نقاط البيع والكاشير
هذه الوحدة الوحيدة في النظام التي لا تُفتح شاشتها أصلاً حتى تُعدّها. ولذلك يظنّ كثيرون أنّ نقاط البيع «غير مفعّلة» عندهم — وهي مفعّلة، ينقصها مستند واحد اسمه «إعداد نقطة البيع». وفي نظامنا الآن: صفر إعداد، وصفر وردية، وصفر فاتورة نقطة بيع.
قبل أن تبدأ
الكاشير ليس محاسباً ولن يصير محاسباً. وكل خانة تفتحها له في «إعداد نقطة البيع» هي قرار: إمّا أن تُسرّع بيعه، وإمّا أن تفتح باباً لا يُغلق. ولذلك هذه الدورة تدور حول ما تمنعه أكثر ممّا تدور حول ما تُفعّله.
ما تتعلّمه
الحقول السبعة الإلزامية، والخانات العشر وأثر كلٍّ منها، وطرق الدفع في السوق السعودي، والوردية من الفتح إلى الإغلاق، والفرق بين فاتورة نقطة البيع وفاتورة المبيعات، والتسعير والخصم.
كيف بُنيت
كل اسم حقل وكل قيمة افتراضية مقروءة من تعريف الشاشات في نظام حيّ — لا من كتاب ولا من ترجمة.
بعدها
اختبار من مئة درجة · ومُهيّئ الشجرة لحسابات النقد والشبكة قبل أن تبدأ.
الدرس الأوّل · «إعداد نقطة البيع» — المستند الذي يفتح الشاشة
المسار: المبيعات ← «إعداد نقطة البيع» ← إنشاء
شاشة الكاشير لا تفتح إلّا إذا وُجد «إعداد نقطة البيع» ينطبق على المستخدم الذي يحاول فتحها. وفي نظامنا صفر إعداد — فالشاشة مغلقة على الجميع، ويظنّ الناس أنّ الوحدة غير مشتراة.
الحقول السبعة الإلزامية
| الحقل | ماذا تضع فيه |
|---|---|
| «الشركة» | منشأتك |
| «المستودع» | مستودع الفرع الذي يبيع منه هذا الكاشير — لا المستودع الرئيسيّ. وهذا أخطر حقل في الشاشة |
| «طرق الدفع» | جدول — صفّ لكل طريقة تقبلها في هذا الفرع |
| «العملة» | الريال |
| «حساب الشطب» | حساب مصروف تذهب إليه فروق التقريب الصغيرة |
| «مركز تكلفة الشطب» | مركز تكلفة الفرع |
| «حدّ الشطب» | افتراضه ١ — أي أنّ فرقاً حتى ريال واحد يُشطب تلقائياً |
لو ربطتَ كاشير الفرع الشمالي بالمستودع الرئيسيّ، فكل بيعة تخصم من رصيد المستودع الرئيسيّ لا من رصيد الفرع. فيظهر الفرع ممتلئاً وهو فارغ، ويظهر الرئيسيّ فارغاً وهو ممتلئ. ولا يكتشف أحد ذلك إلّا في الجرد — بعد شهور.
القاعدة: إعداد نقطة بيع مستقلّ لكل فرع، بمستودعه ومركز تكلفته.
«حدّ الشطب» — الرقم الذي يُترك على افتراضه ويكلّف
حين يدفع العميل ٩٩٫٥٠ عن فاتورة ١٠٠ ريال، يُشطب نصف ريال تلقائياً ما دام أقلّ من الحدّ. وهذا مريح في التجزئة. لكنّ الحدّ الكبير يعني أنّ الكاشير يستطيع «إنهاء» أيّ فاتورة بنقص، والنظام يبتلعه بلا سؤال.
اجعله بقيمة أصغر فئة نقدية تتعامل بها فعلاً — لا أكثر.
