الشراء والتصنيع
دورةٌ في جزأين، وأنت تقرأ ما يخصّك: الجزء الأول للشراء — وهو لكل منشأة تشتري من مورّدين، صنعتْ أو لم تصنع. والجزء الثاني للتصنيع — لمن يُصنّع أو يُجمّع أو يُصنّع لدى الغير. فإن لم يكن لديك مصنع فالجزء الأول يكفيك، ولا حاجة بك إلى قائمة المواد ولا أمر التشغيل.
ابدأ بالشراء اقفز إلى التصنيع اذهب للاختبار مباشرةقبل أن تبدأ
النظام يسمح لك بالاختصار في هاتين الوحدتين أكثر من غيرهما: تشتري بلا أمر شراء، وتستلم بلا إشعار، وتُصنّع بأمر تشغيل لا يُعتمد. ولا يمنعك ولا ينبّهك. ثمّ تسأله عن تكلفة منتجك فيُجيبك برقم — وهو رقم صحيح حسابياً وخاطئ واقعياً، لأنّه حُسب على ما أدخلتَه لا على ما حدث.
ما تتعلّمه
دورة الشراء الستّ · الحقلان اللذان يفرضانها · قائمة المواد بتكلفتيها · وأين يُكتب أجر ساعة التشغيل فعلاً
ما تحتاجه
حساب بصلاحية مدير مشتريات أو مدير إنتاج، ونصف ساعة بلا مقاطعة
ما ينتهي به
عشرة أسئلة · مئة درجة · والنجاح ٧٠ فأكثر، وتصدر لك شهادة اجتياز منّا
الجزء الأول · الشراء — لكل منشأة
ثلاثة دروس عن دورة الشراء ومستنداتها وأثرها في المخزون والمحاسبة. وهذا الجزء لا يفترض أنّ لديك مصنعاً، ولا يذكر قائمة مواد ولا أمر تشغيل. ومن يشتري ويبيع بلا تصنيع يكفيه هذا الجزء ودرس الأعطال في آخر الصفحة.
ستّة مستندات لدورة الشراء ومتى يُستعمل كلٌّ منها · الحقلان اللذان يفرضان الترتيب على فريقك · ومتى يصحّ اختصار الدورة بخانة «تُحدِّث المخزون» في الفاتورة ومتى لا يصحّ.
الدرس ١ — دورة الشراء الستّ: ستّة مستندات لا واحد
| المستند | من يُصدره | ما يفعله |
|---|---|---|
| طلب مواد | القسم المحتاج | يوثّق الحاجة قبل أن تصير أمراً — وهو مصدر المساءلة: من طلب ومتى |
| طلب عرض أسعار | المشتريات | يُرسل لعدّة موردين دفعةً واحدة |
| عرض سعر مورّد | المشتريات عن المورّد | يسجّل ما عرضه كلّ مورّد — وعليه تُبنى المقارنة |
| أمر الشراء | المشتريات | التزامك أنت. ولا يُنشئ قيداً ولا يُدخل مخزوناً |
| إشعار استلام مشتريات | المستودع | يُدخل البضاعة فعلياً ويُنشئ قيد المخزون |
| فاتورة شراء | الحسابات | تُنشئ التزامك تجاه المورّد وقيد الضريبة |
والمنشأة الصغيرة لا تحتاج الستّة كلّها. لكنّها تحتاج أن تختار أيّها تلزم به فريقها — لا أن يختار كل موظّف لنفسه.
⚠ المصيدة: القفز إلى الفاتورة
النظام يقبل فاتورة شراء بلا أمر شراء وبلا إشعار استلام. فتفقد ثلاثة أشياء: لا تعرف ما طُلب ولم يصل · ولا ما وصل ولم يُفوتَر · ولا تستطيع أن تحاسب مورّداً على سعر اتّفقتَ عليه — لأنّ الاتفاق لم يُسجَّل أصلاً.
عشرون فاتورة شراء مقابل صفر أمر شراء وصفر إشعار استلام وصفر طلب مواد. أي أنّ كل شراء في تلك المنشأة يبدأ وينتهي عند الفاتورة.
