الصلاحية في النظام ليست قائمة ممنوعات — هي قائمة مسموحات. والافتراض الأصليّ: لا أحد يرى شيئاً حتى يُمنح دوراً. لكنّ ما يحدث عملياً عكسه: يُمنح المستخدم الأدوار كلّها ليعمل اليوم، ثمّ لا تُسحب أبداً. فيصير الفصل بين الواجبات موجوداً في الهيكل التنظيميّ، غائباً عن النظام.

يبدأ التركيب فتظهر رسالة «ليس لديك صلاحية» عشر مرّات في اليوم. فيُعطى الموظّف الأدوار كلّها ليمضي العمل، على وعد بضبطها لاحقاً. ثمّ يمضي العمل فعلاً — ولا يعود أحد.

العلاج: ابدأ من الوظائف لا من الشكاوى. اكتب خمسة ملفّات أدوار تغطّي وظائفك، وأسندها، ثمّ عالج ما ينقص طلباً طلباً. ونصف ساعة في هذا توفّر عليك سنةً من «أعطه كل شيء».

«صلاحية المستخدم» لا تعمل إن كان المستخدم يحمل دوراً يتجاوزها — ومدير النظام يتجاوز كل تقييد. فتقييدُ من يحمل «مدير النظام» بمستودع واحد لا أثر له إطلاقاً. رتّب الأدوار أوّلاً، ثمّ قيّد البيانات.

المسار الشكليّ يسجّل أنّ موافقة حدثت. والمسار الحقيقيّ يضمن أنّ من وافق غير من طلب. والفرق بينهما ثلاث خانات: تعطيل الموافقة الذاتية · ووضع شرط على المبالغ الكبيرة · وتفعيل التنبيه حتى لا ينتظر الطلب من يتذكّره.

وأخطر ما في القياس أعلاه ليس ما فيه — بل ما ليس فيه: صفر مسار على مستند ماليّ. أي أنّ أمر الشراء والفاتورة والقيد والسند تُعتمد كلّها بلا مسار موافقة أصلاً — يعتمدها من يملك الصلاحية، وقد رأينا أنّ الجميع يملكها.

١) إضافة مستخدم ومنح الأدوار. من يملك هذا يملك كل شيء آخر بالتبعية، فهو ليس صلاحيةً بين الصلاحيات.
٢) شجرة الحسابات وحسابات الشركة الافتراضية. تُورَّث لكل مستند بعدها، وتعديلها بعد أوّل قيد ترحيلٌ عكسيّ لا تصحيح.
٣) فتح فترة محاسبية مقفلة. الإقفال وعدٌ لمراجعك ولهيئة الزكاة والضريبة، وفتحه يُبطل ما بُني عليه.
٤) قالب ضريبة المبيعات. أخطر حقل في النظام كلّه: صفٌّ ناقص فيه يخرج فواتيرك بضريبة صفر بلا رسالة واحدة.
٥) قائمة الأسعار الأساسية. من يعدّلها يعدّل هامشك على كل فاتورة قادمة دفعةً واحدة.

الثقة لا تُبنى عليها أنظمة، والحدّ يُبنى: اعتماد أمر الشراء يُفوَّض بحدّ ماليّ فما فوقه يُحال إلى المالية · الخصم في المبيعات يُفوَّض بنسبة مكتوبة في قاعدة سعر لا بقرار شفهيّ · الشطب في نقطة البيع يُفوَّض بعدد لا بصفة، فرفع «حدّ الشطب» من واحد إلى خمسين يعني بيعاً يُلغى خمسين مرّة في الوردية · التسوية المخزنية تُفوَّض لمن يَعُدّ لا لمن يبيع.

وقِيس في نظامنا أنّ الحدّ يعمل فعلاً: أُنشئ اعتماد لأمر الشراء بحدّين، فمرّ ألف ريال مباشرةً ورُفض أربعون ألفاً برسالة «ليس إجراء سير عمل صالح» حتى أُضيف انتقال «إحالة إلى المالية».

١) عدد من يحمل دوراً إدارياً أكبر من عدد من يشغل الوظيفة فعلاً. قِيس في نظامنا قبل التقليم: خمسة عشر مستخدماً يحملون «مدير الموارد البشرية» في منشأة فيها موظّف موارد بشرية واحد، وستّة عشر يحملون «مدير المشتريات».
٢) مستخدم بصفر نشاط يحمل عشرات الأدوار. قِيس: خمسة مستخدمين لم يُسجَّل لهم نشاط واحد، ولكلٍّ منهم سبعة وأربعون إلى تسعة وأربعين دوراً.
٣) مستخدمون بلا سجل موظّف. قِيس: ثلاثة عشر — وكلٌّ منهم حسابٌ لا يُعرف صاحبه ولا تاريخ مغادرته.
٤) الأدوار تُعطى يدوياً بلا «ملف أدوار». قِيس: أربعة فقط من ثمانية عشر كان لهم ملفّ، والأربعة عشر الباقون أُعطوا يدوياً — أي بلا قاعدة يمكن تدقيقها.
٥) مسار موافقة كل انتقالاته تسمح بالموافقة الذاتية والمعتمِدون هم الطالبون. مسارٌ كهذا يُوهم بالضبط ولا يضبط شيئاً.
٦) «الفرق» في إغلاق وردية نقاط البيع يساوي صفراً بالضبط كل يوم منذ شهر. الصفر الكامل المستمرّ ليس دقّة، بل نسخٌ للرقم المتوقَّع.
٧) موظّف غادر منذ أشهر وحسابه ما زال مفعَّلاً. والصحيح تعطيله لا حذفه: الحذف يقطع نسبة المستندات إلى صاحبها.

