الأدوار والصلاحيات
اثنان وعشرون دوراً في النظام، وكلٌّ منها يفتح شاشات ويفتح معها خطراً. هذا المرجع يعرض لكل دور شرحاً سريعاً يكفي من يحمله، وشرحاً تفصيلياً لمن يوزّع الأدوار: ما يفتحه · وما خطره · ومع من لا يُجمع. والأعداد مقيسة من نظام عامل.
القاعدة الأولى
قائمة مسموحات
الصلاحية في النظام ليست قائمة ممنوعات — هي قائمة مسموحات. ولا أحد يرى شيئاً حتى يُمنح دوراً.
والثانية
لا تُسحب أبداً
ما يحدث عملياً: تُمنح الأدوار كلّها ليعمل اليوم، ثمّ لا تُسحب. فيصير الفصل بين الواجبات في الهيكل التنظيميّ وغائباً عن النظام.
والثالثة
الدور ≠ البيانات
الدور يُقيّد الشاشات، و«صلاحية المستخدم» تُقيّد البيانات. فمن أراد قصر موظّفٍ على فرعٍ واحد لا يفعلها بالدور.
مسار مدير النظام — الأجزاء كلّها بترتيبها
لا توجد دورةٌ واحدة تجمع عمل مدير النظام، لأنّ عمله موزَّع على أربع طبقات. وهذا ترتيبها:
- ١ · مرجع إعدادات النظام٤٥ صفحة إعدادات مرتّبة بحسب الأثر، تبدأ بالأربعة التي تُغيّر مبالغ. يُقرأ أوّلاً لأنّ ما فيه يحكم كل شاشةٍ بعده.
- ٢ · دورة الصلاحيات ومسار الموافقةالدور وملفّ الأدوار وصلاحية المستخدم والفصل بين الواجبات وبناء مسار موافقة لا يُلتفّ عليه. ومعها هذه الصفحة التي تقرأها.
- ٣ · دورة إدارة النظامالطبقة التي لا يراها أحد حتى تتعطّل: الإشعار المفعَّل الذي لا يصل · المهام المجدولة · الحسابات الخامدة · السجلات الأربعة.
- ٤ · دورة أدوات النظامالتهيئة والاستيراد والطباعة والتكرار التلقائي و«ربط ويب» — والبوّابة التي يراها عميلك وموظّفك.
النسخ الاحتياطي: أنّها تُؤخذ لا يكفي — تُجرَّب باسترجاع واحدة.
عدد حاملي دوره: يُقرأ من حينٍ إلى آخر؛ والمقيس في نظامنا مستخدمان من ثمانية عشر.
وما غيّره: صفحات الإعدادات لا تحفظ سبب التغيير — فيُسجَّل في ملفٍّ واحد: الحقل · قيمته قبل · وبعد · التاريخ · ومن اعتمد.
الأدوار — اضغط الدور لتفتح تفصيله
الأعداد بجانب كل دور هي عدد من يحمله في نظام عاملٍ — تُقرأ للمقارنة لا للنقل.
الإدارة والمال
مدير النظام — أخطر دور في النظام · مستخدمان في نظامنا
يرى كل شيء ويغيّر كل إعداد. ولا يُمنح إلّا لشخصين: واحدٍ أصليّ وواحدٍ احتياطيّ.
ما يفتحه بالتفصيل: كل الشاشات · كل الإعدادات · الأدوار والصلاحيات · حذف المستندات · النصوص البرمجية · السجلات · النسخ الاحتياطي.
يتجاوز كل قيدٍ تضعه: صلاحية المستخدم لا تُقيّده، وتجميد الحسابات لا يمنعه، ومسار الموافقة لا يوقفه. فمن منح هذا الدور ليُمرّر مستنداً واحداً عطّل رقابته كلّها. والسبب المتكرّر: يُمنح ليعمل اليوم، ثمّ لا يُسحب أبداً.
ولا يُجمع مع: لا يُجمع مع أي دور تشغيليّ يوميّ. من يعمل على المستندات كل يوم يأخذ دوره التشغيليّ، ولا يُعطى مدير النظام.
مدير الحسابات — يُقفل الفترات ويعتمد القيود · أربعة مستخدمين
يعتمد القيود ويُقفل الفترة ويقرأ كل التقارير المالية. وهو من يُسأل عن الأرقام آخر الشهر.