الدرس الثاني · الخانات العشر — ما تفتحه للكاشير وما تُغلقه
المسار: المبيعات ← «إعداد نقطة البيع» ← قسم الخيارات
| الخانة | الافتراض | ماذا تعني — ومتى تُغيّرها |
|---|---|---|
| «تحديث المخزون» | مفعّلة | كل بيعة تخصم من المخزون فوراً. اتركها مفعّلة — تعطيلها يجعل المبيعات تُسجَّل والمخزون لا ينقص، فيصير الرصيد وهماً |
| «التحقّق من المخزون عند الحفظ» | معطَّلة | تفعيلها يمنع بيع صنف بلا رصيد. فعّلها إن كان لديك انضباط استلام؛ واتركها معطّلة إن كان الاستلام يتأخّر عن البيع — وإلّا توقّف الكاشير |
| «السماح للمستخدم بتعديل السعر» | معطَّلة | اتركها معطّلة. فتحها يعني أنّ السعر قرار الكاشير لا قرارك، ولا أثر يُراجَع |
| «السماح للمستخدم بتعديل الخصم» | معطَّلة | اتركها معطّلة، واستعمل «قاعدة التسعير» للخصم المصرَّح به. الخصم المفتوح للكاشير أشهر باب تسرّب في التجزئة |
| «تجاهل قاعدة التسعير» | معطَّلة | اتركها كما هي — تفعيلها يُبطل عروضك وخصوماتك المبرمجة |
| «إخفاء الأصناف غير المتوفرة» | معطَّلة | فعّلها في فرع صغير حتى لا يعرض الكاشير ما ليس عنده ويعد العميل بما لا يجده |
| «إخفاء الصور» | معطَّلة | فعّلها إن كان الإنترنت بطيئاً في الفرع — الصور أبطأ ما في الشاشة |
| «الإضافة التلقائية للصنف المُرشَّح إلى السلّة» | معطَّلة | فعّلها مع الباركود: يمسح الكاشير فيدخل الصنف مباشرة بلا نقرة |
| «تعطيل الإجمالي المقرَّب» | معطَّلة | اتركها — التقريب يريح النقد |
| «معطّل» | معطَّلة | تُستعمل لإيقاف نقطة بيع مؤقتاً بدل حذفها |
الخانتان «السماح بتعديل السعر» و«السماح بتعديل الخصم» معطَّلتان افتراضاً — والافتراض هنا صحيح، فلا تعبث به. وإن احتجتَ استثناء لمدير الفرع، فأنشئ له «إعداد نقطة بيع» ثانياً باسمه، واترك إعداد الكاشير مقفلاً. الصلاحية تُعطى للشخص لا تُفتح للجميع.
«ينطبق على المستخدمين»
جدول تحدّد فيه من يستطيع فتح هذه النقطة. واتركه فارغاً يعني: الجميع. وهذا ما يجعل كاشير فرع يفتح نقطة فرع آخر بلا أن يمنعه شيء.
الدرس الثالث · طرق الدفع — واكتشاف يخصّ السوق السعودي
المسار: الإعدادات ← «طريقة الدفع»
طرق الدفع في نظامنا خمس، وهذه أسماؤها كما هي:
| الطريقة | النوع |
|---|---|
| Cash — «نقد» | نقد |
| Credit Card — «بطاقة ائتمان» | بنك |
| Cheque — «شيك» | بنك |
| Bank Draft — «مسودة بنكية» | بنك |
| Wire Transfer — «حوالة بنكية» | بنك |
القائمة الافتراضية جاءت من خارج السوق السعودي. ومدى — وهي أكثر ما يُدفع به في التجزئة عندنا — ليست فيها. ولا Apple Pay ولا STC Pay ولا تابي وتمارا.
والأثر ليس تسميةً: كل تحصيلات الشبكة ستُجمع في «بطاقة ائتمان» واحدة، فلا تستطيع مطابقة إيداع مدى مع إيداع الفيزا، ولا تعرف عمولة أيّهما. أنشئ طريقة دفع لكل قناة تحصيل لها إيداع بنكيّ مستقلّ.
