قياسٌ حقيقيّ: فاتورةُ نقطة البيع لا تُنشئ قيداً محاسبيّاً قبل الدمج — وهذا تصميمٌ لا عطل. لكنّ أثره أنّ من لا يدمج يبيع ألفاً ويرى دفتر يوميّته ساكناً: لا إيراد، ولا ضريبة مستحقّة، ولا تكلفة مبيعات، ولا نقدٌ مقيَّد. ثمّ يأتي إقرار الضريبة فيخرج ناقصاً بمبيعاتِ كلِّ وردياتٍ لم تُدمَج. وأخطرُ منه أنّ المخزون يكون قد نقص فعلاً لأنّ فاتورة الكاشير تخفضه فوراً — فيصير عندك مخزونٌ نقص وإيرادٌ لم يُقيَّد، وهو أسوأ اختلالٍ يمكن أن يحدث في دفاترك. القاعدة: الدمجُ خطوةٌ يوميّةٌ لا أسبوعيّة، وصفِّ فواتير نقطة البيع على «مدفوع» كلَّ صباحٍ — ما وجدتَه فيها غيرَ ملغىً هو مبيعاتٌ لم تدخل المحاسبة.

قياسٌ حقيقيّ: إعداد كاشيركم مربوطٌ بقائمة «الأسعار القياسية»، وهي القائمة العامّة نفسها. فلو خفّضتَ سعر صنفٍ لعميل جملةٍ في هذه القائمة انخفض عند الكاشير في المعرض في اللحظة نفسها، ولو رفعتَ سعر التجزئة ارتفع على عملاء الجملة. ولا رسالةَ تُنبّهك أنّ القائمة مشتركة. والأثر لا يُكتشَف من الشاشة بل من هامشٍ ينزل شهراً بعد شهر. القاعدة: قائمةُ أسعارٍ لكلّ قناة بيع — تجزئةٌ وجملةٌ ومشاريع — واربط كلَّ إعداد كاشيرٍ بقائمة قناته، ثمّ اجعل التغييرات في القائمة لا في الفاتورة.

قياسٌ حقيقيّ: الحقل فارغٌ في إعدادكم، ومبلغُ الباقي صفرٌ في فواتيركم الأربع كلِّها — أي أنّ الحالة لم تُجرَّب بعد. وهي في المعرض تحدث كلَّ يوم: مشترٍ يدفع مئتين لفاتورة ١٨٧٫٢٥. والنظام يحتاج حساباً يقيّد فيه ما تُخرجه من الدرج فكّةً، وبغيره تُرفَض الفاتورة أو يُقيَّد الفرق في مكانٍ لا تتوقّعه. القاعدة: املأ الحقل قبل أوّل يومِ عملٍ حقيقيّ — لا بعد أن يقف الصفّ عند الكاشير.

قياسٌ حقيقيّ: اعتمدنا مستند إغلاقٍ فرقُه سالب ٣٫٥ ريالاً، ثمّ فتشنا دفتر اليومية عن قيدٍ بـ٣٫٥ مديناً أو دائناً في كامل النظام فلم نجد ولا سطراً واحداً، ولا قيدَ للمستند نفسه أصلاً. ومعنى ذلك أنّ حساب النقد في ميزانيتكم يقول ١٥٢٣٫٥ والدرج فيه ١٥٢٠، والفرق لا يظهر في قائمة الدخل ولا في الميزانية ولا في أيّ تقرير. وثلاثةٌ ونصفٌ في اليوم صارت ألفاً وثلاثِمئةٍ في السنة، وفي عشرة فروعٍ ثلاثةَ عشرَ ألفاً — كلُّها خارج الدفاتر. ولا رسالةَ ولا تحذير. القاعدة: اجعل قيد عجز الصندوق خطوةً ثابتةً في إقفال كل وردية، أو اطلب من مورّد النظام أن يُنشئه مستند الإغلاق تلقائيّاً.

قياسٌ حقيقيّ: في نظامكم مستندُ فتحِ ورديةٍ ملغىً (المستند الأوّل، الثاني والعشرون من سبتمبر) وحالتُه المعروضة «مفتوح». والإلغاء لا يُصحّح الحالة. فمن يفتح قائمة الورديات ويصفّيها على «مفتوح» ليعرف من لم يُغلق درجه يجد ورديةً ملغاةً من قبل أسبوع، ويظنّ أنّ فرعاً نسي الإغلاق. وأخطرُ منه العكس: ورديّةٌ حقيقيّةٌ مفتوحةٌ تختفي بين الملغاة فلا يُلاحظها أحد. القاعدة: صفِّ الورديات على الحالة والتوثيق معاً — «مفتوح» مع «معتمد» هي الوردية الحقيقيّة وحدها.

قياسٌ حقيقيّ: في نظامكم أربعُ فواتير نقطة بيع. اثنتان ملغاتان (التوثيق = ملغى) وحالتُهما المعروضة «مدفوع»، واثنتان صحيحتان حالتُهما «مدمَجة». فلو صفّيتَ على «مدفوع» لجمعتَ ١٠٢٣٫٥ + ٦٩٠ = ١٧١٣٫٥ من فواتيرَ ملغاةٍ لا وجود لها محاسبيّاً، ولو جمعتَ الحالتين معاً لخرجت بـ٣٤٢٧ وهي ضِعف مبيعات الوردية الحقيقيّة. والنظام لا يُخطئ: هو يحفظ الحالة التي كانت لحظة الإلغاء. القاعدة: كلُّ تقرير مبيعاتٍ من فواتير نقطة البيع يُصفّى على التوثيق أوّلاً — معتمدٌ فقط — ثمّ على الحالة. والأسلم أن تُقرأ المبيعات من الفواتير المدمَجة لا من فواتير الكاشير.

قياسٌ حقيقيّ: الحقلان في إعدادكم على هذه الحال. ومعناهما أنّ كلَّ فاتورة كاشيرٍ تخصم من المستودع فوراً، ولا يفحص النظام قبلها هل الرصيد يكفي. فيبيع الكاشير عشرة والرصيد ستّة فيصير الرصيد سالب أربعة، وتستمرّ الحركة لأنّ «السماح بالمخزون السالب» أو التقييم يقبله. وأوّلُ من يراه هو من يُخرج تقرير رصيد المخزون بعد أسابيع، ويكون التقييم قد اختلّ في كل حركةٍ تالية. القاعدة: فعّل التحقّق في كل إعداد كاشير — فتأخيرُ ثانيةٍ عند الحفظ أرخصُ من تصحيح شهرٍ من التقييم.

قياسٌ حقيقيّ: قيد الفاتورة المدمَجة في نظامكم قيّد ٦٩٠ ريالاً في حساب «شبكة المدفوعات — مدى»، والطريقة التي اختارها الكاشير اسمها «بطاقة ائتمان». فالحساب صحيحٌ محاسبيّاً والاسم مضلّلٌ تشغيليّاً: من يُخرج تقرير المبيعات بطريقة الدفع يرى «بطاقة ائتمان» ٦٩٠، ومن يُخرج ميزان المراجعة يرى مدى ٦٩٠ — فيظنّ أنّهما تحصيلان مختلفان. وإن أضفتَ لاحقاً طريقةً باسم مدى صارت عندك قناتان تقيّدان في حسابٍ واحدٍ ولا تُفرَّقان. القاعدة: سمِّ الطريقة باسم القناة، واربطها بحسابٍ يحمل الاسم نفسه، وراجع الاثنين معاً لا أحدهما.