الإعداد والتهيئة — دليل المستخدم
قبل أن تبدأ
هذه هي الإعدادات التي تُضبط مرة واحدة قبل تشغيل أي وحدة في النظام. تخطّيها هو السبب الأول لأخطاء لاحقة يصعب تصحيحها — فبعض هذه الحقول لا يمكن تغييره بعد أن تُبنى عليه المستندات.
الترتيب الصحيح للتهيئة: الشركة ← السنة المالية ← شجرة الحسابات ← المستودعات ← سلاسل التسمية ← الضرائب ← المستخدمون والصلاحيات.
إعداد الشركة7 خطوات
الشركة هي الكيان القانوني الذي تُنسب إليه كل الحسابات والمستندات. ومن بياناتها يأخذ النظام العملة والدولة والحسابات الافتراضية.
الحقول الأساسية
- ⚠ تنبيه — تحذير مهم: الاختصار لا يمكن تغييره بعد أن يدخل في أسماء الحسابات والمستودعات المرتبطة. اختره بعناية من أول مرة.
ما يجب ضبطه قبل أول حركة
- شجرة الحسابات — يُنشئ النظام شجرة افتراضية، وتعدّلها لتناسب نشاطك.
- مركز التكلفة الجذر والمستودعات الافتراضية.
- الحسابات الافتراضية للشركة: المدينون، الدائنون، المخزون، تكلفة المبيعات، الأرباح المحتجزة.
- الحسابات البنكية وطرق الدفع.
- قوالب الضرائب.
- الصلاحيات وقيود وصول المستخدمين.
تعدّد الشركات
إن كان لديك أكثر من كيان: استخدم شركات شقيقة للكيانات المتوازية، أو هيكل أمّ وتابعة للمجموعات. والمعاملات بين الشركات تُسجَّل في كل كيان على حدة عبر الفواتير البينية والقيود.
السنة المالية6 خطوات
السنة المالية تحدّد فترة المحاسبة والتقارير. ولا يمكن ترحيل أي حركة خارج سنة مالية معرّفة ومسندة إلى شركتك.
كيفية إنشاء سنة مالية
- اذهب إلى: المحاسبة ← البيانات الرئيسية للمحاسبة ← السنة المالية ← «جديد».
- أدخل الاسم وتاريخ البداية وتاريخ النهاية.
- أسند الشركات التي تستخدم هذه السنة.
- فعّل «سنة قصيرة» فقط إذا كانت الفترة أقل من اثني عشر شهرًا (كسنة التأسيس).
- احفظ.
تحديد السنة الافتراضية
افتح السنة المالية واضبطها كافتراضية من قائمة الإجراءات. هذا يضبط تواريخ الترحيل ومرشّحات التقارير — مع ملاحظة أن تاريخ الترحيل في كل مستند هو ما يحدّد سنته المالية فعليًا.
إقفال السنة المالية
إنشاء سنة جديدة لا يُقفل السابقة تلقائيًا. الإقفال ثلاثة مستندات مختلفة:
- ⚠ تنبيه — إذا ظهرت لك رسالة تمنع ترحيل حركة بتاريخ معيّن، فالسبب غالبًا أن السنة المالية لذلك التاريخ غير منشأة أو غير مسندة إلى شركتك.
سلاسل التسمية8 خطوات
سلسلة التسمية هي صيغة ترقيم مستنداتك: الفواتير، أوامر الشراء، العملاء. وضبطها مبكرًا يجنّبك أرقامًا غير منظمة يصعب تتبّعها لاحقًا.
كيفية ضبط سلسلة تسمية
- اذهب إلى: الإعدادات ← سلاسل التسمية.
- اختر نوع المستند المراد ترقيمه.
- اكتب الصيغة المطلوبة.
- احفظ — ويصبح أول بادئة في القائمة هي الافتراضية.
صيغ الترقيم
INV12####← ينتج INV120001 ثم INV120002.ACC-SINV-.YYYY.-← يدرج السنة الميلادية الحالية.ACC-SINV-.FY.-← يدرج السنة المالية.PO-.YY.MM.-.vendor_id.-.####← يدرج قيمة حقل من المستند نفسه.
خيارات مفيدة
أسئلة متكررة
أخطأت في اختصار الشركة، كيف أصلحه؟
لا يمكن تغييره بعد أن يدخل في أسماء الحسابات والمستودعات. إن كان النظام ما زال في مرحلة التجربة بلا حركات، الأفضل إنشاء الشركة من جديد بالاختصار الصحيح. وإن كانت عليه حركات، تواصل مع الدعم الفني قبل أي إجراء.
لا أستطيع ترحيل قيد بتاريخ العام الماضي، لماذا؟
إمّا أن السنة المالية لذلك التاريخ غير منشأة أو غير مسندة لشركتك، وإمّا أن فترة محاسبية مقفلة تمنع الترحيل. تحقّق من الاثنين.
هل إنشاء سنة مالية جديدة يُقفل السابقة؟
لا. الإقفال إجراء منفصل يتم بقيد إغلاق الفترة بعد إتمام المراجعة والتسويات.
أريد ترقيم فواتير كل فرع بسلسلة مستقلة، هل يمكن؟
نعم. أنشئ سلسلة تسمية لكل فرع لنوع المستند نفسه، وفعّل «إلزام المستخدم بالاختيار» ليحدّد كل فرع سلسلته.
هل تختلف الشاشات عن نسختنا؟
الشرح يتبع منطق النظام ووحداته، وقد تختلف بعض الشاشات حسب التخصيص المطبّق على حسابكم.
لمن أتوجه إذا احتجت مساعدة؟
تواصل مع الدعم الفني في iCloudITS وسنشرح لك الخطوة داخل حسابكم مباشرة.
لم تجد ما تبحث عنه؟
اسأل مساعد الدليل بلغتك، ويجيبك بالخطوات مختصرة مع رابط المصدر من الدليل الرسمي.
افتح المساعد الذكياكتب سؤالك بلغتك، ويجيبك مساعد الدليل بالخطوات مع رابط المصدر.