لماذا لكل طريقة حساب
كل صفّ في جدول «طرق الدفع» داخل إعداد نقطة البيع يحمل حسابه. والنقد يذهب لحساب الصندوق، والشبكة تذهب لحساب وسيط لا للبنك مباشرة.
ما يُقرأ على جهاز الشبكة اليوم يصل البنك بعد يوم أو اثنين، وبعد خصم العمولة. فإن أرسلتَ مدفوعات الشبكة إلى حساب البنك مباشرة، لن يتطابق كشفك أبداً.
والصحيح: حساب أصل متداول باسم «مدفوعات الشبكة تحت التحصيل». يُقيَّد فيه البيع يوم وقوعه، ويُفرَّغ يوم وصول الإيداع، والفرق هو العمولة ويُقيَّد مصروفاً.
الدرس الرابع · الوردية — من الفتح إلى الإغلاق
دورة الكاشير ثلاثة مستندات لا واحد:
- «فتح وردية نقطة البيع» — ستّة حقول إلزامية: «تاريخ بداية الفترة» · «تاريخ الترحيل» · «الشركة» · «إعداد نقطة البيع» · «أمين الصندوق» · «تفاصيل الرصيد الافتتاحي». والأخير هو ما يُعدّه الكاشير في الدرج قبل أن يبيع.
- «فاتورة نقطة بيع» — كل بيعة. تُنشأ من شاشة الكاشير لا من شاشة الفواتير.
- «إغلاق وردية نقطة البيع» — ثمانية حقول إلزامية، وفيه المقارنة الحاسمة: «المبلغ المتوقع» مقابل «مبلغ الإغلاق»، و«الفرق» بينهما.
«الفرق» في مستند الإغلاق هو مقياس انضباط الكاشير. وفرق يتكرّر بالسالب عند شخص بعينه ليس صدفة. وفرق يساوي صفراً كل يوم بالضبط ليس انضباطاً — هو غالباً أنّ أحداً يكتب المبلغ المتوقع في خانة الإغلاق بدل أن يعدّ الدرج.
فاقرأ هذا الحقل أسبوعياً بحسب الكاشير — لا بحسب الفرع.
«دمج فواتير المبيعات»
فواتير نقطة البيع تُدمج في فاتورة مبيعات واحدة بمستند «سجل دمج فواتير نقطة البيع». وهذا ما يمنع امتلاء دفتر الأستاذ بآلاف القيود اليومية الصغيرة.
المبيعات ← «سجل دمج فواتير نقطة البيع»
الدرس الخامس · فاتورة نقطة البيع مقابل فاتورة المبيعات
في النظام مستندان مختلفان، والخلط بينهما يُنتج عملاء وهميين ومخزوناً كاذباً.
| الوجه | «فاتورة نقطة بيع» | «فاتورة المبيعات» |
|---|---|---|
| من أين تُنشأ | شاشة الكاشير | شاشة الفواتير |
| الدفع | فوريّ دائماً | نقداً أو بالأجل |
| العميل | «العميل الافتراضي» غالباً — عميل نقديّ واحد | عميل باسمه وسجلّه |
| القيد المحاسبيّ | يُجمَع بالدمج آخر اليوم | قيد لكل فاتورة |
| متى تستعملها | بيع سريع بلا متابعة لاحقة | عميل سيعود · بيع بالأجل · فاتورة ضريبية باسم منشأة |
من فتح سجلّ عميل لكل من اشترى منه مرّة، تضخّمت عنده قائمة عملاء بأسماء بلا عنوان ولا جهة اتصال، وصار تقرير «العملاء غير النشطين» بلا معنى لأنّ معظمهم لم يكن عميلاً قطّ.
