أوّلاً البيانات المرجعية: مجموعات الأصناف · وحدات القياس ومعاملات التحويل · المستودعات · قوائم الأسعار · مجموعات العملاء والمورّدين · الأقاليم · شروط الدفع.
ثمّ الأساسية: الأصناف · العملاء · المورّدون · الموظفون · الحسابات.
ثمّ الأرصدة والحركات: أرصدة المخزون الافتتاحية · أرصدة الحسابات · الفواتير المفتوحة.

ومن يعكس الترتيب يرى مئات السطور الفاشلة بلا سبب ظاهر — لأنّ كل حقل مرتبط يُتحقَّق عند الحفظ، فصنفٌ بمجموعة غير موجودة يُرفض سطره كاملاً.

الأوّل ينشئ ويفشل عند التكرار. والثاني يكتب فوق ما هو قائم: عمودٌ تركتَه فارغاً في ملفك قد يمحو قيمةً قائمة، وعمودٌ أخطأتَ فيه يمحوها في كل السجلات دفعةً واحدة. فلا تستعمل «تحديث» إلّا بعمود المعرّف الصحيح وبالأعمدة التي تنوي تغييرها وحدها، وعلى عشرة سجلات أوّلاً.

قِيس في النظام: أُنشئ مستند استيراد بنوعه وطريقته بلا ملف فحُفظ بنجاح تامّ بلا رسالة واحدة — ولا سجلّ واحد استُورد. فالحرس على بدء الاستيراد لا على الحفظ.

ولذلك فالفحص ثلاث خطوات ثابتة: اقرأ عدّاد النجاح والفشل · افتح سجلّاً مستورَداً بعينه وتحقّق من حقوله المرتبطة وتواريخه · ثمّ شغّل تقريراً يجمع ما استوردتَه وقارن مجموعه بمجموع ملفك. وأشيع سطر يفشل هو سطرٌ فيه قيمةٌ في حقل مرتبط لا تطابق سجلاً قائماً: «العميل … غير موجود» أو مستودعٌ بإملاء مختلف — فوحّد الأسماء المرجعية قبل الاستيراد لا بعده.

خُذ نسخةً احتياطية قبل أيّ استيراد بطريقة «تحديث السجلات الموجودة». فالاستيراد ليس له زرّ تراجع، والتصحيح اليدويّ لألف سجلّ أغلى من دقيقة النسخة.

الرسالة: «تمكين السماح للتكرار التلقائي للنمط … في تخصيص النموذج»

معناها: التكرار التلقائي ميزة تُفتَح لكل نوع مستند على حِدة، فلا يولّد النظام مستندات آلياً لنوعٍ لم يُؤذَن له.

الإصلاح: افتح «تخصيص النموذج» لذلك النوع وفعّل السماح، ثمّ أنشئ التكرار، ثمّ راقب أوّل توليد بعينك.

الرسالة: «يرجى تحديد حقل التاريخ الذي يجب التحقق منه»

معناها: الإشعار الزمنيّ ثلاثة أجزاء: الحدث، والحقل الذي يُقاس عليه، وعدد الأيّام. وناقصُ واحدٍ قاعدةٌ لا تُطلق أبداً.

الإصلاح: اختر الحقل الصحيح: تنبيه استحقاق الفاتورة يُقاس على تاريخ الاستحقاق لا على تاريخ الترحيل.

الرسالة: «(لا رسالة — المستند يُحفظ ولا يُستورد سجلٌّ واحد)»

معناها: الحرس هنا على بدء الاستيراد لا على الحفظ، فمستندٌ محفوظ لا يعني عملاً منفَّذاً.

الإصلاح: بعد كل استيراد اقرأ عدّاد النجاح والفشل، ثمّ افتح سجلّاً مستورَداً بعينه وتحقّق من حقوله قبل أن تعلن النجاح.

كل رسالة تحقّق في النظام تنتمي إلى واحدة من أربع عائلات: حقلٌ إلزاميّ ناقص · جدولُ سطورٍ فارغ · حقلٌ مرتبط بقيمة غير موجودة · مدى تواريخٍ مقلوب. حدّد العائلة أوّلاً فهي تدلّك على مكان الإصلاح قبل أن تقرأ تفصيل الرسالة. وعائلة خامسة ليست عطلاً أصلاً: رسالة نصفها إنجليزيّ — يحدث ذلك حين يحقن النظام اسم الحقل في قالب مترجَم بقيمته الخام، فلا تبحث في بياناتك عن سببها.

الرسالة نعمة — تقول لك أين توقّفت. أمّا الحالة التي تُكلّف حقّاً فهي التي يُحفظ فيها المستند بنجاح ويخرج الرقم صفراً بلا كلمة واحدة. فبعد كل عملية لا تقرأ حالة المستند وحدها، اقرأ الرقم الذي كان المقصود منها.