من أوّل مكالمة إلى آخر ريال — عشر خطواتٍ تُنفَّذ على نظامك بمثالٍ واحد متكامل. وكلُّ رقمٍ هنا خرج من النظام، لا من كتاب. نفّذها معنا خطوةً خطوة، ولا تمضِ إلى التالية قبل أن تُنفّذ التي قبلها.
الرحلة الأولىالتجزئة والتجهيزات المكتبية
١٠ خطواتكلُّ خطوةٍ مستندٌ يُنفَّذ
٧٦٬٦١٣ ريالاًقيمة الصفقة في المثال
٤٥ دقيقةزمن التنفيذ كاملاً
الخطوة ١ من ١٠ · العميل المحتمل١٠٪ مكتمل · بقي ٩ خطوات
١
العميل المحتمل
المستند: «عميل محتمل» · CRM-LEAD
٤ دقائق تنفيذاً
كلُّ رحلةٍ تبدأ باسم. و«العميل المحتمل» هو المستند الذي يحفظ الاسم قبل أن يصير عميلاً — فتُسجَّل فيه المكالمة والمعرض الذي جاء منه، ويبقى له أثرٌ لو لم يشترِ أبداً.
نفّذها الآن
1
افتح «عميل محتمل» ⟵ جديدواكتب الاسم واسم الجهة ووسيلة التواصل. والحقل الإلزاميّ الوحيد هو «الحالة».
2
اختر «مصدر العميل المحتمل»معرض · اتصال مباشر · ترشيح من معرفة… وهذا الحقل وحده يُخبرك لاحقاً أيُّ قناةٍ تجلب لك عملاء فعلاً.
3
اضبط «النطاق» و«القطاع» و«شريحة السوق»ثلاثة حقولٍ تبدو شكلية — وهي التي تُصنّف لك التقارير حين يصير لديك مئة عميل محتمل لا واحد.
4
احفظ — ولا تعتمد شيئاً«عميل محتمل» مستندٌ بلا اعتماد. حالته وحدها هي التي تتقدّم معك في الرحلة.
شاشة «عميل محتمل» — كما تراها في نظامك
الاسمنورة الرشيد
اسم الجهةمؤسسة نور الرياض للتجهيزات المكتبية
الحالةعميل محتمل
مصدر العميل المحتملمعرض
النطاقالمنطقة الوسطى
القطاعبيع بالتجزئة والجملة
المظلَّل بالعنبريّ: ما تكتبه بيدك. وما عداه يُختار من قوائم جاهزة.
✓
تحقّق قبل أن تمضي
افتح قائمة «عميل محتمل» — يجب أن ترى سجلاً واحداً حالته «عميل محتمل». هذا الرقم CRM-LEAD-…-0000٢ هو بطل رحلتنا كلّها، وسنعود إليه سبع مرّات.
٢
التواصل والاجتماع
المستندات: «التواصل» · «الحدث» · «موعد»
٥ دقائق تنفيذاً
المكالمة التي لا تُسجَّل لم تحدث. وهنا ثلاثة مستنداتٍ مختلفة يخلط بينها الناس — ولكلٍّ منها عملٌ مختلف.
نفّذها الآن
1
«التواصل» — لما حدثمكالمةٌ جرت أو بريدٌ وصل. تُسجّله بعد وقوعه، وتربطه بالعميل المحتمل، فيظهر في سجلّه.
2
«الحدث» — لما سيحدثاجتماعٌ في تقويمك بوقت بدايةٍ ونهاية، وتُضيف العميل المحتمل مشارِكاً فيه.
3
«موعد» — لما يحجزه العميل بنفسهمن بوابة الموقع. ولا تستعمله لاجتماعاتك أنت.
4
اربط كلَّ واحدٍ بالعميل المحتملوإلّا فهو ورقةٌ طائرة لا تظهر في سجلّ أحد.