الصحيح: «العميل الافتراضي» واحد لنقاط البيع — واسمه مثل «عميل نقديّ». وسجلّ عميل مستقلّ فقط لمن يشتري بالأجل، أو يطلب فاتورة ضريبية باسم منشأته، أو يدخل برنامج ولاء.
الفاتورة الضريبية المبسّطة في التجزئة لها متطلّبات نظامية تخصّ هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وهذه الدورة تشرح استخدام النظام ولا تُغني عن مراجعة متطلّبات الهيئة مع مختصّ.
الدرس السادس · التسعير والخصم والولاء
قائمة الأسعار — وما ينقص عندنا
في نظامنا قائمتا أسعار فقط: واحدة للشراء وواحدة للبيع، و٣٩ سعر صنف مسجَّلاً. ولا قائمة أسعار مستقلّة للتجزئة.
إن كان سعر الفرع يختلف عن سعر الجملة، أو سعر المطار يختلف عن سعر المدينة — فهذه قائمة أسعار مستقلّة تُربط بإعداد نقطة البيع في حقل «قائمة أسعار البيع». ومن حاول حلّ ذلك بتعديل السعر يدوياً في الكاشير فقد السيطرة على تسعيره.
«قاعدة التسعير» — الخصم المنضبط
وفي نظامنا صفر قاعدة تسعير. وهي الأداة التي تُبرمج بها: خصم ١٠٪ على صنف بعينه، أو سعر خاصّ لمجموعة عملاء، أو عرض «اشترِ اثنين».
وهي البديل الصحيح عن فتح «السماح للمستخدم بتعديل الخصم»: القاعدة تُطبَّق تلقائياً ولها تاريخ بداية ونهاية وأثر يُراجَع، والخصم اليدويّ لا شيء من ذلك.
المبيعات ← «قاعدة التسعير»
«برنامج الولاء»
صفر برنامج في نظامنا. ويُربط بإعداد نقطة البيع فيجمع العميل نقاطاً يصرفها لاحقاً. ولا يُبنى إلّا بعد أن يستقرّ البيع — فبرنامج ولاء على بيانات عملاء غير مضبوطة يُنتج نقاطاً لأشخاص لا تعرفهم.
ما القياس في نظامنا
| المستند | العدد |
|---|---|
| «إعداد نقطة البيع» | صفر |
| «فتح وردية نقطة البيع» · «إغلاق وردية نقطة البيع» | صفر لكلٍّ |
| «فاتورة نقطة بيع» | صفر |
| فواتير مبيعات بوضع نقطة بيع | ١ |
| «طريقة الدفع» | ٥ — كلّها بأسماء إنجليزية وبلا مدى |
| «قائمة الأسعار» | ٢ |
| «قاعدة التسعير» · «برنامج الولاء» | صفر لكلٍّ |
الفاتورة الواحدة بوضع نقطة البيع أُنشئت من شاشة الفواتير العادية لا من شاشة الكاشير — وهي علامة على أنّ أحداً جرّب الوضع ولم يُكمل الإعداد.
خطّة أسبوع لتشغيل أوّل كاشير
- اليوم الأوّل: أنشئ طرق الدفع التي تقبلها فعلاً — مدى · نقد · فيزا · محفظة، لكلٍّ حسابها. وافتح حساب «مدفوعات الشبكة تحت التحصيل».
- اليوم الثاني: أنشئ «إعداد نقطة البيع» للفرع: مستودعه ومركز تكلفته وطرق دفعه. واملأ «ينطبق على المستخدمين» بكاشيري هذا الفرع وحدهم.
- اليوم الثالث: أنشئ «العميل الافتراضي» النقديّ، واتركه واحداً.
- اليوم الرابع: افتح وردية تجريبية، بِع صنفاً واحداً، أغلق الوردية، واقرأ «الفرق». لا تُشغّل فرعاً قبل أن تُغلق وردية واحدة بنجاح.
