ثماني خطواتٍ تُنفَّذ على نظامك — وفيها وردياتٌ حقيقيّةٌ فُتحت وأُغلقت، ودرجٌ نقصه ٣٫٥ ريالاً فلم يُقيَّد في أيّ حساب، وطريقةُ دفعٍ اسمها «بطاقة ائتمان» وحسابها حسابُ مدى. وكلُّ رقمٍ هنا قُرئ من النظام.
رحلة وحدةنقاط البيع والكاشير
٨ خطواتتستنفد الوحدة لا تمرّ بها
٣٫٥ ريالنقصُ درجٍ حقيقيّ لا يظهر في أيّ حساب
٨٠ دقيقةزمن التنفيذ كاملاً
الخطوة ١ من ٨ · إعداد نقطة البيع١٣٪ مكتمل · بقي ٧ من الخطوات
فواتير الكاشير تنتظر الدمج لتدخل المحاسبة. والدمج يجمع فواتير الوردية في فاتورة مبيعاتٍ واحدة بعميلٍ واحدٍ وقيدٍ واحد — فلا تنتفخ دفاترك بمئة قيدٍ ليوم واحد. وقِسنا القيد الناتج في نظامكم فكان اثنَي عشرَ سطراً كلُّها صحيحة.
نفّذها الآن
1
اضغط «دمج فواتير المبيعات» بعد إغلاق الورديةأو اجعله يعمل جدولاً زمنيّاً — والمهمّ ألّا يُترك فواتيرُ غير مدمَجةٍ تتراكم.
2
اقرأ «سجل دمج فواتير نقطة البيع» الذي نتجفهو يحمل رقم الفاتورة المدمَجة ويربطها بفواتير الكاشير التي دخلت فيها.
3
افتح الفاتورة المدمَجة واقرأ «وضع نقطة البيع» فيهاوهو مفعَّلٌ عندها — وهذه علامة أنّها مدمَجةٌ لا مُدخَلةٌ يدويّاً.
4
افتح قيدها المحاسبيّ واقرأ سطوره واحداً واحداًوستجد ثلاث طبقات: الإيراد والضريبة، وتكلفة المبيعات والمخزون، وتحصيلَ كلِّ طريقة دفعٍ على حدة.
5
اقرأ سطر كل طريقة دفعٍ وتأكّد من حسابهوعندكم النقد ١٠٢٣٫٥ في حساب النقد، والبطاقة ٦٩٠ في حساب شبكة المدفوعات — مدى — وهذا هو التعارض الذي رأيتَه في الخطوة الثانية.
6
واحسب هامش ورديّتك من القيد نفسهفالمبيعات ١٤٩٠ وتكلفة المبيعات ٦١٢٫٥ — أي هامشٌ ٨٧٧٫٥ ونسبتُه ٥٨٫٩٪.
قيد الفاتورة المدمَجة — اثنا عشر سطراً كما قُرئت
المدينون١٧١٤ مدين
ضريبة القيمة المضافة٢٢٣٫٥ دائن
المبيعات١٤٩٠ دائن
المخزون٦١٢٫٥ دائن
تكلفة المبيعات٦١٢٫٥ مدين
النقد١٠٢٣٫٥ مدين
شبكة المدفوعات — مدى٦٩٠ مدين
الشطب والتقريب٠٫٥ و٠٫٥
هامش الوردية٨٧٧٫٥ · ٥٨٫٩٪
المدينون يُقيَّد ثمّ يُسدَّد في القيد نفسه — ولذلك يخرج المتبقّي صفراً وتبقى الحركة كاملةً في الدفاتر.
طبقة القيد
سطوره
ما يُثبته
الإيراد
المدينون مدين · المبيعات والضريبة دائن
أنّ البيعة إيرادٌ معتَرفٌ به وضريبةٌ مستحقّة
التكلفة
تكلفة المبيعات مدين · المخزون دائن
أنّ الصنف خرج من مستودعك بتقييمه
التحصيل
النقد ومدى مدين · المدينون دائن
أنّ المال وصل — وإلى أيّ حساب
التسوية
الشطب مدين · التقريب دائن
أنّ هللات التقريب خرجت من نتيجتك لا من ذمّة عميلك
أربعُ طبقاتٍ في مستندٍ واحد — ومن يقرأ الأولى وحدها يعرف إيراده ويجهل هامشه ونقده.
!
فواتيرُ غير مدمَجةٍ تتراكم فتبقى مبيعاتك خارج المحاسبة
قياسٌ حقيقيّ: فاتورةُ نقطة البيع لا تُنشئ قيداً محاسبيّاً قبل الدمج — وهذا تصميمٌ لا عطل. لكنّ أثره أنّ من لا يدمج يبيع ألفاً ويرى دفتر يوميّته ساكناً: لا إيراد، ولا ضريبة مستحقّة، ولا تكلفة مبيعات، ولا نقدٌ مقيَّد. ثمّ يأتي إقرار الضريبة فيخرج ناقصاً بمبيعاتِ كلِّ وردياتٍ لم تُدمَج. وأخطرُ منه أنّ المخزون يكون قد نقص فعلاً لأنّ فاتورة الكاشير تخفضه فوراً — فيصير عندك مخزونٌ نقص وإيرادٌ لم يُقيَّد، وهو أسوأ اختلالٍ يمكن أن يحدث في دفاترك. القاعدة: الدمجُ خطوةٌ يوميّةٌ لا أسبوعيّة، وصفِّ فواتير نقطة البيع على «مدفوع» كلَّ صباحٍ — ما وجدتَه فيها غيرَ ملغىً هو مبيعاتٌ لم تدخل المحاسبة.
