الصلاحية في النظام ليست قائمة ممنوعات — هي قائمة مسموحات. والافتراض الأصليّ: لا أحد يرى شيئاً حتى يُمنح دوراً. لكنّ ما يحدث عملياً عكسه: يُمنح المستخدم الأدوار كلّها ليعمل اليوم، ثمّ لا تُسحب أبداً. فيصير الفصل بين الواجبات موجوداً في الهيكل التنظيميّ، غائباً عن النظام.

يبدأ التركيب فتظهر رسالة «ليس لديك صلاحية» عشر مرّات في اليوم. فيُعطى الموظّف الأدوار كلّها ليمضي العمل، على وعد بضبطها لاحقاً. ثمّ يمضي العمل فعلاً — ولا يعود أحد.

العلاج: ابدأ من الوظائف لا من الشكاوى. اكتب خمسة ملفّات أدوار تغطّي وظائفك، وأسندها، ثمّ عالج ما ينقص طلباً طلباً. ونصف ساعة في هذا توفّر عليك سنةً من «أعطه كل شيء».

«صلاحية المستخدم» لا تعمل إن كان المستخدم يحمل دوراً يتجاوزها — ومدير النظام يتجاوز كل تقييد. فتقييدُ من يحمل «مدير النظام» بمستودع واحد لا أثر له إطلاقاً. رتّب الأدوار أوّلاً، ثمّ قيّد البيانات.

المسار الشكليّ يسجّل أنّ موافقة حدثت. والمسار الحقيقيّ يضمن أنّ من وافق غير من طلب. والفرق بينهما ثلاث خانات: تعطيل الموافقة الذاتية · ووضع شرط على المبالغ الكبيرة · وتفعيل التنبيه حتى لا ينتظر الطلب من يتذكّره.

وأخطر ما في القياس أعلاه ليس ما فيه — بل ما ليس فيه: صفر مسار على مستند ماليّ. أي أنّ أمر الشراء والفاتورة والقيد والسند تُعتمد كلّها بلا مسار موافقة أصلاً — يعتمدها من يملك الصلاحية، وقد رأينا أنّ الجميع يملكها.

١) إضافة مستخدم ومنح الأدوار. من يملك هذا يملك كل شيء آخر بالتبعية، فهو ليس صلاحيةً بين الصلاحيات.
٢) شجرة الحسابات وحسابات الشركة الافتراضية. تُورَّث لكل مستند بعدها، وتعديلها بعد أوّل قيد ترحيلٌ عكسيّ لا تصحيح.
٣) فتح فترة محاسبية مقفلة. الإقفال وعدٌ لمراجعك ولهيئة الزكاة والضريبة، وفتحه يُبطل ما بُني عليه.
٤) قالب ضريبة المبيعات. أخطر حقل في النظام كلّه: صفٌّ ناقص فيه يخرج فواتيرك بضريبة صفر بلا رسالة واحدة.
٥) قائمة الأسعار الأساسية. من يعدّلها يعدّل هامشك على كل فاتورة قادمة دفعةً واحدة.

الثقة لا تُبنى عليها أنظمة، والحدّ يُبنى: اعتماد أمر الشراء يُفوَّض بحدّ ماليّ فما فوقه يُحال إلى المالية · الخصم في المبيعات يُفوَّض بنسبة مكتوبة في قاعدة سعر لا بقرار شفهيّ · الشطب في نقطة البيع يُفوَّض بعدد لا بصفة، فرفع «حدّ الشطب» من واحد إلى خمسين يعني بيعاً يُلغى خمسين مرّة في الوردية · التسوية المخزنية تُفوَّض لمن يَعُدّ لا لمن يبيع.

وقِيس في نظامنا أنّ الحدّ يعمل فعلاً: أُنشئ اعتماد لأمر الشراء بحدّين، فمرّ ألف ريال مباشرةً ورُفض أربعون ألفاً برسالة «ليس إجراء سير عمل صالح» حتى أُضيف انتقال «إحالة إلى المالية».