الدرس ٢ — الحقلان اللذان يفرضان الدورة
لا يحتاج فرض الدورة إلى تعميم ولا إلى متابعة يومية. يحتاج إلى حقلين في شاشة إعدادات الشراء:
- أمر الشراء إلزاميّ قبل إشعار الاستلام وفاتورة الشراءحين تكون قيمته نعم، يرفض النظام أي إشعار أو فاتورة لا تستند إلى أمر شراء.
- إشعار الاستلام إلزاميّ قبل فاتورة الشراءوحين تكون نعم، لا تُفوتَر بضاعة لم يُقرّ المستودع باستلامها.
وبجوارهما حقلان يضبطان التسامح: نسبة السماح بتجاوز الكمية ونسبة السماح بتجاوز الفوترة. وصفرٌ فيهما يعني التزاماً حرفياً بالكمية المتّفق عليها.
الحقلان في النظام الذي فحصناه كلاهما على لا. فالنتيجة ليست مفاجأة: عشرون فاتورة بلا أمر واحد. الفريق لم يخالف سياسة — لم تكن هناك سياسة أصلاً.
الفحص الذاتيّ: افتح إعدادات الشراء واقرأ الحقلين. ثمّ قارن عدد فواتير الشراء بعدد أوامر الشراء في آخر ثلاثة أشهر. الفرق الكبير يعني أنّ الدورة موجودة على الورق فقط.
وحقل ثالث يمنع خطأً صامتاً
في فاتورة الشراء حقل رقم فاتورة المورّد. وهو ما يمنعك من تسجيل الفاتورة نفسها مرّتين. وقد رأينا في نظام عامل ستّ فواتير من عشرين بلا رقم مورّد — أي ستّ نوافذ مفتوحة للازدواج.
الدرس ٣ — «تُحدِّث المخزون» في الفاتورة: اختصارٌ مشروع بشرط
في فاتورة الشراء خانة اسمها تحديث المخزون. وحين تُفعَّل، تقوم الفاتورة بعمل إشعار الاستلام أيضاً: تُدخل البضاعة وتُنشئ قيد المخزون بنفسها.
| الحالة | الأنسب |
|---|---|
| شراء نقديّ فوريّ — تستلم وتدفع في اللحظة نفسها | فاتورة بخانة «تحديث المخزون» مفعّلة |
| البضاعة تصل أوّلاً والفاتورة تأتي لاحقاً | إشعار استلام ثمّ فاتورة تشير إليه |
| استلام جزئيّ على دفعات من أمر واحد | إشعارات استلام متعدّدة ثمّ فاتورة واحدة |
| يستلم المستودع ويُفوتِر قسمٌ آخر | الفصل إلزاميّ — إشعار ثمّ فاتورة |
فاتورة شراء لا تُحدِّث المخزون ولا يسبقها إشعار استلام. عندها تُسجَّل التكلفة ولا تدخل البضاعة — فيظهر عندك التزام للمورّد بلا مخزون يقابله. وهذا ما رأيناه: عشرون فاتورة، صفر منها تُحدِّث المخزون، وصفر إشعار استلام.
الفحص الذاتيّ: أضف عمود «تحديث المخزون» إلى قائمة فواتير الشراء. الفواتير غير المفعَّلة يجب أن يقابلها إشعارات استلام — وإلا فمخزونك ناقص بقدرها.
الجزء الثاني · التصنيع — لمن يُصنّع أو يُجمّع
أربعة دروس تبدأ من هنا. وإن لم يكن لديك مصنعٌ ولا خطُّ تجميع ولا مقاولٌ يصنع لك بموادك، فتجاوزها إلى درس الأعطال — فلن تحتاج قائمة مواد ولا أمر تشغيل، ووجودها في شاشاتك لا يعني أنّ عليك استعمالها.
من يُحوِّل مواداً إلى منتج بأيّ صورة: مصنعٌ كامل، أو ورشةُ تجميع، أو مطبخٌ مركزيّ، أو من يرسل موادّه إلى مقاول ليصنع له. وأمّا من يشتري جاهزاً ويبيع جاهزاً فوحدة التصنيع عنده حِملٌ لا فائدة فيه — ولا تُشغّلها.