✓
تحقّق قبل أن تمضي
صفِّ فواتير نقطة بيعك على الحالة «مدفوع» مع التوثيق «معتمد». كلُّ فاتورةٍ تظهر هنا هي بيعةٌ خَرَج صنفُها من مستودعك ولم يدخل إيرادُها دفاترك.
٨
التسعير والولاء والتنظيف
«قاعدة التسعير» · «برنامج الولاء» · وثمانيةُ فحوصٍ في القوائم
١١ دقيقة تنفيذاً
الخصم اليدويّ في شاشة الكاشير هو أسرع طريقةٍ لتسريب هامشك، و«قاعدة التسعير» هي بديله الصحيح: لها تاريخٌ ونطاقٌ وأثرٌ يُراجَع. وعندكم قاعدةٌ واحدةٌ وصفرُ برامج ولاءٍ وصفرُ أكواد خصم — وقائمةُ الأسعار المستعملة هي القياسيّة لا قائمةَ تجزئة.
نفّذها الآن
1
أنشئ قائمة أسعارٍ للتجزئة واربطها بإعداد الكاشيرفإعدادكم مربوطٌ بـ«الأسعار القياسية» — وهي قائمةٌ عامّةٌ تُستعمَل في البيع بالجملة أيضاً، فأيُّ تعديلٍ فيها يمسّ القناتين معاً.
2
استعمل «قاعدة التسعير» لكلّ عرضٍ أو خصمبتاريخ بدايةٍ ونهايةٍ ونطاقِ أصنافٍ أو مجموعةِ عملاء — فيُراجَع أثرُها بعد انتهائها.
3
ولا تفتح «السماح بتغيير الخصم» للكاشيرفالخصم اليدويّ لا يُترك أثراً يُراجَع، والعرضُ المنظَّم يُترك.
4
أنشئ «برنامج ولاء» إن كانت تجزئتك متكرّرةوصفرُ برامجَ عندكم — أي أنّ كلَّ مشترٍ مجهولٌ لا يُعرَف تكراره ولا قيمته.
5
املأ «مجموعات الأصناف» في إعداد الكاشيرفهي فارغةٌ عندكم فيرى الكاشير أصنافك كلَّها — بما فيها موادُّ خامٍ ومجموعاتٌ فرعيّةٌ لا تُبَاع.
قياسٌ حقيقيّ: إعداد كاشيركم مربوطٌ بقائمة «الأسعار القياسية»، وهي القائمة العامّة نفسها. فلو خفّضتَ سعر صنفٍ لعميل جملةٍ في هذه القائمة انخفض عند الكاشير في المعرض في اللحظة نفسها، ولو رفعتَ سعر التجزئة ارتفع على عملاء الجملة. ولا رسالةَ تُنبّهك أنّ القائمة مشتركة. والأثر لا يُكتشَف من الشاشة بل من هامشٍ ينزل شهراً بعد شهر. القاعدة: قائمةُ أسعارٍ لكلّ قناة بيع — تجزئةٌ وجملةٌ ومشاريع — واربط كلَّ إعداد كاشيرٍ بقائمة قناته، ثمّ اجعل التغييرات في القائمة لا في الفاتورة.
؟
وهنا أخطأتُ أنا
في دورةٍ سابقة قلتُ إنّ «الفرق صفرٌ مطلقٌ متكرّرٌ ليس انضباطاً»، وكان ذلك حكماً بلا شاهدٍ لأنّه لم يكن في النظام أيُّ مستند إغلاقٍ أقيسه. والآن صار فيه واحدٌ فرقُه سالب ٣٫٥ — فصار للحكم شاهد. والدرس أنّ الحكم الصحيح قبل شاهده يبقى رأياً، وأنّ مادّة التدريب لا تُبنى على الرأي: كلُّ ما في هذه الرحلة قُرئ من مستندٍ موجودٍ في نظامكم، وما لم يوجد قلتُ إنّه لم يوجد.
✓
أنهِ الرحلة على فحصٍ لا على قراءة
اطبع جدول الفحوص الخمسة أعلاه وعلّقه على مسؤول الفروع. أوّلُ رقمٍ يُقرأ كلَّ صباحٍ هو فواتيرُ لم تُدمَج، وآخرُ رقمٍ يُقرأ كلَّ ليلةٍ هو فرقُ الدرج. وما بينهما هو كلُّ ما تحتاجه لتثق بأرقام تجزئتك.
في التجزئة تُنتج الضريبةُ هللاتٍ لا تُدفَع. والنظام يحلّها بالتقريب، ويُقيّد الفرق في حسابَي شطبٍ وتقريب — وهذا يعمل عندكم بصحّة. أمّا الفكّة فلا حساب لها في إعدادكم، ومن يُعطي فكّةً بلا حساب يجد النظام واقفاً.
نفّذها الآن
1
اقرأ «الإجمالي المقرَّب» في فاتورةٍ مدمَجةفإجماليّ ورديّتكم كان ١٧١٣٫٥ وقُرِّب إلى ١٧١٤.
2
افتح قيد الفاتورة واقرأ سطرَي الشطب والتقريبفتجد حساب الشطب مديناً بنصف ريالٍ وحساب التقريب دائناً بنصف ريال — أي أنّ نصفَ الريال خرج من نتيجتك لا من ذمّة عميلك.