ما يفتحه بالتفصيل: كل مستندات المحاسبة والاعتماد عليها · شجرة الحسابات ومراكز التكلفة · تجميد الحسابات حتى تاريخ · قيد إغلاق الفترة · إعدادات الحسابات · التقارير المالية كلّها.
يملك فتح الفترة المُقفلة — وهذا هو الباب الذي تدخل منه قيود «تصحيح» بأثر رجعيّ. والضابط ليس سحب الدور بل أن يُسجَّل كل فتحٍ ويُسأل عنه.
ولا يُجمع مع: لا يُجمع مع عضو الشراء ولا مع من يُنشئ الموردين: من يعتمد الدفع لا يُنشئ من يُدفَع له.
محاسب — يُنشئ ولا يُقفل · أربعة مستخدمين
يُدخل القيود والفواتير والسندات ويقرأ تقاريره. ولا يُقفل فترةً ولا يُغيّر شجرة الحسابات.
ما يفتحه بالتفصيل: إنشاء واعتماد الفواتير والسندات وقيود اليومية · قراءة التقارير المالية · التسويات البنكية.
الخطر ليس فيه بل في غياب الفصل: محاسبٌ واحد يُنشئ الفاتورة ويقبض ويطابق البنك يملك الدورة كلّها. والعلاج مسار موافقة بمُعتمِدٍ آخر، أو مراجعةٌ دورية موثَّقة.
ولا يُجمع مع: يُفضَّل ألّا يُجمع مع من يُنشئ العملاء والموردين في المنشأة التي تحتمل الفصل.
مدير المبيعات — يعتمد الخصومات والحدود · مستخدمان
يعتمد أوامر البيع وعروض الأسعار، ويقرأ أرقام فريقه وأهدافه.
ما يفتحه بالتفصيل: اعتماد أوامر البيع وعروض الأسعار · قوائم الأسعار وقواعد التسعير · الأقاليم ومندوبو البيع والأهداف · تقارير المبيعات والقمع.
من يملك تعديل قائمة الأسعار يملك تغيير هامش المنشأة بصمت. فراجع «السماح للمستخدم بتحرير سعر قائمة الأسعار في المعاملات» في «إعدادات البيع» — مفعَّلاً يجعل قائمة الأسعار اقتراحاً لا قاعدة.
ولا يُجمع مع: لا يُجمع مع محاسب في المنشأة التي تفصل: من يُقرّر السعر لا يُقيّد تحصيله.
عضو المبيعات — يبيع ولا يُسعّر · ثلاثة مستخدمين
يُنشئ العميل وعرض السعر وأمر البيع والفاتورة. ولا يعدّل الأسعار المعتمدة ولا يعتمد خصماً.
ما يفتحه بالتفصيل: إنشاء العملاء وجهات الاتصال · عروض الأسعار وأوامر البيع وإشعارات التسليم وفواتير المبيعات · الفرص والعملاء المحتملين.
يستطيع إنشاء عميلٍ جديد بسهولة — فتتكرّر أسماء العملاء ويتشتّت رصيد الواحد على ثلاثة سجلات. والضابط: تسمية العملاء بسلسلة تسمية، ومراجعةٌ أسبوعية للمكرّر.
ولا يُجمع مع: لا يُجمع مع مدير المبيعات — وإلّا اعتمد عرضه بنفسه، وهذا عطل الموافقة الذاتية بعينه.
مدير المشتريات — يعتمد الشراء · ثلاثة مستخدمين
يعتمد أوامر الشراء ويقرّر المورّد والسعر. وهو موضع الاعتماد في دورة الصرف.
ما يفتحه بالتفصيل: اعتماد أوامر الشراء وفواتير الشراء · إنشاء الموردين وقوائم أسعارهم · إعدادات الشراء · تقارير المشتريات.
في «إعدادات الشراء» حقلان يمسّان المال: «الحفاظ على السعر نفسه طوال دورة الشراء» — إطفاؤه يفتح فرق السعر بلا رقابة · وفوترة الكمية المرفوضة — تفعيله بلا إشعار دائن يعني الدفع لما رُفض.
ولا يُجمع مع: لا يُجمع مع مدير الحسابات ولا مع من يُنشئ الدفعات: من يعتمد الشراء لا يُصرف بنفسه.
عضو الشراء — يطلب ولا يعتمد · ثلاثة مستخدمين
يُنشئ طلب المواد وأمر الشراء وإشعار الاستلام. ولا يعتمد ولا يُنشئ الدفعات.
ما يفتحه بالتفصيل: طلبات المواد · أوامر الشراء (إنشاءً) · إشعارات استلام المشتريات · إنشاء الموردين بحسب ضبط منشأتك.