الوحدتان تظهران معاً في شاشة النظام وفي خطط التشغيل، فيظنّ المشتري أنّ عليه ضبط التصنيع ليعمل الشراء. وليس كذلك: الشراء يعمل وحده تماماً. والعكس ليس صحيحاً — التصنيع يحتاج الشراء قبله، لأنّ المواد تُشترى قبل أن تُصنَّع.
الدرس ٤ — قائمة المواد: تكلفتان لا واحدة
«قائمة المواد» مستند يقول: لصنع وحدة واحدة من هذا المنتج، أحتاج هذه المواد وهذه العمليات. وله تكلفتان منفصلتان تُجمعان في تكلفة المنتج:
- تكلفة الموادمجموع مواد الجدول الأوّل. ومصدر سعرها يحدّده حقل «تكلفة المواد الخام حسب»: معدّل التقييم، أو آخر سعر شراء، أو قائمة أسعار.
- تكلفة العملياتحاصل ضرب زمن كل عملية بالدقائق في أجر الساعة. ولا تُحتسب إلا إذا كانت خانة «تشمل العمليات» مفعّلة.
ويقابلها أربعة مستندات تعريفية: عملية تشغيل (ما يُفعَل) · محطة العمل (أين يُفعَل وبكم) · مسار التشغيل (تسلسل عمليات جاهز يُستدعى في قائمة المواد) · وقائمة المواد نفسها.
«محطة العمل» فيها أربعة حقول للتكلفة: كهرباء · عمالة · إيجار · مستهلكات. ومجموعها هو أجر الساعة الذي يُفترض أن ترثه صفوف العمليات في قوائم المواد.
وما رأيناه في نظام عامل عكسه تماماً: خمس محطات عمل، أجر الساعة في كلّ واحدة منها صفر بكل بنوده الأربعة — بينما صفوف العمليات داخل قوائم المواد تحمل أجراً مكتوباً يدوياً. فالتكلفة تُحتسب فعلاً، لكنّها تُحتسب من رقم مكرّر في كل قائمة مواد على حدة.
الأثر: يوم ترتفع تكلفة العمالة، لا تُحدّث محطةً واحدة — تفتح كل قائمة مواد وتُصلح كل صفّ. ومن نسي قائمة، بقيت تُنتج بتكلفة العام الماضي.
العلاج: املأ تكاليف الساعة في «محطة العمل»، واترك صفوف العمليات ترثها. وارجع إلى مستندات «عملية تشغيل» واربط كلّاً منها بمحطتها — ففي ما رأيناه كانت سبع عمليات كلّها بلا محطة عمل.
الدرس ٥ — أمر التشغيل: والمسوّدة لا تفعل شيئاً
«أمر التشغيل» هو ما يحوّل قائمة المواد من وصفة إلى إنتاج فعليّ. وهو يمرّ بحالات، ولكلّ حالة أثر مختلف تماماً:
| الحالة | ماذا حدث في النظام |
|---|---|
| مسوّدة | لا شيء. لا مواد حُجزت · ولا بطاقة مهمة أُنشئت · ولا تكلفة سُجّلت |
| معتمد | تُنشَأ «بطاقة المهمة» لكل عملية، ويصبح الأمر جاهزاً لسحب المواد |
| قيد التنفيذ | المواد سُحبت إلى مستودع التصنيع بقيد مخزنيّ |
| مكتمل | المنتج أُدخل المستودع بتكلفته، وأُقفل الأمر |
اثنا عشر أمر تشغيل في النظام، كلّها بحالة مسوّدة. ولذلك صفر بطاقة مهمة رغم وجود سبع عمليات وخمس محطات عمل معرَّفة.
والمنشأة تُنتج فعلاً — لكنّ إنتاجها لا يمرّ بالنظام. فلا مواد تُستهلك في الدفاتر، ولا منتج يدخل المخزون، ولا تكلفة تُسجَّل. ثمّ يُطلب تقرير تكلفة الإنتاج فيخرج فارغاً — ويُقال إنّ النظام لا يعمل.
الفحص الذاتيّ: افتح قائمة أوامر التشغيل ورتّبها بالحالة. نسبة المسوّدات إلى المعتمدة هي نسبة إنتاجك الذي لم يصل إلى النظام.
