بطاقةُ الصنفِ عندنا خمسةُ حقولٍ صفرٌ في الأصنافِ الأربعةِ والعشرين جميعاً: «الوزن لكل وحدة» · «مدة الصلاحية بالأيام» · «مخزون الأمان» · «مدّة التوريد» · «أقل كمية للطلب». ولا واحدٌ منها يمنع بيعاً ولا تسليماً — فالعملُ يجري يوميّاً بلا شكوى. ولكنّه يعني: بلا وزنٍ لا تُحسَب أجرةُ شحنٍ في النظامِ أصلاً (وقواعدُ الشحنِ صفرٌ أيضاً) · وبلا مخزونِ أمانٍ لا تُولَّد مطالبةُ موادٍّ تلقائيّةً (وحدودُ إعادةِ الطلبِ صفر) · وبلا مدّةِ توريدٍ لا يُعرف متى تُطلَب · وبلا صلاحيّةٍ لا يُنبَّه على انتهاء. فالقطاعُ يعمل باليدِ ويبدو أنّه يعمل بالنظام.

حقلُ «وحدة قياس المبيعات الافتراضية» فارغٌ في الأصنافِ كلِّها، و«السماح بتحرير كمية وحدة المخزون في المبيعات» مطفأ. ومعناه أنّ كلَّ بيعٍ يجري بوحدةِ المخزونِ نفسِها: من يشتري بالكرتونِ ويبيع بالحبّةِ لا يستطيع التعبيرَ عن ذلك في النظام فيكتب العددَ يداً ويحسب السعرَ يداً — وهنا يسكن خطأُ القطاعِ الأشهر. ولا رسالةَ ولا تحذير: الحقلُ الفارغُ يعني «الوحدةُ نفسُها»، فالنظامُ يراه قراراً وهو نسيان.

سطرُ الرصيدِ يحمل: «الكمية الفعلية» وهي ما في الرفِّ الآن · «الكمية المحجوزة» وهي ما وُعِد به عملاءُ آخرون · «الكمية المطلوبة» وهي ما في أوامرِ الشراءِ ولم يَصِل · و«الكمية المتوقعة» وهي الحاصلُ. فمن وعد عميلاً بناءً على الفعليّةِ وحدَها وعد بما قد يكون محجوزاً لغيره. والنظامُ لا يمنعه: «السماح بالقيم السالبة للمخزون» مطفأٌ فيمنع الصرفَ عند التسليمِ لا عند الوعد. فالرفضُ يأتي متأخّراً — في لحظةِ اعتمادِ إشعارِ التسليمِ أمامَ العميل.

في إعداداتِ المخزونِ حقلٌ مفعَّل: «إدراج سعر الصنف تلقائيًا في حالة فقدانه». ومعناه أنّ كلَّ سعرٍ تكتبه بيدك في فاتورةٍ لصنفٍ لا سعرَ له يُكتَب في قائمةِ الأسعارِ ويصير السعرَ الرسميَّ لذلك الصنف — بلا موافقةٍ ولا إشعار. ومعه «تحديث سعر قائمة الأسعار الحالية» مطفأٌ، فلا يُغيَّر القائمُ بل يُضاف الناقص. فقائمةُ أسعارِك تنمو من فواتيرِ المندوبين: مَن باع مرّةً بسعرٍ مخفَّضٍ لصنفٍ جديدٍ ثبّت ذلك السعرَ للجميعِ بعده. وهذا يُفسِّر أربعةً وخمسين سعراً بلا تاريخِ انتهاءٍ ولا مُدخِلٍ معروف.

قاعدتُنا تُعطي خمسةً في المئةِ لمجموعةِ عملاءَ على مجموعةِ أصنافٍ من عشرِ وحداتٍ فأكثر. و«الحد الأقصى للكمية» فيها صفرٌ — فطلبٌ بعشرةِ آلافِ وحدةٍ يأخذ الخمسةَ في المئةِ نفسَها. و«صالح حتى» فارغٌ — فالخصمُ يسري في ٢٠٢٧ و٢٠٢٨ وما بعدهما بلا أن يراجعه أحد. ولا تقريرَ في النظامِ يقول «هذه القواعدُ سارية»: تُفتَح القائمةُ وتُقرأ بالعين. وقيمةُ الخصمِ لا تَظهر مجموعةً في أيِّ مكان — فمن أراد أن يعرف كم أعطى من خصمٍ هذا العامَ جمعه من الفواتيرِ سطراً سطراً. وعندنا ثلاثُ فواتيرَ من تسعٍ وثلاثين عليها خصمٌ.