3
تأكّد أنّ «حساب الشطب» ومركزَ تكلفته مكتوبان في الإعدادوهما مكتوبان عندكم — ولو كانا فارغين لرُفض إنهاء الفاتورة.
4
واكتب «حساب المبلغ المتبقّي للعميل»وهو فارغٌ عندكم، وهو الحساب الذي يقيّد الفكّة حين يدفع المشتري أكثر من الإجمالي.
5
وقرّر في «تعطيل الإجمالي المقرَّب»ومطفأٌ عندكم أي أنّ التقريب يعمل — وهذا هو الصحيح في التجزئة.
6
ولا تستعمل «حدّ الشطب» مخرجاً من النقصفرفعُه يعني أنّ الكاشير يُنهي أيّ فاتورةٍ بنقصٍ يُبتلَع في حساب الشطب بلا سؤال.
قيد الوردية — سطر التقريب والشطب كما قُرئ
الإجمالي قبل التقريب١٧١٣٫٥
الإجمالي المقرَّب١٧١٤
المدينون١٧١٤ مدين
حساب الشطب٠٫٥ مدين
حساب التقريب٠٫٥ دائن
حساب المبلغ المتبقّي للعميلفارغ
تعطيل الإجمالي المقرَّبلا
حساب الشطب في الإعدادموجود ✓
مركز تكلفة الشطبموجود ✓
نصفُ ريالٍ يخرج من نتيجتك في كل فاتورةٍ تُقرَّب — وفي ألف فاتورةٍ شهريّاً يصير رقماً يُقرأ.
الحالة
ما يفعله النظام
الحساب الذي يُقيَّد فيه
إجماليٌّ بهللاتٍ لا تُدفَع
يُقرّب إلى أقرب ريال
الشطب مقابل التقريب
المشتري دفع أكثر من الإجمالي
يحسب الفكّة
«حساب المبلغ المتبقّي للعميل» — وهو فارغ
المشتري دفع أقلّ ورفع الكاشير حدّ الشطب
يُنهي الفاتورة بنقص
الشطب — بلا سؤال
فرقٌ في درج النقد عند الإغلاق
يُسجّله في المستند
لا شيء — كما ترى في الخطوة التالية
ثلاثُ حالاتٍ من أربعٍ لها حسابٌ يستقبل الفرق — والرابعة، وهي أخطرها، بلا حساب.
قياسٌ حقيقيّ: الحقل فارغٌ في إعدادكم، ومبلغُ الباقي صفرٌ في فواتيركم الأربع كلِّها — أي أنّ الحالة لم تُجرَّب بعد. وهي في المعرض تحدث كلَّ يوم: مشترٍ يدفع مئتين لفاتورة ١٨٧٫٢٥. والنظام يحتاج حساباً يقيّد فيه ما تُخرجه من الدرج فكّةً، وبغيره تُرفَض الفاتورة أو يُقيَّد الفرق في مكانٍ لا تتوقّعه. القاعدة: املأ الحقل قبل أوّل يومِ عملٍ حقيقيّ — لا بعد أن يقف الصفّ عند الكاشير.
✓
تحقّق قبل أن تمضي
افتح فاتورةً مدمَجةً واقرأ سطرَي الشطب والتقريب في قيدها. ثمّ افتح إعداد الكاشير واقرأ حقل الفكّة — إن كان فارغاً فاملأه الآن.
٦
إغلاق الوردية وفرق الدرج
المستند: «إغلاق وردية نقطة البيع» · POS-CLO
١٥ دقيقة تنفيذاً
هنا القياس الأهمّ في الوحدة كلِّها. النظام يحسب لك ما يجب أن يكون في الدرج، وتكتب أنت ما عدّدتَه فيه، فيُخرج الفرق. ودرجُ ورديّتكم نقص ٣٫٥ ريالاً — والنظام سجّله ولم يقيّده في أيّ حساب.
نفّذها الآن
1
من مستند فتح الوردية اضغط «إغلاق نقطة البيع»فالزرّ هو ما يجمع فواتير الوردية ويحسب المتوقَّع — ولا تُنشئ مستند الإغلاق من قائمة المستندات.
2
اقرأ «المبلغ المتوقع» لكل طريقة دفعوعندكم: النقد ١٥٢٣٫٥ = خمسُمئةِ افتتاحٍ زائدَ ١٠٢٣٫٥ بيعاً نقديّاً · والبطاقة ٦٩٠.
3
عُدَّ الدرج فعلاً واكتب «مبلغ الإغلاق»ولا تنقل المتوقَّع إلى خانة الإغلاق — فالفرق صفرٌ مطلقٌ متكرّرٌ ليس انضباطاً، هو علامةُ أنّ أحداً لم يعدّ.
4
اقرأ «الفرق» في كل سطروعندكم: النقد سالب ٣٫٥ · والبطاقة صفرٌ صحيح — والبطاقة يجب أن تكون صفراً دائماً لأنّها لا تُعَدّ بيد.
5
اعتمد المستند ثمّ افتح دفتر اليومية وابحث عن ٣٫٥ولن تجدها. مستند الإغلاق لا يُنشئ أيّ قيدٍ محاسبيّ — قِسناه في نظامكم فكان صفرَ قيود.
6
فسجّل نقص الدرج بقيدٍ يوميٍّ يدويٍّ بنفسكمدينٌ حسابَ عجز الصندوق ودائنٌ النقد — وإلّا بقي نقدُك الدفتريّ أكثر من نقدك الحقيقيّ إلى الأبد.