و«بطاقة المهمة» هي ما يسجّل عليه العامل بداية العملية ونهايتها — ومنها يأتي زمن التشغيل الفعليّ الذي يُقارَن بالزمن المخطّط في قائمة المواد.
الدرس ٦ — تكلفة المصنَّع: ومتى تكذب عليك
تكلفة المنتج في النظام ليست رقماً واحداً ثابتاً — هي نتيجة معادلة بمدخلات تتغيّر. وثلاثة أشياء تجعلها تبتعد عن الحقيقة دون أن ينبّهك أحد:
- تكلفة المواد الخام محسوبة على مصدر قديمحقل «تكلفة المواد الخام حسب» في قائمة المواد يحدّد المصدر. ومعدّل التقييم يتحرّك مع كل شراء، أمّا قائمة الأسعار فتبقى كما تركتَها.
- «تحديث تكلفة قائمة المواد تلقائياً» معطّلفي إعدادات التصنيع. ومعطّلاً تبقى تكلفة قائمة المواد على رقمها القديم مهما تغيّرت أسعار موادها. وهذا ما رأيناه: الخيار معطّل.
- أجر الساعة مكتوب في الصفوف لا في المحطاتفتحديثه يقتضي مروراً يدوياً على كل قائمة مواد — وهو ما لا يحدث.
تكلفة مواد من أسعار قديمة + تكلفة عمليات من أجر قديم + قائمة مواد لا تُحدَّث تلقائياً = تكلفة منتج ثابتة في نظام كل ما حولها يتحرّك. والخطر أنّها تبدو رقماً دقيقاً — بهللاته — فيُبنى عليها التسعير.
الفحص الذاتيّ: افتح قائمة مواد لمنتج تُنتجه من سنة. قارن تكلفة موادها فيها بآخر سعر شراء لتلك المواد. إن اختلفا، فكل تسعيرة بنيتَها على هذه القائمة تحتاج مراجعة.
الدرس السابع · التصنيع لدى الغير — خمس خطوات وتكلفةٌ قد تكذب
حين يصنع غيرك منتجك من موادّك، لا يكفي أمر شراء. مُشيت هذه الدورة كاملةً في النظام على منتج حقيقيّ — عشرون وحدة بأجرة ثمانية عشر ريالاً للوحدة — وهذا ما خرج منها.
الخطوات الخمس
التهيئة: فعّل «مُصنَّع لدى الغير» في بطاقة المنتج، وتأكّد من شجرة مواد معتمَدة له، وأنشئ صنفَ خدمة غير مخزنيّ تشتريه من المورّد، ثمّ «شجرة مواد التصنيع لدى الغير» تربط المنتج بصنف الخدمة. وغياب أيّ من هذه يُخفي الزرّ — فيظنّ الفريق أنّ الوحدة غير مشتراة.
أمر الشراء: بخانة «التصنيع لدى الغير» مفعَّلة، وصنفه صنفُ الخدمة لا المنتج، ومعه المنتج النهائي وكميّته، و«مستودع المورّد».
أمر التصنيع: يُنشأ من أمر الشراء المعتمَد. وقِيس أنّ النظام استنبط المواد التي تُرسَل من شجرة المواد وحده: صنفان بعشرين وحدة لكلٍّ بلا إدخال يدويّ.
نقل المواد: قيد مخزنيّ بغرض «إرسال إلى المورّد» من مستودعك إلى مستودع المورّد. والمواد تبقى مِلكك وتظهر في أرصدتك: انتقلت مكاناً لا ملكيةً.
سند الاستلام: يُدخل المنتج ويستهلك المواد في حركة واحدة. وباعتماده صارت حالة الأمر «مكتمل» ونسبة الاستلام ١٠٠٪.
⚠ الحقل الذي يقرّر هل تكلفتك صادقة — افحصه في أوّل يوم
هذا الحقل له قيمتان، والافتراضية منهما تُخرج تكلفتك ناقصةً:
«شجرة المواد» — الافتراضيّ: يستهلك النظام المواد بحسب الوصفة، ويُسعّرها بصفر في سند الاستلام. فتخرج تكلفة المنتج بأجرة التشغيل وحدها.