شاشة «التواصل» — مكالمةٌ مسجَّلة
نوع الوسيلةهاتف
صادر أم واردوارد
الموضوعمكالمة أولى — استفسار عن تجهيز ٤٠ مكتباً
نوع المستند المرجعيّعميل محتمل
المستند المرجعيّCRM-LEAD-2026-00002
التاريخ٢٩-٠٩-٢٠٢٦ · ١٠:٠٠
وسجّل في «المحتوى» ما قاله العميل بنصّه — لا خلاصتك. فبعد شهرٍ لن تتذكّر.
!
المصيدة: سجلٌّ فارغ يعني بائعاً بلا ذاكرة
إن لم تُسجّل التواصل، فلا أحد يعرف متى كُلِّم العميل آخر مرّة ولا بماذا وُعِد. وحين يترك البائع عمله تذهب العلاقة معه. هذه الخطوة أرخص تأمينٍ على عملائك.
٣
الفرصة البيعية
المستند: «فرصة بيعية» · CRM-OPP
٦ دقائق تنفيذاً
هنا يتحوّل الاهتمام إلى رقم. «الفرصة» هي أوّل مستندٍ يقول: هذا العميل قد يشتري بهذا المبلغ في هذا التاريخ باحتمالٍ كذا. ومنها وحدها يُبنى قمع مبيعاتك.
نفّذها الآن
1
من «عميل محتمل» اضغط «إنشاء» ⟵ «فرصة»فيرث الفرصة الاسم والنطاق والمصدر من تلقائها.
المظلَّل بالعنبريّ: الحقول التي تُدخلها بيدك. وما عداها ينتقل من الفرصة.
البند
في الفرصة
في عرض السعر
خزانة مكتبية معدنية × ٤٠
٨٩٠ للوحدة
٨٤٥٫٥٠ — خصم ٥٪
كرسي مكتب دوّار × ٤٠
٦٥٠ للوحدة
٦١٧٫٥٠ — خصم ٥٪
رفّ تخزين صناعيّ × ٦
١٬٣٥٠ للوحدة
١٬٣٥٠ — بلا خصم
الإجمالي قبل الضريبة
٦٩٬٧٠٠
٦٦٬٦٢٠
!
المصيدة: الأسعار لا تنتقل كما هي
قاعدة التسعير «خصم الجملة ٥٪ من عشر وحدات» طُبِّقت في عرض السعر ولم تُطبَّق في الفرصة — فنزل الإجمالي ٣٬٠٨٠ ريالاً. والصنف الثالث لم يُخصم لأنّ كمّيته ستّة، أقلّ من الحدّ. فالفرصة تقديرٌ، وعرض السعر هو السعر. لا تَعِد العميل برقم الفرصة.
٥
التحويل إلى عميل
المستند: «العميل» · Customer
٧ دقائق تنفيذاً
هذه الخطوة هي التي يسقط فيها أكثر الناس. النظام يسمح لك أن تمضي إلى أمر البيع ثمّ يرفضك في آخر لحظة — لأنّ العميل لم يُنشأ بعد.
نفّذها الآن
1
⚠ لا تبدأ من عرض السعرمقيس: زرّ «إنشاء أمر بيع» يعمل، ويملأ اسم العميل، ثمّ يرفض الحفظ برسالة «العميل … غير موجود». فالتحويل خطوةٌ منفصلة تسبقه.
2
ارجع إلى «عميل محتمل» واضغط «إنشاء» ⟵ «عميل»فيُنشأ العميل وترثه بياناتٌ من العميل المحتمل، وتتحوّل حالة الأخير إلى «محوَّل» تلقائياً.
3
⚠ أكمِل الأربعة التي لا تنتقلمجموعة العملاء · الرقم الضريبيّ · رقم الهوية ونوعها · والعنوان — ويجب تعيينه «العنوان الأساسيّ»، فالربط وحده لا يكفي.
4
أضف «جهة الاتصال» وعيّنها رئيسيةفيصير للعميل وجهٌ وهاتفٌ لا اسمُ منشأةٍ فقط.