إغلاق ورديّتكم — الأرقام كما قُرئت من المستند
النقد — مبلغ الافتتاح٥٠٠
النقد — المبلغ المتوقع١٥٢٣٫٥
النقد — مبلغ الإغلاق١٥٢٠
النقد — الفرق−٣٫٥
البطاقة — المتوقع٦٩٠
البطاقة — الإغلاق٦٩٠
البطاقة — الفرق٠ ✓
فواتير الوردية٢
قيودٌ محاسبيّةٌ للمستندصفر
الفرق مسجَّلٌ بالريال والهللة في المستند، وصفرُ قيودٍ في دفتر اليومية — بحثنا عن ٣٫٥ مديناً ودائناً فلم نجد شيئاً.
طريقة الدفع
الافتتاح
المتوقع
الإغلاق
الفرق
ما يعنيه
نقد
٥٠٠
١٥٢٣٫٥
١٥٢٠
−٣٫٥
نقصٌ حقيقيٌّ في الدرج
بطاقة ائتمان
٠
٦٩٠
٦٩٠
٠
صحيحٌ — البطاقة لا تُعَدّ
المجموع
٥٠٠
٢٢١٣٫٥
٢٢١٠
−٣٫٥
لم يُقيَّد
المتوقَّع نقداً = الافتتاح + المبيعات النقديّة. وكلُّ فرقٍ في هذا السطر هو نقدٌ خرج بلا فاتورة.
!
النظام يسجّل فرق الدرج ولا يقيّده — فنقدك الدفتريّ يبقى أكثر من نقدك الحقيقيّ
قياسٌ حقيقيّ: اعتمدنا مستند إغلاقٍ فرقُه سالب ٣٫٥ ريالاً، ثمّ فتشنا دفتر اليومية عن قيدٍ بـ٣٫٥ مديناً أو دائناً في كامل النظام فلم نجد ولا سطراً واحداً، ولا قيدَ للمستند نفسه أصلاً. ومعنى ذلك أنّ حساب النقد في ميزانيتكم يقول ١٥٢٣٫٥ والدرج فيه ١٥٢٠، والفرق لا يظهر في قائمة الدخل ولا في الميزانية ولا في أيّ تقرير. وثلاثةٌ ونصفٌ في اليوم صارت ألفاً وثلاثِمئةٍ في السنة، وفي عشرة فروعٍ ثلاثةَ عشرَ ألفاً — كلُّها خارج الدفاتر. ولا رسالةَ ولا تحذير. القاعدة: اجعل قيد عجز الصندوق خطوةً ثابتةً في إقفال كل وردية، أو اطلب من مورّد النظام أن يُنشئه مستند الإغلاق تلقائيّاً.
؟
وهنا أخطأتُ أنا
مستندُ الإغلاق في نظامكم إجماليُّه العامّ وصافيه وكميّته أصفارٌ ثلاثة مع أنّ جدول التسوية فيه صحيحٌ بالريال والهللة. وهذا خطئي لا خطأ النظام: أنشأتُ المستند من خارج شاشة الإغلاق، والحقول المجموعة تُحسَب في الشاشة لا في الخادم. والدرس مزدوج: لا تُنشئ مستند إغلاق ورديةٍ إلّا من زرّ الإغلاق — وإن رأيتَ في نظامك إغلاقاً تسويتُه سليمةٌ وإجماليُّه صفر، فاعرف أنّه أُنشئ من خارج الشاشة، وأنّ كلّ تقرير ورديّاتٍ يقرأ إجماليَّه سيراه صفراً.
✓
تحقّق قبل أن تمضي
افتح آخر ثلاثة مستندات إغلاقٍ عندك واقرأ عمود «الفرق». إن كان صفراً مطلقاً في الثلاثة فأحدٌ لم يعدّ الدرج. وإن كان فيه فرقٌ فابحث عن قيده في دفتر اليومية — فإن لم تجده فأنت تعرف الآن ما عليك أن تفعله كلَّ ليلة.
٣
فتح الوردية
المستند: «فتح وردية نقطة البيع» · POS-OPE
٨ دقائق تنفيذاً
الوردية ثلاثة مستنداتٍ لا واحد: فتحٌ وفواتيرُ وإغلاق. والفتح هو ما يُسجّل ما في الدرج قبل أوّل بيعة — وبلا هذا الرقم لا معنى لفرق الإغلاق، لأنّك لا تعرف بماذا بدأتَ.
نفّذها الآن
1
افتح «فتح وردية نقطة البيع» ⟵ جديد واختر إعداد الكاشيروالنظام يمنع فتح ورديتين لإعدادٍ واحدٍ في الوقت نفسه.
2
اكتب «تاريخ بداية الفترة» بالساعة الحقيقيّةفهو ما يُحدَّد به مدى الوردية، وكلُّ فاتورةٍ بعده تدخلها.
3
املأ «مبلغ الافتتاح» لكلّ طريقة دفعٍ لها درجوعندكم النقد وحده بخمسِمئة ريال — وهذا صحيح، فالبطاقة لا درج لها فتبدأ بصفر.
4
اعتمد المستند ثمّ افتح شاشة الكاشيرفالشاشة لا تعمل إلّا بوردية مفتوحة.
5
ولا تلغِ ورديةً بدل إغلاقهافالإلغاء يُبقي حالتها «مفتوح» في القائمة — وعندكم مستندٌ ملغى حالته «مفتوح» إلى الآن.