من يملك إنشاء المورّد وإشعار الاستلام يستطيع إدخال بضاعةٍ من موردٍ أنشأه هو. والضابط: إنشاء الموردين بيد مدير المشتريات وحده، أو مسار موافقة على المورّد الجديد.
ولا يُجمع مع: لا يُجمع مع مدير الحسابات.
الأدوار — المخزون والناس والمشاريع والدعم
مدير المخزون — يقرّر التقييم والجرد · مستخدمان
يعتمد حركات المخزون والتسويات، ويقرّر أسلوب التقييم وتجميد المخزون بعد الجرد.
ما يفتحه بالتفصيل: اعتماد كل حركات المخزون · إعدادات المخزون وأسلوب التقييم · المستودعات · تسويات الجرد · تقارير المخزون وأعماره.
يملك «السماح بالقيم السالبة للمخزون» — وتفعيله يسمح بصرف ما ليس موجوداً فتُحسب تكلفةٌ على سعرٍ لم يوجد، ثمّ تتغيّر بأثر رجعيّ. والقاعدة: يبقى مُطفأً، والنقص يُعالَج بمستند إدخال.
ولا يُجمع مع: لا يُجمع مع عضو المستودع في منشأةٍ تحتمل الفصل: من يعتمد التسوية لا يُنشئها.
عضو المستودع — يُحرّك ولا يُسوّي · خمسة مستخدمين
يستلم ويصرف ويحوّل بين المستودعات. ولا يعتمد تسوية جردٍ ولا يُغيّر أسلوب التقييم.
ما يفتحه بالتفصيل: إشعارات الاستلام والتسليم · إدخال المخزون وتحويله · قراءة أرصدته.
مستودعه الافتراضيّ هو أكثر ما يُخطئ فيه: من ترك «المستودع الافتراضي» واحداً للنظام كلّه سجّل حركات فرعٍ في مخزون فرعٍ آخر — والمستند صحيح شكلاً. والضابط: مستودع افتراضيّ لكل مستخدم في إعدادات حسابه.
ولا يُجمع مع: لا يُجمع مع مدير المخزون.
مدير الموارد البشرية — يمسّ أجور الناس · ثلاثة مستخدمين
يعتمد الإجازات والمخالفات والرواتب. ومخرَج عمله مبلغٌ يُخصَم من أجر إنسان أو يُصرف له.
ما يفتحه بالتفصيل: الموظفون وهياكل الرواتب وتعييناتها · مسير الرواتب واعتماده · أنواع الإجازات وسياساتها · المخالفات والجزاءات واعتمادها · إعدادات الموارد البشرية والرواتب.
في «إعدادات دفع الرواتب» حقلان يقرّران المبلغ: «حساب أيام عمل الرواتب على أساس» و«معاملة الحضور غير المعلَّم كـ». وعلى «الحضور» مع «حاضر» يُدفَع اليوم الذي لا سجلّ حضور له — بلا رسالة. وهذا خطر لا يظهر إلّا في القسيمة.
ولا يُجمع مع: لا يُجمع مع مدير الحسابات في منشأةٍ تفصل: من يعتمد الراتب لا يُقيّد صرفه.
عضو الموارد البشرية — يُدخل ولا يعتمد · ثمانية مستخدمين
يُدخل بيانات الموظفين والحضور والإجازات. ولا يعتمد مسير رواتب ولا مخالفة.
ما يفتحه بالتفصيل: بطاقات الموظفين · سجلّات الحضور والبصمات · طلبات الإجازات (إدخالاً) · تسجيل المخالفات كمسوّدات.
المخالفة الباقية مسوّدةً لا أثر لها: لا جزاء ولا خصم، ولا تُشدِّد جزاء ما بعدها. فمن جمع مخالفات الشهر واعتمدها آخره أخرجها كلّها بمستوى واحد. والضابط: الاعتماد بتاريخه لا بالجملة آخر الشهر.
ولا يُجمع مع: لا يُجمع مع مدير الموارد البشرية.
مدير المشاريع — يقرأ الربحية · ثلاثة مستخدمين
يُنشئ المشاريع ويوزّع المهام ويقرأ نسبة الإنجاز وتكلفة كل مشروع.
ما يفتحه بالتفصيل: المشاريع والمهام وأوزانها · سجلّات الساعات واعتمادها · تقارير ربحية المشاريع · قوالب المشاريع.