شاشة «العميل» بعد التحويل — والحقول الناقصة
اسم العميلمؤسسة نور الرياض للتجهيزات المكتبية
نوع العميلشركة — انتقل
النطاقالمنطقة الوسطى — انتقل
مجموعة العملاءفارغة ⟵ اكتبها
الرقم الضريبيّفارغ ⟵ اكتبه
العنوان الأساسيّفارغ ⟵ عيّنه
الثلاثة العنبرية لا تنتقل من العميل المحتمل — وهي بالضبط ما ستطلبه الفاتورة في الخطوة التاسعة.
ما ينتقل من العميل المحتمل
ما لا ينتقل — وتكتبه بيدك
النطاق
مجموعة العملاء
نوع العميل
الرقم الضريبيّ
القطاع وشريحة السوق
رقم الهوية ونوعها للفوترة الإلكترونية
رابط العميل المحتمل
العنوان — وتعيينه أساسيّاً
!
المصيدة الكبرى: عميلٌ يُولَد ناقصاً
مقيس في نظامٍ عامل: ٢٥ عميلاً من ٢٦ بلا رقم هوية وبلا عنوانٍ أساسيّ. وسببها كلُّها هذه الخطوة — التحويل لا يُكمل بيانات الفوترة، ولا يُكتشف النقص إلّا يوم الفاتورة. أكمِلها الآن، لا يوم تحتاج أن تُصدر فاتورة.
٦
أمر البيع
المستند: «أمر بيع» · SAL-ORD
٣ دقائق تنفيذاً
أمر البيع هو الالتزام. بعده يعرف المخزن ماذا يُجهّز، ويعرف المحاسب ماذا سيُفوتر، وتعرف أنت ماذا وعدت ومتى.
نفّذها الآن
1
افتح عرض السعر المعتمد واضغط «إنشاء» ⟵ «أمر بيع»فينتقل كل شيء، والعميل صار موجوداً فلن يُرفض.
2
اضبط «تاريخ التسليم»وهو إلزاميّ — وهو الوعد الذي ستُحاسَب عليه.
3
اعتمِدفتصير حالته «للتسليم والفوترة».
4
وانظر ماذا حدث في المستندات السابقةمن تلقائها: عرض السعر ⟵ «مأمور» · الفرصة ⟵ «محوَّلة» · العميل المحتمل ⟵ «محوَّل».
المستند
حالته قبل أمر البيع
حالته بعده
عرض السعر
مفتوح
مأمور
الفرصة البيعية
مفتوحة
محوَّلة
العميل المحتمل
عرض سعر
محوَّل
أمر البيع
—
للتسليم والفوترة · ٧٦٬٦١٣
✓
هذا ما يعنيه «النظام يعمل»
لم تلمس ثلاثة مستنداتٍ وتغيّرت حالاتها كلُّها. وهذا هو الفرق بين نظامٍ ودفتر إكسل: السلسلة تعرف نفسها. فلو فتحتَ تقرير قمع المبيعات الآن لوجدتَ هذه الصفقة انتقلت من «فرص» إلى «محوَّلة» بلا أن يُدخل أحدٌ شيئاً.
٧
العقد
المستند: «عقد» · Contract
٦ دقائق تنفيذاً
أمر البيع يقول «ماذا». والعقد يقول «بأيّ شروط» — الدفع والتسليم والفحص والضمان والتأخّر. ومن لا يكتبها يكتبها له العميل يوم الخلاف.
فعّل «يتطلّب تنفيذاً» واكتب بنود التنفيذأربعة بنودٍ تُوسَم واحداً واحداً عند إتمامها — وحين تكتمل كلُّها تتحوّل حالة التنفيذ إلى «مُنفَّذ» تلقائياً.
شاشة «عقد»
نوع الطرفعميل
اسم الطرفمؤسسة نور الرياض للتجهيزات المكتبية
تاريخ البداية٢٩-٠٩-٢٠٢٦
تاريخ النهاية٢٨-٠٩-٢٠٢٧
الحالةغير موقَّع ⟵ نشط
حالة التنفيذغير مُنفَّذ ⟵ مُنفَّذ
وبعد توقيع العميل: فعّل «موقَّع» واكتب اسم الموقِّع وتاريخه — فتصير الحالة «نشط».
!