١) مجموع الأدوار على كل المستخدمين. رقم واحد. إن ارتفع بلا تعيين جديد فقد وُسّعت صلاحية.
٢) من دخل النظام ومن لم يدخل. حسابٌ نشيط لا يُستعمل بابٌ مفتوح بلا حاجة.
٣) سجل التغييرات على المستندات الحسّاسة. النظام يحفظ من غيّر الحقل وما كانت قيمته قبل التغيير — فاقرأه على الفواتير المعدَّلة والأسعار.
٤) المستندات المعلَّقة وأعمارها. الطلب الذي ينتظر أسبوعين إمّا أنّ معتمِده لا يعلم، وإمّا أنّ المسار يمرّ بمن لا يملك القرار.
٥) الوظائف المجدولة الفاشلة. وظيفة تفشل كل ليلة تعني أنّ شيئاً آلياً توقّف بهدوء — إشعاراً أو فاتورة متكرّرة أو نسخةً احتياطية.

كان المجموع مئات الأدوار على ثمانية عشر مستخدماً، فصار اثنين وأربعين دوراً على كل من سوى المسؤول الأوّل: «مدير الموارد البشرية» عند واحد، و«مدير المبيعات» و«مدير المخزون» عند صفر — لأنّ من يشغلهما له ملفّ أدوار مصمَّم، لا دورٌ عامّ. وسبعة ملفّات أدوار نظيفة، كلّ ملفّ من أربعة إلى ثمانية أدوار. وأُخذت لقطةُ تراجُع قبل التعديل، لأنّ تقليم الصلاحيات لا يُعمل بلا طريق رجوع.

الرسالة: «خطأ: قيمة مفقودة لـ صلاحية المستخدم: للقيمة»

معناها: الصلاحية ثلاثة أجزاء: مَن، وعلى أيّ نوع، وأيّ قيمة بعينها. والنوع بلا قيمة لا يقيّد شيئاً.

الإصلاح: حدّد القيمة المسموح بها. ولاحظ أنّ مسمّى الحقل خرج «للقيمة» وهي ترجمة ركيكة — عطلُ واجهة لا عطلُ منطق.

الرسالة: «خطأ: البيانات الناقصة في الجدول: أيام التعيين»

معناها: قاعدةٌ بلا يوم قاعدةٌ صامتة: تُحفظ وتبدو مفعَّلة ولا تسند تذكرة واحدة.

الإصلاح: املأ أيّام الأسبوع. قِيس في نظامنا: كانت قواعد الإسناد صفراً فأُنشئت تسع قواعد.

الرسالة: «(لا رسالة — المستخدم يخرج بصفر دور)»

معناها: النظام يحذف دورَي «موظف» و«الخدمة الذاتية للموظف» بصمت من مستخدم غير مربوط بسجل موظّف.

الإصلاح: بعد كل تقليم صلاحيات اقرأ عدد أدوار كل مستخدم بالرقم. قِيس في نظامنا: خرج أربعة مستخدمين بصفر دور لهذا السبب، فأُعطوا دوراً أساسياً بديلاً.

الرسالة: «ليس إجراء سير عمل صالح»

معناها: المستند وصل حالةً لا يوجد لها انتقالٌ مسموح للدور الذي تحمله أنت، أو لا يوجد انتقال يغطّي مبلغه.

الإصلاح: راجع جدول الانتقالات: قِيس في نظامنا أنّ ألف ريال مرّت مباشرةً وأربعين ألفاً رُفضت حتى أُضيف انتقال «إحالة إلى المالية».

كل رسالة تحقّق في النظام تنتمي إلى واحدة من أربع عائلات: حقلٌ إلزاميّ ناقص · جدولُ سطورٍ فارغ · حقلٌ مرتبط بقيمة غير موجودة · مدى تواريخٍ مقلوب. حدّد العائلة أوّلاً فهي تدلّك على مكان الإصلاح قبل أن تقرأ تفصيل الرسالة. وعائلة خامسة ليست عطلاً أصلاً: رسالة نصفها إنجليزيّ — يحدث ذلك حين يحقن النظام اسم الحقل في قالب مترجَم بقيمته الخام، فلا تبحث في بياناتك عن سببها.

الرسالة نعمة — تقول لك أين توقّفت. أمّا الحالة التي تُكلّف حقّاً فهي التي يُحفظ فيها المستند بنجاح ويخرج الرقم صفراً بلا كلمة واحدة. فبعد كل عملية لا تقرأ حالة المستند وحدها، اقرأ الرقم الذي كان المقصود منها.