«نقل المواد للمورّد» — الصحيح عملياً: يسعّر المواد من قيد النقل الفعليّ، فتدخل قيمتها في المنتج.
وقِيس الفرق في نظامنا على الدورة نفسها، بتغيير هذا الحقل وحده:
على «شجرة المواد»: تكلفة المواد للوحدة صفر · أجرة التشغيل ١٨ · تكلفة الوحدة ١٨ · قيمة العشرين وحدة ٣٦٠ — في حين خرجت المواد من المخزون بـ٧٥٠.
على «نقل المواد للمورّد»: تكلفة المواد للوحدة ٣٧٫٥٠ · أجرة التشغيل ١٨ · تكلفة الوحدة ٥٥٫٥٠ · قيمة العشرين وحدة ١١١٠ — والقيود متوازنة: مخزون مدين ١١١٠ ودائن ٧٥٠، وفرقُهما ٣٦٠ هو الأجرة بالضبط.
قبل أن نجد الحقل جرّبنا طريقين فسقطا: كتابة أسعار المواد يدوياً في جدول سند الاستلام — مُحيت عند الحفظ؛ وإنشاء دورة ثانية كاملة من الشاشة والمواد لها قيمة في المخزون — خرجت بسعر صفر أيضاً. فالعلّة ليست في طريقة الإدخال ولا في نقص بيانات، بل في هذا الحقل وحده.
١) افتح «إعدادات الشراء» واضبط «استهلاك المواد الخام للتصنيع لدى الغير بناءً على» على «نقل المواد للمورّد» — قبل أوّل أمر تصنيع لدى الغير.
٢) قبل اعتماد كل سند استلام، اقرأ عمود السعر في جدول «المواد المورَّدة». صفرٌ فيه يعني أنّ التكلفة ستكذب — فتوقّف وافحص الحقل أعلاه.
٣) بعد كل دورة، قارن قيمة الداخل بقيمة الخارج: يجب أن يكون الفرق بينهما مساوياً لأجرة التشغيل، لا أكثر ولا أقلّ.
تكلفةٌ أقلّ من الحقيقة تعني هامشاً أعلى من الحقيقة على الورق. ومن يبني سعر بيعه على هذا الرقم يبيع بخسارة وهو يرى ربحاً — ولا يظهر ذلك في رسالة خطأ بل في نهاية السنة. وأخطر ما فيه أنّ حقلاً واحداً في الإعدادات، لم يلمسه أحد، يقرّر هذا كلّه.
⚠ درس الأعطال · رسائل هذه الوحدة بحرفها
ما تقرأه هنا ليس أمثلةً مؤلَّفة: كل رسالة أُخرجت من النظام بمحاولةٍ مقصودة ونُقلت بحرفها. اقرأها مرّةً الآن، توفّر عليك ساعةً حين تظهر لك في شاشة.
أعطال الشراء وحده — تراها ولو لم يكن لديك مصنع
الرسالة: «المورد … غير موجود»
معناها: حقل المورّد فارغ أو قيمته لا تطابق مورّداً قائماً. و«غير موجود» لا تعني دائماً خطأً إملائياً — قد تعني أنّ الحقل فارغ فبحث النظام عن قيمة فارغة فلم يجدها.
الإصلاح: افحص أوّلاً هل الحقل ممتلئ، ثمّ هل قيمته مطابقة. ولا تبدأ بالبحث في قائمة المورّدين.
الرسالة: «خطأ: البيانات الناقصة في الجدول: الأصناف»
معناها: طلب المواد مستندُ سطور: الرأس يحمل النوع والشركة والتاريخ، والسطور تحمل ما تطلبه بكمّيّاته.
الإصلاح: أضف سطراً على الأقلّ. والرسالة نفسها تظهر في القيد المخزنيّ وحركة الأصل وسجل الساعات — عائلةٌ واحدة.
أعطال التصنيع — تجاوزها إن لم يكن لديك مصنع
الرسالة: «المنقول ٨ أكبر من المخطّط ٤»
معناها: النظام يقيس النقل على خطّة أمر التشغيل لا على رصيد المستودع، لئلّا تختبئ مواد تحت التشغيل بلا أمر يستهلكها.