حالةُ «للتسليم والفوترة» تعني أنّ شيئاً بقي من الاثنَين، ولا تقول أيَّهما سبق. فأمرٌ سُلِّم كلُّه ولم يُفوتَر وأمرٌ فُوتِر ثلثُه ولم يُسلَّم منه شيءٌ لهما الحالةُ نفسُها. والأوّلُ عملٌ عاديٌّ والثاني مخاطرةٌ: مالٌ طُلِب على بضاعةٍ في المستودعِ قد لا تكفي، وضريبةٌ استُحقّت على توريدٍ لم يحدث. والفحصُ أن تطرح: ٪ المفوتَر ناقصَ ٪ المُسلَّم — وكلُّ ناتجٍ موجبٍ صفٌّ يُسأل عنه.

المسوّدةُ لا تُقيّد إيراداً ولا ضريبةً ولا مستحقّاً، ولا تَظهر في تقريرِ أعمارِ الديون، ولا يُرسَل بها شيءٌ إلى منظومةِ الفوترة. فقيمتُها ١٦١٬٥٧٢٫٩٥ ريالاً عملٌ بِيع ولم يُطالَب به. وفي التوزيعِ خاصّةً تتراكم هذه المسوّداتُ لأنّ الفواتيرَ كثيرةٌ ومتشابهة. والفحصُ شهريٌّ بسيط: صفِّ على الحالة = مسوّدة واجمع القيمة — فالرقمُ إن كبِر فهو أوّلُ ما يُصلَح.

«المخزون مجمَّد حتى» فارغٌ و«تجميد المخزون الأقدم من (أيام)» صفرٌ و«الدور الوظيفي المسموح له لإنشاء/تحرير المعاملات ذات التاريخ السابق» فارغ. فحركةُ مخزونٍ تُسجَّل بتاريخِ الشهرِ الماضي تُقبَل من أيِّ مستخدم — والنظامُ لا يَكتفي بتسجيلها: يُعيد ترتيبَ طوابيرِ «الوارد أولاً يخرج أولاً (FIFO)» ويُعيد حسابَ تكلفةِ كلِّ صرفٍ جاء بعدها. فميزانيّةٌ أُقفلت وتقريرٌ أُرسل إلى الإدارةِ يتغيّران بعد إرسالِهما، ولا رسالةَ ولا سجلَّ يقول «تغيَّر هذا الرقمُ لأنّ أحداً سجّل حركةً قديمة». وهذا أهدأُ أثرٍ وأوسعُه في المحاسبةِ كلِّها.

في التصنيعِ والخدماتِ كان الصفرُ يُعطِّل: سعرُ تقييمٍ صفرٌ فتكلفةٌ خاطئة، وحقلُ فوترةٍ مطفأٌ فإيرادٌ ضائع. وفي التوزيعِ يَقلِب الصفرُ معناه: «الحد الأقصى للكمية» صفرٌ فالخصمُ بلا سقف · «صالح حتى» فارغٌ فالخصمُ بلا نهاية · «تجميد المخزون» فارغٌ فالماضي كلُّه مفتوح · «الدور المسموح له» فارغٌ فالجميعُ مسموحٌ له · «التحقّق من سعر بيع الصنف مقابل سعر الشراء أو سعر التقييم» مطفأٌ فكلُّ سعرٍ مقبول. فالفراغُ هنا إذنٌ لا منع — ومن قرأ شاشةَ إعداداتٍ وقال «فارغةٌ فلا شيءَ فيها» قرأ أوسعَ إذنٍ في النظامِ وحسِبه لا شيئاً.