6
واقرأ «تاريخ انتهاء الفترة» بعد الإغلاقفهو يبقى فارغاً في مستند الفتح — والتاريخ الحقيقيّ في مستند الإغلاق لا فيه.
ورديّتا نظامكم — قراءةٌ مقارنة
الوردية الأولىملغاة
حالتها المعروضة«مفتوح»
تاريخ بدايتها٢٢ سبتمبر ٠٨:٠٠
الوردية الثانيةمعتمدة
حالتها«مغلق»
تاريخ بدايتها٢٩ سبتمبر ٠٨:٠٠
تاريخ انتهاء الفترة فيهافارغ
مبلغ افتتاح النقد٥٠٠
مبلغ افتتاح البطاقةلا سطر له
مستندٌ ملغى حالته «مفتوح»، ومستندٌ مغلقٌ تاريخُ انتهائه فارغ — والقائمة تعرض الحالة لا الحقيقة.
مستند الوردية
ما يحمله
ما لا يحمله
فتح الوردية
مبلغ الدرج قبل البيع · وقت البداية
إجمالي المبيعات · وقت النهاية
فاتورة نقطة البيع
الأصناف والدفع لكل مشترٍ
أيّ قيدٍ محاسبيٍّ قبل الدمج
إغلاق الوردية
تسوية كل طريقة دفعٍ والفرق
أيّ قيدٍ محاسبيٍّ للفرق
الفاتورة المدمَجة
القيد المحاسبيّ كاملاً
تفصيلَ كلِّ مشترٍ
أربعةُ مستنداتٍ لا يحمل أيٌّ منها الصورة كاملة — ومن يقرأ واحداً منها وحده يخرج بحكمٍ ناقص.
!
إلغاءُ ورديةٍ يُبقي حالتها «مفتوح» — فتظنّ أنّ كاشيراً ما زال يعمل
قياسٌ حقيقيّ: في نظامكم مستندُ فتحِ ورديةٍ ملغىً (المستند الأوّل، الثاني والعشرون من سبتمبر) وحالتُه المعروضة «مفتوح». والإلغاء لا يُصحّح الحالة. فمن يفتح قائمة الورديات ويصفّيها على «مفتوح» ليعرف من لم يُغلق درجه يجد ورديةً ملغاةً من قبل أسبوع، ويظنّ أنّ فرعاً نسي الإغلاق. وأخطرُ منه العكس: ورديّةٌ حقيقيّةٌ مفتوحةٌ تختفي بين الملغاة فلا يُلاحظها أحد. القاعدة: صفِّ الورديات على الحالة والتوثيق معاً — «مفتوح» مع «معتمد» هي الوردية الحقيقيّة وحدها.
✓
تحقّق قبل أن تمضي
صفِّ ورديّاتك على «مفتوح» واقرأ كم منها معتمدٌ فعلاً. ثمّ اقرأ تاريخ أقدمها — إن كان قبل اليوم فدرجٌ لم يُعدَّ.
٤
شاشة الكاشير وفاتورة نقطة البيع
المستند: «فاتورة نقطة بيع» · ACC-PSINV
١٣ دقيقة تنفيذاً
فاتورة نقطة البيع ليست فاتورة مبيعات. هي مستندٌ سريعٌ يُنشأ بضغطة، يخفض المخزون ويسجّل الدفع، ولا يدخل المحاسبة حتى تُدمَج. ولذلك تبيع مئة فاتورةٍ في اليوم ويبقى دفتر اليومية ساكناً — وهذا ليس عطلاً، هو التصميم.
نفّذها الآن
1
افتح شاشة الكاشير وأضف الأصنافوإن كان جدول «مجموعات الأصناف» في الإعداد فارغاً — وهو فارغٌ عندكم — رأى الكاشير أصنافك كلَّها بلا تصنيف.
2
اختر العميل النقديّ ولا تُنشئ عميلاً جديداًفالعميل النقديّ الواحد هو ما يجعل تقرير ذمَمك قابلاً للقراءة.
3
اضغط الدفع واختر الطريقة أو اقسمها بين طريقتينوعندكم فاتورتان: واحدةٌ نقداً بـ١٠٢٣٫٥ وأخرى بالبطاقة بـ٦٩٠.
4
اقرأ «مبلغ الباقي» قبل الإنهاءوهو صفرٌ في فواتيركم الأربع كلِّها — أي أنّ حالة إعطاء الفكّة لم تُجرَّب بعد، وهي التي تحتاج حساباً سترى أمرَه في الخطوة التالية.
5
أنهِ الفاتورة ثمّ اقرأ حالتها«مدفوع» تعني أُنشئت ولم تُدمَج · «مدمَجة» تعني دخلت المحاسبة في فاتورة مبيعات.
6
ولا تلغِ فاتورةً وتظنّ أنّها خرجت من التقاريرفالملغاة تبقى حالتها «مدفوع» في القائمة.
فواتير نقطة البيع الأربع — حالتها الحقيقيّة
الفاتورة الأولى١٠٢٣٫٥ · ملغاة
حالتها المعروضة«مدفوع»
الفاتورة الثانية٦٩٠ · ملغاة
حالتها المعروضة«مدفوع»
الفاتورة الثالثة١٠٢٣٫٥ · مدمَجة
الفاتورة الرابعة٦٩٠ · مدمَجة
مبلغ الباقي في الأربعصفر
المتبقّي على العميلصفر
العميل في الأربععميل نقديّ — المعرض
اثنتان ملغاتان وحالتُهما «مدفوع» — فمن يجمع «المدفوع» يجمع ٣٤٢٧ والحقيقة ١٧١٣٫٥، أي ضِعف المبيعات.