«الهامش الإجمالي» في شاشة المشروع يحسب تكلفة الساعات وحدها — مقيسٌ بتجربة: مشروعٌ بتكلفة شراء ٣٦٠٠٠ ظهر هامشه صفراً. فمن قرأ الهامش من الشاشة قرأ رقماً ناقصاً. والصحيح: «الأرباح والخسائر» مصفّىً بالمشروع.
ولا يُجمع مع: يُجمع عادةً مع دوره التشغيليّ، ولا يحتاج مدير النظام أبداً.
مدقق الحسابات — يقرأ ولا يكتب · ثلاثة مستخدمين
دورٌ للقراءة: يرى التقارير والمستندات ولا يُنشئ ولا يعتمد ولا يعدّل.
ما يفتحه بالتفصيل: قراءة التقارير المالية والمستندات والسجلات.
خطره عكسيّ: يُمنح غالباً مع أدوارٍ أخرى فيفقد معناه. والفائدة الحقيقية أن يكون وحده — فحساب المراجع الخارجيّ أو المحاسب القانونيّ يحمل هذا الدور فقط، فيرى كل شيء ولا يغيّر شيئاً.
ولا يُجمع مع: لا يُجمع مع أي دور يكتب — وإلّا فقد معناه.
فريق الدعم — يفتح التذاكر ويغلقها · مستخدمان
يستلم التذاكر ويعالجها ويغلقها، ويقرأ اتفاقيات مستوى الخدمة.
ما يفتحه بالتفصيل: التذاكر ودورة حياتها · اتفاقيات مستوى الخدمة (قراءةً) · مطالبات الضمان وزيارات الصيانة بحسب ضبط منشأتك.
من يملك إعادة تعيين اتفاقية مستوى الخدمة على تذكرة يستطيع تصفير تأخّرها. والحقل موجود في «إعدادات الدعم» — راجع من يملكه، فالتقرير الذي يقيس الالتزام يصير بلا معنى إن كان الفريق يُصفّره.
ولا يُجمع مع: يُجمع عادةً مع الخدمة الذاتية للموظف.
الموظف · والخدمة الذاتية للموظف — أوسع الأدوار عدداً · ١٤ و٤ مستخدمين
يرى ملفه ويرسل طلباته: إجازة · نفقات · حضور · سلفة. ولا يرى بيانات غيره.
ما يفتحه بالتفصيل: ملفّه التعريفيّ · طلباته السبعة من البوابة · قسائم رواتبه · رصيد إجازاته.
الخطر أن يُمنح معه دورٌ تشغيليّ «مؤقّتاً» فيبقى. وثانيه أنّ الطلب يبقى معلَّقاً بلا من يراه إن لم يُحدَّد مُعتمِدٌ لكل نوع طلب — فيظنّ الموظّف أنّ طلبه أُهمل وهو لم يصل أحداً.
ولا يُجمع مع: يُجمع مع أي دور تشغيليّ — وهو الدور الذي يحمله الجميع.
وكيف توزّع الأدوار في منشأتك — خمس خطوات
- ١ · ابدأ من أصغر دور يكفيلا من أوسع دور يعمل. امنح «عضواً» ثمّ أضف ما يُطلب صريحاً — ولا تبدأ بـ«مدير» ثمّ تقلّل.
- ٢ · واقرأ عمود «لا يُجمع مع»فأكثر خلل الصلاحيات ليس دوراً واسعاً، بل دورين لا يُجتمعان في شخصٍ واحد.
- ٣ · واستعمل «ملفّ الأدوار» لا الأدوار واحداً واحداًملفٌّ باسم «محاسب» يحمل أدواره، فكل محاسبٍ جديد يأخذ الملفّ. ومن وزّع الأدوار يدوياً لعشرين مستخدماً لن يستطيع مراجعتها بعد سنة.
- ٤ · والدور المؤقّت له موعد سحباكتبه في التقويم يوم تمنحه. فالنيّة لا تسحب دوراً.
- ٥ · واختبر من حساب المستخدم لا من حسابكما تراه أنت ليس ما يراه هو — وحسابك يتجاوز القيود التي وضعتَها.
لا تُسحب صلاحيته ولا يُعطَّل حسابه — هو باب الرجوع إن أُقفل كل شيءٍ آخر. ويُستعمل للطوارئ لا للعمل اليوميّ.
نحن هنا لمساعدتك
فريق عمل داخل السعودية — يرد خلال ساعات العمل، من السبت إلى الخميس 9 صباحًا حتى 11 مساءً.
