سير الموافقات — دليل المستخدم
قبل أن تبدأ
سير الموافقات يحوّل الاعتماد من رسالة واتساب إلى مسار مسجّل: من يعتمد، ومتى، وبأي شرط. وهو يحلّ محل زر «اعتماد» الافتراضي، فلا يُرحَّل مستند إلا بعد مروره بمراحله.
مكوّنات سير الموافقات3 خطوات
الحالات
الحالة هي مرحلة المستند: مسودة، بانتظار اعتماد المدير، معتمد، مرفوض. ولكل حالة:
الانتقالات
الانتقال يحدّد من ينقل المستند من حالة إلى أخرى. ولكل انتقال:
- الحالة المصدر والحالة الهدف.
- الدور المسموح له بتنفيذ الانتقال.
- الشرط — اختياري، يقيّد الانتقال بحالة معيّنة في بيانات المستند.
الحالات الاختيارية
حالات مثل «مرفوض» أو «ملغى» ليست جزءًا من مسار الاعتماد، فتُعلَّم اختيارية ولا تُنشئ إجراءات موافقة معلّقة على المستخدمين.
كيفية إنشاء سير موافقات9 خطوات
- اذهب إلى: الإعدادات ← سير العمل ← «جديد».
- اختر نوع المستند الذي يُطبَّق عليه (أمر الشراء، الفاتورة، طلب الإجازة…).
- عرّف الحالات: ابدأ بالمسودة وانتهِ بالمعتمد، وأضف مراحل الاعتماد بينهما.
- لكل حالة حدّد حالة المستند: محفوظ لمراحل الانتظار، ومعتمد للحالة النهائية.
- عرّف الانتقالات: من أي حالة إلى أي حالة، وبأي دور.
- أضف الشروط حيث تحتاج تفريعًا حسب المبلغ أو النوع.
- فعّل تنبيهات البريد ليصل كل معتمد إشعارًا بما ينتظره.
- احفظ وفعّل سير العمل.
- ⚠ تنبيه — إن لم تعرّف انتقالًا ينقل المستند إلى حالة «معتمد»، فلن يظهر زر الاعتماد أصلًا. وكذلك الإلغاء: يحتاج انتقالًا صريحًا من الحالة المعتمدة.
الشروط
الشرط يجعل المسار يتفرّع حسب البيانات. أشهر استخدام: تدرّج الاعتماد حسب المبلغ — فأمر شراء صغير يعتمده المدير المباشر، والكبير يصعد إلى الإدارة المالية. وتدعم الشروط المقارنات على حقول المستند والتواريخ وقيم من قاعدة البيانات.
مثال عملي: اعتماد على ثلاث مراحل3 خطوات
- موظف المبيعات ينشئ عرض السعر — الحالة: مسودة.
- مدير المبيعات يراجع: يعتمد فتصبح الحالة «بانتظار اعتماد المدير الإقليمي»، أو يرفض فتصبح «مرفوض».
- المدير الإقليمي يعطي الاعتماد النهائي فيُرحَّل المستند.
ويصل كل دور إشعارًا بما ينتظر إجراءه، فلا يتعطّل المسار لأن أحدهم لم ينتبه.
إجراءات الموافقة والتنبيهات
بعد تفعيل سير العمل يرى كل معتمد المستندات المنتظرة في «إجراءات سير العمل»، ويستطيع الاعتماد منها مباشرة. وتفعيل تنبيهات البريد يرسل لكل معتمد إشعارًا بالإجراء المتاح له.
أمور تستحق الانتباه4 خطوات
- سير العمل يحلّ محل زر الاعتماد والإلغاء الافتراضيين — لا يعمل بجانبهما.
- الحقول المذكورة في «تحديث الحقول» تُنشأ تلقائيًا إن لم تكن موجودة.
- راجع الأدوار قبل التفعيل: مسار اعتماد بدور غير مسند لأحد يعني مستندات عالقة.
- الفصل بين المُدخِل والمعتمِد هو الغرض الأساسي — لا تعطِ الدور نفسه صلاحية الإنشاء والاعتماد النهائي.
أسئلة متكررة
فعّلت سير العمل فاختفى زر الاعتماد، لماذا؟
لأنك لم تعرّف انتقالًا إلى حالة مستندها «معتمد». أضف الانتقال النهائي فيظهر الزر.
كيف أجعل الاعتماد يتدرّج حسب المبلغ؟
بإضافة شرط على الانتقال يقارن إجمالي المستند بحد معيّن، فتتفرّع المسارات: الصغير لمسار قصير والكبير لمسار أطول.
مستندات عالقة بلا اعتماد، ما السبب؟
غالبًا أن الدور المطلوب للانتقال غير مسند لأي مستخدم فعّال، أو أن المعتمد لا يصله تنبيه. راجع الأدوار وفعّل تنبيهات البريد.
هل يمكن إلغاء مستند معتمد؟
نعم، لكن بانتقال صريح من الحالة المعتمدة إلى حالة الإلغاء، مقيّد بالدور المخوّل.
هل تختلف الشاشات عن نسختنا؟
الشرح يتبع منطق النظام ووحداته، وقد تختلف بعض الشاشات حسب التخصيص المطبّق على حسابكم.
لم تجد ما تبحث عنه؟
اسأل مساعد الدليل بلغتك، ويجيبك بالخطوات مختصرة مع رابط المصدر من الدليل الرسمي.
افتح المساعد الذكياكتب سؤالك بلغتك، ويجيبك مساعد الدليل بالخطوات مع رابط المصدر.