ما تقارنه
فاتورة نقطة البيع
فاتورة المبيعات
سرعة الإنشاء
ضغطةٌ واحدةٌ من الشاشة
شاشةٌ كاملةٌ بحقولها
أثرها في المخزون
فوريّ
فوريٌّ إن فُعّل تحديث المخزون
أثرها في المحاسبة
لا شيء حتى تُدمَج
فوريٌّ عند الاعتماد
العميل
نقديٌّ واحدٌ للفرع
عميلٌ مسجَّلٌ باسمه
الاستعمال الصحيح
بيعُ التجزئة في المعرض
البيع بالأجل والعقود
الفرق ليس في الشكل — هو في لحظة دخول المحاسبة. ومن لا يعرفه يظنّ مبيعات يومه ضائعة.
!
الفاتورة الملغاة تبقى حالتها «مدفوع» — فجمعُ الحالة يُضاعف مبيعاتك
قياسٌ حقيقيّ: في نظامكم أربعُ فواتير نقطة بيع. اثنتان ملغاتان (التوثيق = ملغى) وحالتُهما المعروضة «مدفوع»، واثنتان صحيحتان حالتُهما «مدمَجة». فلو صفّيتَ على «مدفوع» لجمعتَ ١٠٢٣٫٥ + ٦٩٠ = ١٧١٣٫٥ من فواتيرَ ملغاةٍ لا وجود لها محاسبيّاً، ولو جمعتَ الحالتين معاً لخرجت بـ٣٤٢٧ وهي ضِعف مبيعات الوردية الحقيقيّة. والنظام لا يُخطئ: هو يحفظ الحالة التي كانت لحظة الإلغاء. القاعدة: كلُّ تقرير مبيعاتٍ من فواتير نقطة البيع يُصفّى على التوثيق أوّلاً — معتمدٌ فقط — ثمّ على الحالة. والأسلم أن تُقرأ المبيعات من الفواتير المدمَجة لا من فواتير الكاشير.
✓
تحقّق قبل أن تمضي
صفِّ فواتير نقطة بيعك على «مدفوع» واقرأ كم منها ملغىً. ثمّ اجمع الفواتير المدمَجة للفترة نفسها — الفرق بين المجموعين هو ما كنتَ ستُبلّغه خطأً.
١
إعداد نقطة البيع
المستند: «إعداد نقطة البيع» · POS Profile
١٤ دقيقة تنفيذاً
شاشة الكاشير لا تفتح إلّا بوجود «إعداد نقطة البيع» ينطبق على المستخدم الذي يُسجّل الدخول. ولذلك يظنّ كثيرون أنّ الوحدة غير مشتراةٍ وهي مشتراةٌ ينقصها مستندٌ واحد. وأخطر حقلٍ فيه «المستودع»: اربط كاشير الفرع بالمستودع الرئيسيّ فتُخصَم كلُّ بيعةٍ من الرئيسيّ ولا يُكتشف إلّا في الجرد بعد شهور.
نفّذها الآن
1
افتح «إعداد نقطة البيع» ⟵ جديد وأنشئ واحداً لكل فرعولا تُنشئ إعداداً واحداً مشتركاً لفرعين — فالمستودع وقائمة الأسعار يختلفان.
2
اكتب «المستودع» مستودعَ ذلك الفرع لا المستودع الرئيسيّوهذا الحقل هو ما يخصم منه كلُّ صنفٍ يُبيعه الكاشير.
3
اختر «العميل» عميلاً نقديّاً واحداً للفرعولا تُنشئ عميلاً لكل مشترٍ — فتنتفخ قائمة عملائك بآلاف السجلّات ويصير تقرير أعمار الذمم بلا معنى.
4
اقرأ «ينطبق على المستخدمين» وأضف كاشيريكوعندكم مستخدمٌ واحدٌ فيه وهو مدير النظام — فلا كاشير حقيقيٌّ يستطيع فتح وردية. والجدولُ الفارغ يعني: الجميع.
وفعّل «التحقّق من المخزون عند الحفظ»وهو مطفأٌ عندكم و«تحديث المخزون» مفعَّل — أي أنّ البيع يخفض مخزونك ولا يتحقّق من توفّره، فيخرج رصيدٌ سالبٌ من شاشة الكاشير.
ثلاثةٌ من الخمسة تُكتشَف متأخّرةً جدّاً — ولذلك يُقرأ هذا المستند سطراً سطراً مرّةً واحدةً قبل أوّل بيعة.
!
«التحقّق من المخزون عند الحفظ» مطفأٌ و«تحديث المخزون» مفعَّل — فالكاشير يبيع ما ليس عندك
قياسٌ حقيقيّ: الحقلان في إعدادكم على هذه الحال. ومعناهما أنّ كلَّ فاتورة كاشيرٍ تخصم من المستودع فوراً، ولا يفحص النظام قبلها هل الرصيد يكفي. فيبيع الكاشير عشرة والرصيد ستّة فيصير الرصيد سالب أربعة، وتستمرّ الحركة لأنّ «السماح بالمخزون السالب» أو التقييم يقبله. وأوّلُ من يراه هو من يُخرج تقرير رصيد المخزون بعد أسابيع، ويكون التقييم قد اختلّ في كل حركةٍ تالية. القاعدة: فعّل التحقّق في كل إعداد كاشير — فتأخيرُ ثانيةٍ عند الحفظ أرخصُ من تصحيح شهرٍ من التقييم.
