قياسٌ حقيقيّ: قرضاكم نشطان ومعتمدان ومصروفان وجدولاهما «نشط». ومع ذلك الاستحقاقان المقيَّدان كلاهما على القرض الثاني (٦٠٠٠ · صُرف ١ أكتوبر)، والقرض الأوّل (١٢٠٠٠ · صُرف ٥ سبتمبر وبدأ سدادُه ١ أكتوبر) بلا استحقاقٍ واحد. ومعنى ذلك أنّ النظام لا يعدّ عليه شيئاً حالّاً: لا يظهر في تقرير المتأخّرات، ولا تُحسَب عليه غرامة، ولا يعرف من يُطالب أنّ قسطاً استُحقّ. والاستحقاقُ يُنشئه مهمّةٌ مجدولةٌ تعمل بتاريخها — فإن تعطّلت أو لم تشمل قرضاً بقي كذلك بصمت. القاعدة: صفِّ قروضك النشطة واقرأ لكلٍّ منها عدد استحقاقاته، وقارنه بعدد الأقساط التي حلّت من تاريخ بداية سداده. وكلُّ فرقٍ هنا هو مطالبةٌ لم تُنشأ.

قياسٌ حقيقيّ: أحدُ منتَجَي قروضكم اسمُه المعروض «سلفة موظف بلا فوائد — تجربة»، والآخرُ «اقساط» برمزٍ AKS. والأوّل هو المنتَجُ الذي مُنح منه قرضاكم كلاهما — أي أنّ كلمة «تجربة» ستظهر في كل مستندِ قرضٍ وكل تقريرٍ يُطبَع ويُرسَل للموظّف. والأسماءُ التجريبيّة تبقى سنواتٍ لأنّ أحداً لا يجد وقتاً لتغييرها، ثمّ تصل قسيمةُ راتبٍ فيها «تجربة» إلى موظّفٍ فيسأل: هل سلفتي تجربة؟ وكذلك «اقساط» بلا همزةٍ ورمزٌ لا يفهمه أحد. القاعدة: أسماءُ المنتَجات والحسابات والمستودعات تُكتب كما تُقرأ على العميل والموظّف من أوّل يوم — فهي ليست أسماءً داخليّة، وتغييرُها بعد أن تُقيَّد عليها مستنداتٌ يصير مرهقاً.

قياسٌ حقيقيّ: صرفا قروضكم كلاهما «تاريخ التسوية البنكية» فيه فارغ. والمعنى أنّ النظام يعرف أنّك أمرتَ بالصرف ولا يعرف أنّ الحوالة نُفِّذت. والفرقُ ليس شكليّاً: قد يُرفَض التحويل أو يُعاد أو يتأخّر أسبوعاً، والقرضُ في نظامك قائمٌ والجدولُ يعمل والأقساط تُستحقّ — فتُخصَم من راتب موظّفٍ لم يستلم سلفتَه بعد. ولا رسالةَ ولا تحذير. القاعدة: اقرأ كشف بنكك كلَّ أسبوعٍ واملأ تاريخ التسوية في كل صرفٍ ظهر فيه، واجعل ذلك شرطاً قبل أوّل استحقاق. وصفِّ الصرفوف بلا تسويةٍ أقدمَ من أسبوع — فكلُّ سطرٍ فيها حوالةٌ يجب أن تتّصل بالبنك بشأنها.

قياسٌ حقيقيّ: سدادُكم الأوّل في الأوّل من أكتوبر «أصل الدين المستحقّ» فيه صفر، والسدادان الآخران ألفٌ في كلٍّ منهما. والسبب أنّ الأوّل دُفع في يوم بداية السداد نفسه قبل أن يُقيَّد استحقاقٌ واحد، فلم يجد النظام قسطاً حالّاً يُقابله فعدّه دفعةً مقدَّمة. والأثر أنّ جدول السداد لا يَعدّ ذلك القسطَ مسدَّداً وإن نقص الدين فعلاً، فيظهر الموظّف متأخّراً عن قسطٍ دفعه. وأخطرُ منه أنّ الغرامة — لو كانت النسبة غير صفر — تُحسَب على قسطٍ استُحقّ ولم يُقابله سدادٌ مقيَّدٌ بعد. القاعدة: لا تسجّل سداداً قبل تاريخ استحقاقه، واجعل تاريخ السداد بعد تاريخ القسط بيومٍ على الأقلّ — أو أنشئ الاستحقاق أوّلاً كما ترى في الخطوة السابعة.