١) عدد من يحمل دوراً إدارياً أكبر من عدد من يشغل الوظيفة فعلاً. قِيس في نظامنا قبل التقليم: خمسة عشر مستخدماً يحملون «مدير الموارد البشرية» في منشأة فيها موظّف موارد بشرية واحد، وستّة عشر يحملون «مدير المشتريات».
٢) مستخدم بصفر نشاط يحمل عشرات الأدوار. قِيس: خمسة مستخدمين لم يُسجَّل لهم نشاط واحد، ولكلٍّ منهم سبعة وأربعون إلى تسعة وأربعين دوراً.
٣) مستخدمون بلا سجل موظّف. قِيس: ثلاثة عشر — وكلٌّ منهم حسابٌ لا يُعرف صاحبه ولا تاريخ مغادرته.
٤) الأدوار تُعطى يدوياً بلا «ملف الأدوار». قِيس: أربعة فقط من ثمانية عشر كان لهم ملفّ، والأربعة عشر الباقون أُعطوا يدوياً — أي بلا قاعدة يمكن تدقيقها.
٥) مسار موافقة كل انتقالاته تسمح بالموافقة الذاتية والمعتمِدون هم الطالبون. مسارٌ كهذا يُوهم بالضبط ولا يضبط شيئاً.
٦) «الفرق» في إغلاق وردية نقاط البيع يساوي صفراً بالضبط كل يوم منذ شهر. الصفر الكامل المستمرّ ليس دقّة، بل نسخٌ للرقم المتوقَّع.
٧) موظّف غادر منذ أشهر وحسابه ما زال مفعَّلاً. والصحيح تعطيله لا حذفه: الحذف يقطع نسبة المستندات إلى صاحبها.

١) مجموع الأدوار على كل المستخدمين. رقم واحد. إن ارتفع بلا تعيين جديد فقد وُسّعت صلاحية.
٢) من دخل النظام ومن لم يدخل. حسابٌ نشيط لا يُستعمل بابٌ مفتوح بلا حاجة.
٣) سجل التغييرات على المستندات الحسّاسة. النظام يحفظ من غيّر الحقل وما كانت قيمته قبل التغيير — فاقرأه على الفواتير المعدَّلة والأسعار.
٤) المستندات المعلَّقة وأعمارها. الطلب الذي ينتظر أسبوعين إمّا أنّ معتمِده لا يعلم، وإمّا أنّ المسار يمرّ بمن لا يملك القرار.
٥) الوظائف المجدولة الفاشلة. وظيفة تفشل كل ليلة تعني أنّ شيئاً آلياً توقّف بهدوء — إشعاراً أو فاتورة متكرّرة أو نسخةً احتياطية.

كان المجموع مئات الأدوار على ثمانية عشر مستخدماً، فصار اثنين وأربعين دوراً على كل من سوى المسؤول الأوّل: «مدير الموارد البشرية» عند واحد، و«مدير المبيعات» و«مدير المخزون» عند صفر — لأنّ من يشغلهما له ملفّ أدوار مصمَّم، لا دورٌ عامّ. وسبعة ملفّات أدوار نظيفة، كلّ ملفّ من أربعة إلى ثمانية أدوار. وأُخذت لقطةُ تراجُع قبل التعديل، لأنّ تقليم الصلاحيات لا يُعمل بلا طريق رجوع.

الرسالة: «خطأ: قيمة مفقودة لـ صلاحية المستخدم: للقيمة»

معناها: الصلاحية ثلاثة أجزاء: مَن، وعلى أيّ نوع، وأيّ قيمة بعينها. والنوع بلا قيمة لا يقيّد شيئاً.

الإصلاح: حدّد القيمة المسموح بها. وكان مسمّى الحقل يخرج في الرسالة «للقيمة» بترجمةٍ مكسورة، فصُحِّح وصار يخرج «القيمة» — عطلُ واجهةٍ كان، لا عطلَ منطق.

