الأصل في النظام ليس سجلّاً تكتب فيه ما اشتريتَ — هو آلة تُنتج قيوداً كل شهر بلا أن تطلب منها. فإن أخطأتَ في إعداده مرّة، ظلّ يُخطئ شهرياً حتى تكتشفه في الميزانية بعد سنة. ولذلك كل درس هنا يقول لك ما الذي يُغلَق بعد أوّل حفظ وما الذي يبقى مفتوحاً.

«حساب مجمع الإهلاك» و«حساب مصروف الإهلاك» اختياريان في الشاشة وإلزاميان في الواقع. فالنظام يقبل حفظ الفئة بدونهما، ثمّ يرفض ترحيل أوّل قيد إهلاك برسالة لا يفهمها من لم يقرأ هذا الدرس. املأ الأربعة ما دمتَ ستُهلك.

تجمع أصناف مخزون وخدمات وأصولاً قائمة لتُنتج أصلاً واحداً جديداً. مثاله: خطّ إنتاج تشتري مكوّناته وتدفع أجرة تركيب — فالأصل هو الخطّ لا مكوّناته. ومن سجّل كل مكوّن أصلاً مستقلاً أهلك التركيب على مدّة خاطئة وفقد القدرة على بيع الخطّ كوحدة.

افتح «إهلاك الأصول وأرصدتها» وافتح ميزان المراجعة. مجموع «القيمة الدفترية» في الأوّل يجب أن يساوي رصيد حسابات الأصول الثابتة ناقص مجمّع الإهلاك في الثاني. فإن اختلفا فهناك أصل خارج النظام أو قيد يدويّ على حساب أصل. والقيد اليدويّ على حساب أصل ثابت هو أشهر ما يكسر هذه المطابقة — وهو ممنوع عملياً: كل حركة على الأصل تكون بمستند أصل لا بقيد.

الرسالة: «خطأ: البيانات الناقصة في الجدول: الأصول»

معناها: الرأس يحمل الغرض والشركة والتاريخ، والسطور تحمل الأصل ومصدره ومقصده.

الإصلاح: املأ سطور جدول الأصول. والرسالة نفسها تظهر في سجل الساعات وملخّص البريد وقاعدة الإسناد — عائلة واحدة.

الرسالة: «(رسالة عن العملة — والعلّة في حقل آخر)»

معناها: صفّ جدول الحسابات في فئة الأصل يحمل حقل اسم الشركة، وتركه فارغاً يجعل النظام يبحث عن عملة شركة لا وجود لها.

الإصلاح: املأ اسم الشركة في صفّ الحسابات. والدرس الأعمّ: رسالة الخطأ تخبرك بالفحص الذي فشل لا بالحقل الذي سبّبه.

الرسالة: «(النظام يمنع الحفظ)»

معناها: صفرٌ في «إجمالي عدد الإهلاكات» طلبٌ مستحيل لا إعفاءٌ من الإهلاك: لا جدول يُبنى من صفر قسط.

الإصلاح: إن أردتَ أصلاً لا يُهلك فأطفئ الإهلاك في فئة الأصل أو في الأصل. قِيس في نظامنا: ضُبط على ٣٦ شهراً فبُني جدول ٣٦ قسطاً بقيمة ٢٦٣٫٨٩.

كل رسالة تحقّق في النظام تنتمي إلى واحدة من أربع عائلات: حقلٌ إلزاميّ ناقص · جدولُ سطورٍ فارغ · حقلٌ مرتبط بقيمة غير موجودة · مدى تواريخٍ مقلوب. حدّد العائلة أوّلاً فهي تدلّك على مكان الإصلاح قبل أن تقرأ تفصيل الرسالة. وعائلة خامسة ليست عطلاً أصلاً: رسالة نصفها إنجليزيّ — يحدث ذلك حين يحقن النظام اسم الحقل في قالب مترجَم بقيمته الخام، فلا تبحث في بياناتك عن سببها.

الرسالة نعمة — تقول لك أين توقّفت. أمّا الحالة التي تُكلّف حقّاً فهي التي يُحفظ فيها المستند بنجاح ويخرج الرقم صفراً بلا كلمة واحدة. فبعد كل عملية لا تقرأ حالة المستند وحدها، اقرأ الرقم الذي كان المقصود منها.