دورُ المدقّق موجودٌ في النظام ليقرأ ما فعله المحاسبُ ولا يستطيع تغييره. فإن جمعتَ الدورَين في شخصٍ واحدٍ لم يبقَ لك مدقّقٌ بل محاسبٌ يقرأ عملَه بنفسه. وعندنا اليوم مستخدمٌ يحمل «مدير الحسابات» و«المدقّق» و«معتمِد المصروفات» معاً — أي أنّه يُنشئ المصروفَ ويعتمده ويُدقّقه. والنظامُ لا يمنع هذا ولا يُنبِّه عليه، لأنّه لا يعرف هيكلَ شركتك؛ يعرف الأدوارَ فقط.

عندنا «المحاسبة» بثلاثة أدوار و«Accounts» بواحدٍ وخمسين. ومن يُهيّئ محاسباً جديداً سيختار أحدَهما بحسب اللغة التي يقرأ بها في تلك اللحظة — فيخرج محاسبٌ بثلاثة أدوارٍ ومحاسبٌ آخرُ بصلاحيّاتِ النظام كلِّها، والاثنان في الوظيفة نفسِها. والنظامُ لا يُحذّر لأنّ الاسمَين ليسا متكرّرَين عنده: أحدهما عربيٌّ والآخرُ إنجليزيّ. وأخطرُ ما في الإحدى والخمسين أنّ فيها «مدير السكربتات» — وهو الدورُ الذي يكتب برمجةً تعمل على قاعدة بياناتك.

الموظّفُ الذي يستطيع الحذفَ يستطيع أن يجعل مستنداً لم يكن موجوداً قطّ: لا رقمَ ولا أثرَ ولا سؤال. والإلغاءُ يُبقي المستندَ مرقّماً بحالةِ «ملغى»، فتبقى الحكايةُ كاملةً. فامنح الإلغاءَ بسخاءٍ وامنع الحذفَ بحزم — واستثنِ المسوّداتَ إن أردتَ. وعندنا مئةٌ وأربعةٌ وسبعون سطراً يسمح بالحذف مقابل تسعةٍ وخمسين يسمح بالإلغاء: أي أنّ الحذفَ في نظامكم أسهلُ من الإلغاء بثلاثة أضعاف.

عندنا سطرٌ على «قالب شروط الدفع» للدور «All»: القراءةُ ممنوعةٌ والتصديرُ مسموح. ولم نجرِّب ماذا يحدث فعلاً عند محاولة التصدير، ولا نقول ما لم نقِسه. لكنّ السطرَ نفسَه عيبٌ مهما كانت نتيجتُه: من يقرأ المصفوفةَ بعدك يرى «تصدير: نعم» فيحسب البابَ مفتوحاً، ومن يُصلِح لاحقاً لا يعرف أيَّ العمودَين كان المقصود. احذف كلَّ سطرٍ يناقض نفسَه واكتب بدلَه ما تريده صريحاً.

إذا اشتكى موظّفٌ أنّه لا يرى ما يجب أن يراه فالغريزةُ أن تُعطيه دوراً أكبر — وهذا أسوأُ ما تفعل: تُوسِّع صلاحيّاتَه كلَّها لتُصلِح قيداً واحداً. افتح «صلاحية المستخدم» وصفِّ على اسمه أوّلاً. وفي الثلاثين سجلاً عندنا «تنطبق على جميع أنواع المستندات» = نعم — أي أنّ كلَّ قيدٍ يمسّ كلَّ نوعٍ فيه ذلك الحقل، ومنها أنواعٌ لم يفكّر فيها من كتب القيد.

في النظام حقلان: «الإجمالي العام» بعملة المستند، و«الإجمالي العام (بعملة الشركة)» بعملة شركتك. وشرطُنا مكتوبٌ على الأوّل. فما دامت أوامرُ الشراء كلُّها بالريال — وهي كذلك عندنا: سبعةٌ من سبعة — فلا فرق. لكن يومَ يصل أمرُ شراءٍ بعملةٍ أخرى سيُقارِن النظامُ رقمَ تلك العملةِ بعشرين ألفاً كأنّها ريالات. اكتب شروطَ الحدود الماليّة على حقل عملة الشركة دائماً — ولو لم تكن لك اليومَ عملةٌ ثانية.

القاعدةُ تضع اسمَ الشخص على الطلب ولا تمنحه حقَّ الموافقة. فإن أحالت القاعدةُ طلباً إلى من لا يحمل دورَ المعتمِد، وقف الطلبُ عنده ولم يستطع فعلَ شيء — وهو يرى الطلبَ في مهامّه ولا يجد زرّاً يضغطه. وكانت عندنا قاعدةٌ بلا مستخدمين أصلاً: تعمل ولا تُحيل، وطلباتُها تنتظر بلا صاحبٍ — حتى حُذفت. تحقّق دائماً من أمرَين معاً: هل القاعدةُ فيها مستخدمون؟ وهل هؤلاء المستخدمون يحملون الدورَ الذي يسمح بالانتقال؟

عندنا خمسةُ إجراءاتِ موافقةٍ «مفتوحة» على أوامرِ شراءٍ حالتُها «معتمَد» ودرجتُها «معتمَد». فمن فتح قائمةَ المهامّ رأى خمسَ موافقاتٍ تنتظره وهي لا تنتظر شيئاً؛ ومن رآها مرّةً وتجاهلها سيتجاهل السادسةَ وهي حقيقيّة. أخطرُ ما تفعله بقائمةِ مهامٍّ أن تُعلّم فريقَك أنّها ليست صحيحةً — فبعد ذلك لن يقرأها أحدٌ أبداً.