلب المستودع يدوياً — وهذا أكثر سبب لعطل «أمر التشغيل لا يُعتمد» عند من بدأ التصنيع للتوّ.

٦ · «إعدادات الموارد البشرية» و«إعدادات دفع الرواتب» — حيث يُخصَم من أجر إنسان

1. «جزء من الراتب اليومي لنصف يوم»٠٫٥ افتراضاً. يقرّر كم يُحسب لنصف اليوم من الأجر اليوميّ. ومن لائحته تحسب نصف اليوم بنسبة أخرى يضبطها هنا مرّةً واحدة.
2. «إرسال كشف الراتب للموظفين بالبريد الإلكتروني»مفعَّلاً تُرسَل القسيمة عند الاعتماد. وهذا يفترض أنّ بريد كل موظّف صحيح وأنّ البريد الصادر يعمل — والعطل الشائع: مفعَّل والبريد مقطوع، فلا قسيمة تصل ولا رسالة خطأ للمحاسب.
3. «تعطيل الإجمالي المقرَّب»مطفأً: يُقرَّب صافي الراتب. مفعَّلاً: يظهر بالهللات. من يحوّل الرواتب عبر ملف بنكيّ يتبع ما يقبله البنك.
4. «تسمية الموظف حسب»سلسلة تسمية أو الاسم. سلسلة التسمية أسلم: الأسماء تتكرّر، والرقم لا.
5. «ساعات العمل القياسية»أساس حساب الأجر بالساعة وقيمة الساعة الإضافية. ثمانٍ افتراضاً — ومن يعمل بنظام آخر يضبطه قبل أول قسيمة.
6. «تقييد طلب الإجازة بأثر رجعي / بتواريخ سابقة»مفعَّلاً يمنع تسجيل إجازة عن يومٍ مضى. وهذا يُغلق باباً كبيراً لتسوية الغياب بإجازةٍ تُكتب بعده.

٨ · «النسخ الاحتياطية» — الصفحة التي لا تُقرأ إلّا يوم الكارثة

تبويبٌ في «إعدادات النظام»، وفيه حقلان. والمقيس في نظامٍ عامل: عدد النسخ المحفوظة ٣ والتشفير مُطفأ.

1. «عدد النسخ المحفوظة»ثلاثٌ تعني أنّ الرابعة تمحو الأولى — ولا تغطّي أسبوعاً. ومن اكتشف خللاً بدأ قبل خمسة أيام لم يجد نسخةً قبله.
2. «تشفير النسخ الاحتياطية»مُطفأً: نسخةٌ هي قاعدة بياناتك كاملةً في ملفٍّ يقرأه من يصل إليه — الرواتب والعملاء والحسابات. ومفعَّلاً: يُحفظ المفتاح خارج النظام، فنسخةٌ مشفَّرةٌ بمفتاحٍ ضائع أسوأ من لا نسخة.
3. ⚠ وما ليس في هذه الصفحة — النسخة الخارجيةنسخةٌ على الخادم نفسه ليست نسخة احتياطية. والقنوات ثلاث: «إعدادات دروب بوكس» · «إعدادات النسخ الاحتياطي على S3» · و«جوجل درايف». والمقيس: الثلاث مُطفأة — والمهام المجدولة لها تعمل ولا تفعل شيئاً.
4. وفي القناة الخارجية«تكرار النسخ الاحتياطي» · «عدد نسخ قاعدة البيانات» · و«نسخ الملفات المرفقة» — فقاعدةٌ بلا مرفقاتها تُعيد نظامك بلا فواتيره الممسوحة ولا صور أصنافه.
5. ونسخةٌ يدوية الآنمن شاشة «النسخ الاحتياطية»: اطلب نسخةً ونزّلها فوراً — مهمةٌ تعمل كل ساعة تحذف النسخ القابلة للتنزيل.

⚠ قائمة الفحص · ربع ساعة تكشف أكثر الخلل

لا تقرأ ٤٥ صفحة. افحص هذه العشر، بالترتيب، مرّةً واحدة — ثمّ لا تعد إليها إلّا عند تغيير في طريقة العمل:

1. إعدادات الشراء ← أساس صرف مواد التصنيع لدى الغيرإن كنتَ تُصنّع لدى الغير: يجب أن يكون «المواد المنقولة للتصنيع لدى الغير». ومن لا يُصنّع لدى الغير لا يمسّه.
2. إعدادات دفع الرواتب ← الأساس والحضور غير المعلَّممن لا يسجّل الحضور بانتظام: الأساس «الإجازة». ومن يسجّله: الحضور غير المعلَّم «غائب».
3. إعدادات المخزون ← أسلوب التقييم + السماح بالسالبالسماح بالمخزون السالب يجب أن يكون مُطفأً. وتفعيله يعني بيع ما لا تملك وتكلفةً تُحسب على سعر لم يوجد.
4. إعدادات الحسابات ← تجميد الحسابات حتى تاريخافتح الحقل واكتب تاريخ آخر إغلاق. هذا هو الضابط الذي يمنع الحركة على فترة مُقفلة — لا انتباه المستخدم.
5. إعدادات الحسابات ← حذف القيود عند حذف الحركةأطفئه في بيئة العمل. والإلغاء يكفي: يُبقي المستند ويعكس قيوده، فيبقى الأثر مرئياً.
6. إعدادات الشراء ← فوترة الكمية المرفوضةمفعَّلاً تدفع ثمن ما رفضتَه إن لم يكن هناك إشعار دائن يعالجه. قارن الكمية المقبولة في آخر عشرة إشعارات استلام بكميات فواتيرها.
7. إعدادات البيع والشراء ← هل أمر البيع / الشراء مطلوب؟«لا» تعني أنّ الفاتورة تُصدر بلا أمر. وهذا يناسب البيع المباشر، ويُفقد الرقابة في الشراء المؤسّسيّ.
8. إعدادات النظام ← انتهاء الجلسةاقرأ القيمة. المدّة الطويلة تعني أنّ حاسباً مفتوحاً في قسم الحسابات يبقى مسجَّلاً أياماً. والقيمة المعقولة تُقاس بالساعات لا بالأيام.
9. إعدادات النظام ← دقّة الرقم العشري وطريقة التقريبهما سبب أكثر شكاوى «فرق هللة» في التقارير. ولا تُغيَّر بعد بدء العمل إلّا بقرار، لأنّ المستندات القديمة تبقى بدقّتها.
10. ⚠ «إعدادات النظام» ← النسخ الاحتياطية — وهل النسخة الخارجية مفعَّلة؟اقرأ عدد النسخ المحفوظة والتشفير، ثمّ افتح «إعدادات دروب بوكس» أو S3 أو جوجل درايف. مُطفأةٌ كلّها = نسخُك على خادمك وحده، وضياع الخادم ضياع كل شيء. والتفصيل في القسم الثامن.
11. إعدادات الحسابات ← مدّة صلاحية سعر الصرفمن يعمل بعملة واحدة لا يمسّه. ومن يعمل بعملات: المدّة الطويلة تُسكِت الرفض وتُقيّد بسعرٍ لم يعد قائماً.