✓
تحقّق قبل أن تمضي
افتح إعدادات الكاشير عندك واقرأ «المستودع» في كلٍّ منها. هل هو مستودع ذلك الفرع فعلاً؟ ثمّ اقرأ «ينطبق على المستخدمين» — هل فيه كاشيرك أم مدير النظام وحده؟
٢
طرق الدفع وحساباتها
المستند: «طريقة الدفع» · Mode of Payment
١٢ دقيقة تنفيذاً
طريقة الدفع ليست تسميةً على شاشة الكاشير — هي الحساب الذي يذهب إليه مالك. وقائمة النظام الافتراضيّة جاءت من خارج السوق السعوديّ: خمسُ طرقٍ ولا «مدى» فيها، وهي أكثر ما يُدفع به في التجزئة عندنا.
نفّذها الآن
1
افتح «طريقة الدفع» واقرأ الخمسَ الموجودةنقد · بطاقة ائتمان · شيك · شيك مصرفي · حوالة بنكية. وكلُّها مفعَّلة، ولا واحدةَ منها اسمها مدى.
2
أنشئ طريقة دفعٍ لكلّ قناة تحصيلٍ لها إيداعٌ بنكيٌّ مستقلّمدى · فيزا وماستر · أبل باي · تحويل بنكيّ · تقسيط. فإن جُمعت في واحدةٍ استحالت تسوية الإيداعات ولم تُعرف عمولة أيّها.
3
اربط كلَّ طريقةٍ بحسابٍ وسيطٍ لا بالبنك مباشرةًحسابٌ اسمه «مدفوعات الشبكة تحت التحصيل» — لأنّ المال يدخل البنك بعد يومٍ أو ثلاثةٍ وبعد خصم العمولة، فلو قيّدتَه بنكاً لحظةَ البيع لم يُطابق كشفُك أبداً.
4
واقرأ اسم الطريقة واسم حسابها معاًفعندكم طريقةٌ اسمها «بطاقة ائتمان» وحسابها «شبكة المدفوعات — مدى». الاسم يقول شيئاً والحساب يقول آخر.
5
حدّد طريقةً افتراضيّةً واحدةً في «إعداد نقطة البيع»وهي النقد عندكم — وهذا صحيحٌ في المعرض.
6
وسمِّ الطرق بالعربيّة كما يراها الكاشيرفأسماء السجلّات إنجليزيّة، والترجمة هي ما يظهر على الشاشة — فاجعل الاثنين متّفقين.
طرق الدفع الخمس — وحساباتها كما قُرئت
نقدحساب النقد ✓
بطاقة ائتمانشبكة المدفوعات — مدى
شيك—
شيك مصرفي—
حوالة بنكية—
مدى كطريقة دفعلا وجود لها
محفظة رقميّةلا وجود لها
تقسيطلا وجود له
المفعَّلة منهاالخمس كلُّها
الحساب أُنشئ باسم مدى ولم تُنشأ الطريقة — فبقيت «بطاقة ائتمان» تقيّد في حساب مدى.
قناة التحصيل
طريقة الدفع الصحيحة
الحساب الوسيط
متى يدخل البنك
نقدٌ في الدرج
نقد
النقد
فوراً
مدى
مدى
مدفوعات الشبكة — مدى
يومٌ عمل
فيزا وماستر
بطاقة ائتمان
مدفوعات الشبكة — البطاقات
يومان أو ثلاثة
أبل باي
محفظة رقميّة
مدفوعات الشبكة — المحافظ
بحسب المزوّد
تحويل بنكيّ
حوالة بنكية
البنك مباشرةً
عند الإشعار
كلُّ سطرٍ له إيداعٌ مستقلٌّ في كشفك — ولذلك يحتاج طريقةً وحساباً مستقلّين. وجمعُها في واحدةٍ هو أكثر ما يُفسد تسوية التجزئة.
!
اسم طريقة الدفع وحسابها لا يتطابقان — والتقرير يقرأ الاسم لا الحساب
قياسٌ حقيقيّ: قيد الفاتورة المدمَجة في نظامكم قيّد ٦٩٠ ريالاً في حساب «شبكة المدفوعات — مدى»، والطريقة التي اختارها الكاشير اسمها «بطاقة ائتمان». فالحساب صحيحٌ محاسبيّاً والاسم مضلّلٌ تشغيليّاً: من يُخرج تقرير المبيعات بطريقة الدفع يرى «بطاقة ائتمان» ٦٩٠، ومن يُخرج ميزان المراجعة يرى مدى ٦٩٠ — فيظنّ أنّهما تحصيلان مختلفان. وإن أضفتَ لاحقاً طريقةً باسم مدى صارت عندك قناتان تقيّدان في حسابٍ واحدٍ ولا تُفرَّقان. القاعدة: سمِّ الطريقة باسم القناة، واربطها بحسابٍ يحمل الاسم نفسه، وراجع الاثنين معاً لا أحدهما.
؟
وهنا أخطأتُ أنا
في دورةٍ سابقة أوصيتُ بإنشاء حسابٍ وسيطٍ لمدفوعات الشبكة، ونُفِّذت التوصية فأُنشئ الحساب باسم مدى — ولم أُتابع أنّ طريقة الدفع لم تُنشأ معه. فبقيت الطريقة القديمة مربوطةً بالحساب الجديد. والدرس أنّ التوصية لا تكتمل بإنشاء الحساب: الحساب والطريقة والتقرير ثلاثةٌ تُراجَع معاً، ومن يُنفّذ نصف التوصية يخرج بحالةٍ أشدّ إرباكاً من قبلها.