الرسالة: «خطأ: البيانات الناقصة في الجدول: أيام التعيين»

معناها: قاعدةٌ بلا يوم قاعدةٌ صامتة: تُحفظ وتبدو مفعَّلة ولا تسند تذكرة واحدة.

الإصلاح: املأ أيّام الأسبوع. قِيس في نظامنا: كانت قواعد الإسناد صفراً فأُنشئت تسع قواعد.

الرسالة: «(لا رسالة — المستخدم يخرج بصفر دور)»

معناها: النظام يحذف دورَي «الموظف» و«الخدمة الذاتية للموظف» بصمت من مستخدم غير مربوط بسجل موظّف.

الإصلاح: بعد كل تقليم صلاحيات اقرأ عدد أدوار كل مستخدم بالرقم. قِيس في نظامنا: خرج أربعة مستخدمين بصفر دور لهذا السبب، فأُعطوا دوراً أساسياً بديلاً.

الرسالة: «ليس إجراء سير عمل صالح»

معناها: المستند وصل حالةً لا يوجد لها انتقالٌ مسموح للدور الذي تحمله أنت، أو لا يوجد انتقال يغطّي مبلغه.

الإصلاح: راجع جدول الانتقالات: قِيس في نظامنا أنّ ألف ريال مرّت مباشرةً وأربعين ألفاً رُفضت حتى أُضيف انتقال «إحالة إلى المالية».

كل رسالة تحقّق في النظام تنتمي إلى واحدة من أربع عائلات: حقلٌ إلزاميّ ناقص · جدولُ سطورٍ فارغ · حقلٌ مرتبط بقيمة غير موجودة · مدى تواريخٍ مقلوب. حدّد العائلة أوّلاً فهي تدلّك على مكان الإصلاح قبل أن تقرأ تفصيل الرسالة. وعائلة خامسة ليست عطلاً أصلاً: رسالة نصفها إنجليزيّ — يحدث ذلك حين يحقن النظام اسم الحقل في قالب مترجَم بقيمته الخام، فلا تبحث في بياناتك عن سببها.

الرسالة نعمة — تقول لك أين توقّفت. أمّا الحالة التي تُكلّف حقّاً فهي التي يُحفظ فيها المستند بنجاح ويخرج الرقم صفراً بلا كلمة واحدة. فبعد كل عملية لا تقرأ حالة المستند وحدها، اقرأ الرقم الذي كان المقصود منها.

الرسالة: لا رسالة عند الحفظ. ثمّ يردّ كل حفظٍ لذلك المستند خطأً تقنياً إنجليزياً بلا نصٍّ عربيّ.

معناها: سيرٌ نشطٌ لا حالة واحدة فيه يُقبل حفظه بلا اعتراض، ثمّ يُعطّل حفظ نوع المستند كلّه. فالخطأ التقنيّ عَرَضٌ لا علّة.

الإصلاح: افتح سيور الموافقات وصفِّها على نوع المستند المتعطّل، وانظر النشط منها: إن كان جدول حالاته فارغاً فألغِ علامة «نشط» — يعود الحفظ في الحال — أو أكمل الحالات والانتقالات. قِيس هذا في النظام بالاتجاهين.

الرسالة: لا رسالة ولا سؤال.

معناها: لا يعمل على نوع المستند إلّا سيرٌ نشطٌ واحد. فحفظ سيرٍ جديد نشطٍ يُلغي العلامة عن السابق من تلقاء النظام.

الإصلاح: بعد كل حفظ لسير موافقات، افتح القائمة وأضف عمود «نشط» وانظر أيّها يحمله. ومن شكا أنّ الاعتمادات القديمة اختفت فهذا سببها.

الرسالة: «لم يُعثر على صف #1: إجراء: …, صف #1: الحالة التالية: …»

معناها: كل حالةٍ وكل إجراءٍ في جدول الانتقالات لا بدّ أن يكون معرَّفاً في النظام. والرسالة تسمّي لك الصفّ والحقل والقيمة.

