فحصنا الحقلَين فكان «المخزون مجمَّد حتى تاريخ» فارغاً و«عدد أيام التجميد» صفراً. ومعنى ذلك بالضبط: أيُّ مستخدمٍ له صلاحية إدخال حركةٍ مخزنية يستطيع أن يُدخل قيداً بتاريخ يناير الماضي، فتتغيّر تكلفة المبيعات لذلك الشهر وقيمة المخزون الافتتاحيّ لكل شهرٍ بعده — وقوائمك التي قدّمتَها للبنك أو للمراجع تصير غير مطابقة. ولا يُنبّهك النظام لأنّ الحركة صحيحةٌ فنّياً. والعلاج دقيقتان: بعد كل إقفالٍ شهريّ اضبط تاريخ التجميد، واجعل دوراً واحداً يملك الاستثناء.

هذه أغرب تركيبةٍ وجدناها: «طلب المواد التلقائيّ» مفعَّل و«إشعار إعادة الترتيب بالبريد» مطفأ. فماذا يعني ذلك؟ أنّ النظام — إن ضُبطت حدود إعادة الترتيب — سيُنشئ طلبات مواد في الخلفية ولا يعلم بها أحد، فتتراكم مسوّداتٌ في شاشةٍ لا يفتحها أحدٌ حتى ينفد الصنف. والأسوأ أنّ حدود إعادة الترتيب غير مضبوطةٍ أصلاً — فالإعداد المفعَّل لا يُنتج شيئاً، ويظنّ من قرأه أنّ مخزونه محميّ. والعلاج ثلاثة أشياء معاً لا واحد: اضبط الحدود للأصناف الحرجة · وفعّل الإشعار بالبريد · واجعل لتقرير الأصناف الناقصة موعداً أسبوعياً. وواحدٌ من الثلاثة بلا الآخرَين وهمُ حماية.

المرفوض يدخل مستودع المرفوضات بقيمة صفر وسعر تقييمٍ صفر. فجردك العينيّ يعدّ ثلاثين وحدةً، وجردك الماليّ يقرأ صفراً — ولا فرقَ يظهر فيتنبّه أحد، لأنّ الكميات متطابقة والقيمة هي المفقودة. وهذا أخفى ما في المخزون: خطأٌ لا يكشفه الجرد الكمّيّ. والعلاج: افتح مستودع المرفوضات كلَّ شهرٍ واحسم ما فيه — يُعاد للمورّد بمستند، أو يُعدَم بقيدٍ يُخرجه، أو يُعاد تقييمه بجردٍ إن كان صالحاً للاستخدام. ولا تتركه ساكناً بقيمة صفر.

فحصنا القيود المخزنية في النظام فكان أوّل ثمانيةٍ منها مسوّدات — من ٢٦ سبتمبر ولم تُعتمد. وأحدها بألف ريالٍ من بضاعة. والمسوّدة أخطر من الخطأ: هي ليست حركةً فلا تدخل مخزونك، وليست عدماً فهي موجودةٌ في قوائمك ويراها من يفتح الشاشة فيظنّ البضاعة داخلة. فمن أدخلها ظنّ أنّه أدخل البضاعة، ومن قرأ المخزون لم يجدها — ولا رسالةَ تُنبّه أحداً. افتح قائمة القيود المخزنية وصفِّها بحالة «مسوّدة»، ثمّ اعتمد ما يجب أو احذف ما لا يجب. ولا تتركها.

في نظامنا ثلاث شركات، ولكلٍّ شجرة مستودعاتها. ومن يحاول نقل بضاعةٍ من مستودع شركةٍ إلى مستودع أخرى بقيدٍ مخزنيّ يُرفض — والرفض صحيح: كلُّ شركةٍ كيانٌ محاسبيّ مستقلّ. والصواب فاتورة بيعٍ من الأولى وفاتورة شراءٍ للثانية، أو مستند «نقل بين الشركات» إن كان مفعَّلاً. ومن يحتاج هذا كثيراً فليُرتّبه إجراءً مكتوباً — فالموظّف الذي يُجرّب ويُرفض يبتكر حلّاً خاطئاً.

فحصنا المستودعات الستّة عشر في النظام فكان حقل «حساب» فارغاً في كلّها. ومعنى ذلك أنّ النظام يجمع قيمة كل مخزونك في حساب المخزون الافتراضيّ للشركة — فتقرأ ميزان مراجعتك رقماً واحداً لا تعرف كم منه في أيّ مستودع. ولمنشأةٍ بفرعٍ واحد هذا مقبول؛ ولمن له مستودعاتٌ في مدنٍ مختلفة هذا يعني أنّ قوائمه المالية لا تُفرّق بين موقعٍ وموقع. والعلاج: أنشئ حساب مخزونٍ فرعياً لكل مستودعٍ مهمٍّ واربطه به قبل أوّل حركة — والربط بعد الحركة يحتاج معالجةً محاسبية.

في قياسنا اشترينا لوحاً بـ٤٣ ريالاً فخرج سعر تقييمه ٤٣٫٢١. والفرق ليس خطأً: في المستودع رصيدٌ سابقٌ بسعرٍ آخر، فالطريقة تحسب المتوسّط على ما في المستودع كلّه. ومن يقارن سعر التقييم بفاتورة شرائه الأخيرة ويظنّ النظام مخطئاً يُهدر وقته — والصحيح أن يقرأ «حركة سجل المستودع» للصنف فيرى كل دفعةٍ بسعرها.