✓
تحقّق قبل أن تمضي
أخرج تقرير المبيعات بطريقة الدفع لشهرٍ واحد، ثمّ أخرج أرصدة حسابات التحصيل للشهر نفسه. هل كلُّ طريقةٍ تُقابل حساباً يحمل اسمها؟ كلُّ عدمِ تطابقٍ هو إيداعٌ لن تستطيع تسويته.
تحقّقلا تمضِ إلى الخطوة التالية قبل أن تُجيب
الكاشير سجّل دخوله ولا يجد شاشة نقطة البيع. ما السبب الأرجح؟
✔ لا إعدادَ ينطبق عليه. فالشاشة لا تفتح إلّا بإعدادٍ اسمُه في «ينطبق على المستخدمين» — أو جدولٍ فارغٍ يعني الجميع. وفي إعدادكم مستخدمٌ واحدٌ هو مدير النظام.
✔ في الجرد. فكلُّ بيعةٍ تُخصَم من المستودع المكتوب في الإعداد بلا أيّ تحذير، فينقص الرئيسيّ ويبقى مخزون الفرع كما هو دفتريّاً.
تحقّقلا تمضِ إلى الخطوة التالية قبل أن تُجيب
لماذا لا تكفي طريقةُ دفعٍ واحدةٌ اسمها «بطاقة ائتمان» لمدى والفيزا؟
✔ لأنّ الإيداع والعمولة مختلفان. فجمعُهما في واحدةٍ يجعل تسوية كشف البنك مستحيلةً ولا تُعرف عمولة أيّهما. والصحيح: طريقةُ دفعٍ لكلّ قناةِ تحصيلٍ لها إيداعٌ مستقلّ.
تحقّقلا تمضِ إلى الخطوة التالية قبل أن تُجيب
فاتورة نقطة بيعٍ ملغاةٌ وحالتها المعروضة «مدفوع». ما خطرها؟
✔ يجمعها في مبيعاته. وفي نظامكم فاتورتان كذلك بمجموع ١٧١٣٫٥ — فجمعُ «المدفوع» مع «المدمَجة» يُخرج ٣٤٢٧، أي ضِعف مبيعات الوردية. والتصفية تكون على التوثيق أوّلاً.
تحقّقلا تمضِ إلى الخطوة التالية قبل أن تُجيب
إجمالي فاتورةٍ ١٧١٣٫٥ وقُرِّب إلى ١٧١٤. من يحمل نصفَ الريال؟
✔ نتيجتك. فالقيد يُظهر الشطب مديناً بنصف ريالٍ والتقريب دائناً بنصفه — أي أنّه خرج من ربحك لا من ذمّة عميلك. وفي ألف فاتورةٍ شهريّاً يصير رقماً يُقرأ.
تحقّقلا تمضِ إلى الخطوة التالية قبل أن تُجيب
عدّدتَ الدرج فكان ١٥٢٠ والمتوقَّع ١٥٢٣٫٥. ماذا يفعل النظام بالفرق؟
✔ يسجّله ولا يقيّده. بحثنا في دفتر اليومية عن ٣٫٥ مديناً ودائناً فلم نجد شيئاً، ولا قيدَ لمستند الإغلاق أصلاً. فنقدك الدفتريّ يبقى أكثر من نقدك الحقيقيّ حتى تُسجّل القيد بنفسك.
تحقّقلا تمضِ إلى الخطوة التالية قبل أن تُجيب
باع الكاشير ألف ريالٍ ودفتر اليومية ساكن. هل هذا عطل؟
✔ ليس عطلاً بل تصميماً. لكنّ المخزون يكون قد نقص فعلاً، فيصير عندك مخزونٌ نقص وإيرادٌ لم يُقيَّد — ولذلك الدمجُ خطوةٌ يوميّةٌ لا أسبوعيّة.
تحقّقلا تمضِ إلى الخطوة التالية قبل أن تُجيب
إعداد كاشيرك مربوطٌ بقائمة الأسعار العامّة نفسها. ما أثر ذلك؟
✔ يمسّ القناتين معاً. فخصمُ سعرٍ لعميل جملةٍ ينزل عند الكاشير في المعرض بلا رسالة. والصحيح: قائمةُ أسعارٍ لكلّ قناة بيع، وإعدادُ كلِّ كاشيرٍ مربوطٌ بقائمة قناته.
أتممتَ رحلة وحدة نقاط البيع 🎉
ثمانيةُ مستنداتٍ من إعداد الكاشير إلى القيد المحاسبيّ. وأهمّ ثلاث عاداتٍ تخرج بها: طريقةُ دفعٍ لكلّ قناةِ تحصيلٍ لها إيداعٌ مستقلّ — وأوّلها مدى، فبلا ذلك لا تُسوّى إيداعاتك أبداً؛ واقرأ فرق الدرج بنفسك كلَّ ليلة — فالنظام يُسجّله ولا يُقيّده، فمن لا يقرؤه لا يعلم بالنقص؛ وأغلق كلَّ وردية — فوردياتٌ مفتوحةٌ تُراكم فواتيرَ غيرَ مدمَجةٍ لا تظهر في تقارير مبيعاتك.