انتبه: اسم مستند العقد هو اسم العميل
فعقدٌ ثانٍ لنفس العميل يحتاج تمييزاً في اسمه، وإلّا التبس عليك أيُّهما. اكتب في وصفه رقم أمر البيع.
٨
التسليم
المستند: «إشعار تسليم» · MAT-DN
٤ دقائق تنفيذاً
هنا تخرج البضاعة من مخزنك. وهذه أوّل خطوةٍ تلمس المخزون والتكلفة معاً — وأوّل خطوةٍ قد يرفضها النظام في وجهك.
نفّذها الآن
1
افتح أمر البيع واضغط «إنشاء» ⟵ «إشعار تسليم»واختر المخزن الذي يخرج منه.
2
اعتمِد — وقد يُرفضمقيس: رُفض بالرسالة «٢٢ وحدة من الصنف خزانة مكتبية معدنية لازمة في المستودع لإكمال هذه المعاملة». والرسالة تقول لك العدد الناقص بالضبط.
3
أدخِل المخزون الناقصبشراءٍ من مورّد، أو بأمر تشغيل إن كنت تُصنّع. ولا تُدخله بقيد تسويةٍ إلّا لرصيدٍ افتتاحيّ.
4
ثمّ أعِد الاعتمادولاحظ أنّ أمر البيع صار «مُسلَّم ١٠٠٪ · مفوتَر ٠٪».
الصنف
الكمية الخارجة
التكلفة
خزانة مكتبية معدنية
٤٠−
٢٤٬٠٠٠
كرسي مكتب دوّار
٤٠−
١٧٬٢٠٠
رفّ تخزين صناعيّ
٦−
٥٬٤٠٠
القيد: مدين تكلفة البضاعة المبيعة · دائن المخزون
٤٦٬٦٠٠
✓
هنا تعرف ربحك الحقيقيّ
بِعتَ بـ٦٦٬٦٢٠ وكلّفك ٤٦٬٦٠٠ — فالهامش ٢٠٬٠٢٠ ريالاً أي ٣٠٪. ولاحظ أنّ هذا الرقم لم يظهر في أيّ مستندٍ قبل هذه اللحظة: الربح لا يُعرف عند البيع، بل عند التسليم.
٩
الفاتورة
المستند: «فاتورة مبيعات» · ACC-SINV
٤ دقائق تنفيذاً
هنا يصير للعميل دَينٌ عليك تقيّده، وللهيئة ضريبةٌ تستحقّها. وهذه الخطوة هي التي تُحاسبك على كلّ ما أهملتَه في الخطوة الخامسة.
اعتمِدوإن كنتَ أكملتَ بيانات العميل في الخطوة الخامسة فستمرّ من أوّل مرّة.
3
وإن رُفضت، فالرسالة تُسمّي الناقصرقم الهوية · العنوان · تعيين العنوان أساسيّاً · سطر العنوان الثاني · الرقم الضريبيّ — واحدةً واحدة لا كقائمة.
4
تحقّق من رمز الاستجابةبعد الاعتماد يُولَّد رمز الاستجابة على الفاتورة. وهذه المرحلة الأولى — أمّا إرسالها إلى الهيئة فمرحلةٌ ثانية منفصلة.
الحساب
مدين
دائن
المدينون
٧٦٬٦١٣
—
المبيعات
—
٦٦٬٦٢٠
ضريبة القيمة المضافة واجبة الدفع
—
٩٬٩٩٣
وحالة الفاتورة
غير مدفوعة
!
لا تخلط بين رمز الاستجابة والإرسال
الرمز المطبوع على الفاتورة لا يعني أنّها وصلت الهيئة. مقيس في نظامٍ عامل: الرمز يُطبع على كل فاتورة، وسجلّ الإرسال صفر. اقرأ سجلّ أحداث الإرسال لا الرمز.
١٠
سند القبض
المستند: «سند قبض» · ACC-PAY
٣ دقائق تنفيذاً
الفاتورة دَين، والقبض مال. ومن لا يُسجّل القبض يرى ذمماً مدينة تكبُر وهي محصَّلة — فيطارد عملاءه بمالٍ دفعوه.