قياسٌ حقيقيّ: في نظامكم قرضٌ «سداد من الراتب» فيه مفعَّلة، وقيدُ سداده خرج من الرواتب واجبة الدفع لا من البنك. وفي المكوّنات مكوّنٌ اسمه «استقطاع سلفة موظف» نوعُه خصم وقابلٌ للضريبة. فلو أضاف من يبني هيكل الراتب هذا المكوّن بألفٍ لذلك الموظّف — وهو تصرّفٌ يبدو صحيحاً لمن لا يعرف الخانة — صار الخصم ألفين: مرّةً في مستند السداد الذي يحمّل الرواتب المستحقّة، ومرّةً في سطر القسيمة. ولا رسالةَ ولا تحذير: النظام لا يعرف أنّ المكوّن والقرض عن الشيء نفسه. والموظّف هو الذي يكتشفه. القاعدة: اكتب سياسةً واحدةً لمنشأتك كلِّها — نحن نستعمل «سداد من الراتب» ولا نُنشئ مكوّنَ سلفةٍ أبداً — واحذف المكوّن اليدويَّ من النظام إن اخترتَ ذلك، فوجودُه وحده خطر.

قياسٌ حقيقيّ: «الحساب الخاص بإيرادات الفائدة» و«حساب إيرادات غرامات التأخير» في المنتَجين كليهما هو حسابُ الخدمات. والمنتَجان اليوم بفائدةٍ صفرٍ فلا أثرَ ظاهر — والخلل نائمٌ لا ميّت: أوّلَ منتَجٍ تضع فيه فائدةً أو غرامة، تذهب إيراداتُه إلى حساب الخدمات فتختلط بإيراد نشاطك الأصليّ. وحينها لا تستطيع أن تُجيب سؤالاً بسيطاً: كم ربحت من الإقراض هذا العام؟ ولا أن تفصله في الإفصاح الضريبيّ. ولا رسالةَ ولا تحذير — النظام لا يفحص نوع الحساب هنا. القاعدة: أنشئ حسابَي إيرادٍ مستقلّين — «إيرادات فوائد القروض» و«إيرادات غرامات التأخير» — واربطهما بالمنتَجات قبل أوّل قرضٍ بفائدة، لأنّ الحساب لا يُصحَّح بأثرٍ رجعيٍّ في القروض القائمة.

قياسٌ حقيقيّ: في نظامكم أربعةُ طلباتِ قروض. اثنان معتمدان — بـ١٢٠٠٠ و٦٠٠٠ — أُنشئ منهما قرضان وصُرفا كاملين ودُفع قسطٌ من كلٍّ منهما، وحالتُهما المعروضة ما زالت «مفتوح». واثنان مسوّدان بـ٤٥٠٠ و٥٠٠٠ وحالتُهما «مفتوح» أيضاً. فمديرٌ يفتح قائمة الطلبات ويصفّي على «مفتوح» ليرى ما ينتظر موافقته يجد أربعةً بـ٢٧٬٥٠٠ ريالاً، والحقيقةُ أنّ ما ينتظره ٩٥٠٠ فقط. وقد يوافق مرّةً ثانيةً على قرضٍ صُرف. القاعدة: صفِّ دائماً على التوثيق أوّلاً — مسوّدةٌ فقط — لتعرف ما ينتظر قرارك، ثمّ اقرأ الحالة.

قياسٌ حقيقيّ: قرضاكم متطابقان في المنتَج وطريقة السداد وقيمة القسط ونسبة الفائدة، ويختلفان في هذه الخانة وحدها. ولمّا قرأنا قيدَي سدادهما كان الأوّل البنكُ مديناً والثاني الرواتبُ المستحقّةُ مدينةً — أي أنّ الخانة تُبدّل الحساب الذي يخرج منه المال. والخطر أنّها حقلٌ لا يُعدَّل في مستندٍ معتمَد: فلو منحتَ سلفةً وأغفلتَ تفعيلها، لم يُخصَم شيءٌ من راتب الموظّف أبداً وبقي القرضُ قائماً حتى يدفع نقداً؛ ولو فعّلتَها ظنّاً أنّها مجرّدُ وصف، خُصم من رواتبه بلا أن تقصد. والتصحيحُ يعني إلغاء القرض وإلغاء سداداته وإنشاءه من جديد. القاعدة: اقرأ هذه الخانة بصوتٍ عالٍ قبل الاعتماد، واجعلها إجباريّةً في سياستك: كلُّ سلفةِ موظفٍ مفعَّلةٌ، وكلُّ قرضٍ لعميلٍ مطفأة.