- الأسبوع الثاني: أضف «قاعدة التسعير» لخصوماتك بدل فتح الخصم اليدويّ.
هذه الدورة مادّة تعليمية عن استخدام النظام. ومتطلّبات الفوترة الإلكترونية ومواصفات الفاتورة المبسّطة مسائل نظامية تُراجَع مع مختصّ.
⚠ درس الأعطال · رسائل هذه الوحدة بحرفها
ما تقرأه هنا ليس أمثلةً مؤلَّفة: كل رسالة أُخرجت من النظام بمحاولةٍ مقصودة ونُقلت بحرفها. اقرأها مرّةً الآن، توفّر عليك ساعةً حين تظهر لك في شاشة.
الرسالة: «طرق الدفع إلزامية. الرجاء إضافة طريقة دفع واحدة على الأقل.»
معناها: الكاشير يُقفل الفاتورة بطريقة دفع، فالإعداد الذي لا يحمل واحدة يفتح شاشةً لا تُتمّ بيعاً. ولكل طريقة حسابٌ ينزل فيه النقد.
الإصلاح: أضف طرقك الفعلية: نقد ومدى وفيزا ومحفظة، كلٌّ بحسابه. وإلّا ظهر الخلل في التسوية البنكية آخر الشهر.
الرسالة: «الملف الشخصي لنقاط البيع … لا ينتمي إلى الشركة …»
معناها: الرسالة تسمّي الطرفين. وفي المنشآت متعدّدة الشركات هذا أكثر أعطال أوّل يوم: إعداد واحد يُستعمل في شركتين.
الإصلاح: لكل شركة إعدادها، ولكل فرع مستودعه داخل ذلك الإعداد.
الرسالة: «يجب أن يكون قيد فتح نقطة البيع المحدَّد مفتوحاً.»
معناها: الوردية دورةٌ لها بابان، والنظام يمنع إغلاق باب مغلق — لئلّا تُحسب حصيلة اليوم ضعفين.
الإصلاح: افتح وردية جديدة لكل يوم وأغلقها مرّة واحدة. وراجع مستند الإغلاق قبل الاعتماد.
الرسالة: «لا يوجد إعداد لنقاط البيع. الرجاء إنشاء إعداد نقاط بيع أوّلاً»
معناها: بلا إعداد لا تفتح الشاشة، فيظنّ الفريق أنّ الوحدة غير مشتراة.
الإصلاح: أنشئ الإعداد أوّلاً. وهذه الرسالة كانت تظهر بالإنجليزية في نظامنا حتى عُرِّبت.
كل رسالة تحقّق في النظام تنتمي إلى واحدة من أربع عائلات: حقلٌ إلزاميّ ناقص · جدولُ سطورٍ فارغ · حقلٌ مرتبط بقيمة غير موجودة · مدى تواريخٍ مقلوب. حدّد العائلة أوّلاً فهي تدلّك على مكان الإصلاح قبل أن تقرأ تفصيل الرسالة. وعائلة خامسة ليست عطلاً أصلاً: رسالة نصفها إنجليزيّ — يحدث ذلك حين يحقن النظام اسم الحقل في قالب مترجَم بقيمته الخام، فلا تبحث في بياناتك عن سببها.
الرسالة نعمة — تقول لك أين توقّفت. أمّا الحالة التي تُكلّف حقّاً فهي التي يُحفظ فيها المستند بنجاح ويخرج الرقم صفراً بلا كلمة واحدة. فبعد كل عملية لا تقرأ حالة المستند وحدها، اقرأ الرقم الذي كان المقصود منها.
وامتحن نفسك: اختبار هذه الوحدة فيه ثلاثة أسئلة مبنيّة على هذه الرسائل بعينها.
انتهت الدورة · ماذا بعد؟
نحن هنا لمساعدتك
فريق عمل داخل السعودية — يرد خلال ساعات العمل، من السبت إلى الخميس 9 صباحًا حتى 11 مساءً.