الإصلاح: ارفع الكمية المطلوب تصنيعها أو افتح أمراً ثانياً. وأمر النقل التصحيحيّ يحتاج «الكمية المنتَجة» صفراً وإلّا رُفض هو أيضاً.
الرسالة: «(لا رسالة — الحركة تُعتمد ناقصةً صنفاً)»
معناها: صنف رصيده صفر في المستودع المصدر يسقط من حركة النقل والحركة تُعتمد: لا خطأ ولا تحذير.
الإصلاح: استلم الخام قبل النقل. وبعد كل اعتماد اقرأ سطور المستند لا حالته وحدها.
الرسالة: «(لا رسالة — الأمر يُعتمد بصفر بطاقة مهمّة)»
معناها: بلا مراحل لا وقت تشغيل ولا تكلفة تشغيل فعلية، فتخرج تكلفة المصنَّع أقلّ من حقيقتها.
الإصلاح: انسخ المراحل من شجرة المواد إلى الأمر قبل الاعتماد. قِيس في نظامنا: بعد النسخ أنشأ الاعتماد ثلاث بطاقات وخرجت تكلفة تشغيل ٣٠٠ ريال.
الرسالة: (لا رسالة — الدورة تكتمل ١٠٠٪ والتكلفة ناقصة)
معناها: حقل «استهلاك المواد الخام للتصنيع لدى الغير بناءً على» في «إعدادات الشراء» افتراضه «شجرة المواد»، وعليه تُسعَّر المواد المورَّدة بصفر في سند الاستلام فتخرج تكلفة المنتج بأجرة التشغيل وحدها.
الإصلاح: اضبطه على «نقل المواد للمورّد» قبل أوّل أمر. وقِيس الفرق على الدورة نفسها: تكلفة الوحدة ١٨ ريالاً قبل، و٥٥٫٥٠ بعد. ولا تُصلحه بالكتابة اليدوية — تُمحى عند الحفظ.
كل رسالة تحقّق في النظام تنتمي إلى واحدة من أربع عائلات: حقلٌ إلزاميّ ناقص · جدولُ سطورٍ فارغ · حقلٌ مرتبط بقيمة غير موجودة · مدى تواريخٍ مقلوب. حدّد العائلة أوّلاً فهي تدلّك على مكان الإصلاح قبل أن تقرأ تفصيل الرسالة. وعائلة خامسة ليست عطلاً أصلاً: رسالة نصفها إنجليزيّ — يحدث ذلك حين يحقن النظام اسم الحقل في قالب مترجَم بقيمته الخام، فلا تبحث في بياناتك عن سببها.
الرسالة نعمة — تقول لك أين توقّفت. أمّا الحالة التي تُكلّف حقّاً فهي التي يُحفظ فيها المستند بنجاح ويخرج الرقم صفراً بلا كلمة واحدة. فبعد كل عملية لا تقرأ حالة المستند وحدها، اقرأ الرقم الذي كان المقصود منها.
وامتحن نفسك: اختبار هذه الوحدة فيه ثلاثة أسئلة مبنيّة على هذه الرسائل بعينها.
الخلاصة في ستّة أسطر
دورتك الشرائية مفروضة بحقلين لا بتعميم · وكل فاتورة شراء يقابلها إشعار استلام أو خانة تحديث مخزون · ورقم فاتورة المورّد مكتوب دائماً · وأجر الساعة في محطات العمل لا في صفوف قوائم المواد · وأوامر تشغيلك معتمدة لا مسوّدات · وتكلفة قوائم موادك تُحدَّث تلقائياً.
الخطوة التالية
قِس نفسك
عشرة أسئلة · مئة درجة · والنجاح ٧٠ فأكثر، وتصدر لك شهادة اجتياز منّا.
اذهب إلى اختبار المشتريات والتصنيع ←
أو ثبّت مخزنك أوّلاً
دورة تهيئة المخزن تشرح المستودع والوحدات والتقييم التي تستند إليها هذه الدورة.
اذهب إلى دورة المخزن ←
نحن هنا لمساعدتك
فريق عمل داخل السعودية — يرد خلال ساعات العمل، من السبت إلى الخميس 9 صباحًا حتى 11 مساءً.