الإصلاح: أنشئ الحالة أو الإجراء أوّلاً، ثمّ اختر القيمة من القائمة ولا تكتبها يدوياً. وينطبق هذا على «السماح بالتحرير فقط لـ» في جدول الحالات أيضاً.

الرسالة: «نوع المستند None غير موجود»

معناها: الحقل فارغ، والنظام يصف الفراغ بكلمةٍ تقنية إنجليزية كأنّه اسمٌ مكتوب.

الإصلاح: لا تبحث في بياناتك عن مستندٍ بهذا الاسم — اختر نوع المستند من القائمة واحفظ.

الرسالة: «الرجاء تعيين اسم المستند»

معناها: قاعدة الإسناد من المستندات التي تُسمّى بيدك لا بترقيمٍ تلقائيّ، والاسم أوّل ما يُفحص.

الإصلاح: اكتب اسماً واضحاً للقاعدة. وانتبه: ظهور هذه الرسالة لا يعني أنّ بقيّة حقولك سليمة، فالنظام يقف عند أوّل مانع.

الرسالة: لا رسالة. تُحفظ القاعدة وتبقى غير معطَّلة.

معناها: النظام يمنع حفظ قاعدةٍ بلا أيّام تعيين، ولا يمنعها بلا مستخدمين. فتظهر في القائمة كأنّها تعمل، ولا تُسنِد سجلاً واحداً.

الإصلاح: افتح القاعدة وانظر جدول المستخدمين، وأضف واحداً على الأقلّ. ولا تقس صحّتها بحفظها بل بسجلٍّ أُسنِد فعلاً.

الرسالة: لا رسالة. يُحفظ الملفّ بنجاح تامّ.

معناها: الملفّ وعاءٌ يجمع أدواراً. وإن كان فارغاً فهو لا يمنح من تُسنده إليه صلاحيةً واحدة.

الإصلاح: أضف الأدوار سطراً سطراً، ثمّ أعد قراءة الملفّ واختبره بمستخدمٍ واحد قبل توزيعه.

الرسالة: لا رسالة. تُحفظ الحالة نفسها في سطرين وتبقى بعد إعادة القراءة.

معناها: الجدول لا يمنع التكرار، وقد يختلف السطران في صلاحية التحرير فيلتبس الأمر على من يقرأ.

الإصلاح: افحص جدول الحالات بالنظر بعد كل تعديل، وأبقِ سطراً واحداً لكل حالة.

الرسالة: «اسم الحقل … لا يجوز أن يحتوي على محارف خاصّة مثل …»

معناها: هذا الحقل اسمٌ تقنيّ يُنشَأ في قاعدة البيانات، فلا يقبل فراغاً ولا علامة ترقيم.

الإصلاح: اتركه على قيمته الافتراضية، أو اكتب اسماً تقنياً بلا فراغات. ولا تُغيّره بعد أن تُسجَّل عليه اعتمادات. وكانت هذه الرسالة تبدأ بكلمةٍ إنجليزية وتُكمل بعربيةٍ مكسورة، فصُحِّحت.

الرسالة: «Role Name مطلوب» · «State مطلوب» · «Workflow Action Name مطلوب»

معناها: قالب الرسالة مترجَم، واسم الحقل يُحقَن فيه خاماً قبل أن يمرّ على طبقة التعريب. والدليل أنّ التسمية نفسها تظهر عربيةً في عنوان الشاشة.

الإصلاح: اقرأ الكلمة الإنجليزية على أنّها اسم الحقل واملأه: «Role Name» اسم الدور، و«State» الحالة، و«Workflow Action Name» اسم الإجراء. وقد جُرِّب إصلاحها بسجلّ ترجمةٍ فلم تتغيّر — فموضعها عند مورّد النظام، ولا تبحث لها عن سببٍ في بياناتك.