المستخدمون والصلاحيات — دليل المستخدم
قبل أن تبدأ
الصلاحيات في النظام تُبنى على ثلاث طبقات متتابعة: من هو المستخدم، وما الأدوار المسندة إليه، وما القيود على البيانات التي يراها. فهم الفرق بين الطبقات الثلاث هو ما يجعل ضبط الصلاحيات دقيقًا بدل أن يكون فتحًا عامًا أو منعًا يعطّل العمل.
المستخدمون6 خطوات
كيفية إضافة مستخدم
- اذهب إلى: المستخدمون والصلاحيات ← المستخدم ← «جديد».
- أدخل البريد الإلكتروني — وهو المعرّف الفريد للمستخدم ولا يتكرر.
- أدخل الاسم الأول واسم العائلة.
- احفظ — وتظهر بعدها الأدوار وبقية الإعدادات.
- أسند الأدوار المناسبة لوظيفته.
نوع المستخدم
- ⚠ تنبيه — إسناد نوع «مستخدم النظام» لمن لا يحتاجه يستهلك رخصة ويفتح وصولًا لا لزوم له. راجع النوع قبل الحفظ.
إعدادات الأمان للمستخدم
هذه الثلاثة هي أسرع طريقة لرفع أمان حساب حسّاس مثل حساب المحاسب أو مدير النظام.
الأدوار وملفات الأدوار
الدور مجموعة صلاحيات مسمّاة: محاسب، مدير مخزون، مندوب مبيعات. والمستخدم يأخذ صلاحياته من مجموع أدواره.
ملف الأدوار
بدل تعليم عشرة أدوار يدويًا لكل موظف جديد، أنشئ «ملف الأدوار» يجمعها، ثم أسنده للمستخدم دفعة واحدة. هذا يضمن أن كل من يشغل الوظيفة نفسها يحصل على الصلاحيات نفسها بالضبط — ويختصر تعيين الموظفين الجدد إلى خطوة واحدة.
الصلاحيات حسب الدور
تُضبط من: المستخدمون والصلاحيات ← الصلاحيات القائمة على الأدوار. هنا تحدّد لكل دور، على كل نوع مستند، ما الذي يُسمح به:
القاعدة العملية في الفصل بين المهام
الفصل الأهم محاسبيًا هو بين من يُدخل ومن يعتمد: امنح المُدخِل صلاحيات القراءة والإنشاء والتعديل بلا «اعتماد»، واحصر «الاعتماد» و«الإلغاء» في المسؤول. هذا وحده يغلق أكبر ثغرة رقابية في أي نظام محاسبي.
تقييد التصدير
صلاحية «تصدير» تسمح بسحب البيانات إلى ملف خارجي. راجعها بعناية لأدوار المبيعات والموارد البشرية، فهي بوابة تسرّب قوائم العملاء وبيانات الموظفين.
قيود المستخدم على البيانات3 خطوات
تُضبط من: المستخدمون والصلاحيات ← قيود المستخدم. الدور يقول «يستطيع رؤية الفواتير»، وقيد المستخدم يقول «فواتير هذا الفرع فقط».
أمثلة عملية
- ربط محاسب بشركة واحدة في هيكل متعدّد الشركات، فلا يرى دفاتر الشركات الأخرى.
- ربط أمين مستودع بمستودعه، فلا يرى أو يحرّك أرصدة مستودع آخر.
- ربط مندوب مبيعات بمنطقته، فلا يطّلع على عملاء المناطق الأخرى.
هذه الطبقة هي الحل الصحيح لمشكلة «الكل يرى كل شيء» — وليس إلغاء الأدوار.
مستوى الصلاحية على الحقول
داخل المستند الواحد يمكن حجب حقول بعينها عن دور معيّن عبر مستويات الصلاحية. مثال: يرى مندوب المبيعات الفاتورة كاملة عدا حقل تكلفة الصنف أو هامش الربح. فتشارك المستند دون كشف ما لا يلزم.
المشاركة
المشاركة تمنح مستخدمًا وصولًا إلى مستند واحد بعينه دون تغيير أدواره — مناسبة للحالات الاستثنائية، مثل إطلاع زميل على عقد واحد. وهي أفضل بكثير من توسيع دوره لأجل حالة واحدة.
أسئلة متكررة
موظف يرى بيانات لا تخصّه رغم أن دوره محدود، ما الحل؟
الدور يحدّد نوع المستند لا نطاق البيانات. أضف له قيد مستخدم على الشركة أو الفرع أو المستودع من «قيود المستخدم».
كيف أمنع تعديل فاتورة بعد اعتمادها؟
المستند المعتمد لا يُعدَّل أصلًا — يُلغى ثم تُنشأ نسخة معدّلة. فاحصر صلاحيتي «إلغاء» و«تعديل بعد الاعتماد» في المسؤول وحده.
عندي عشرة موظفين بالوظيفة نفسها، كيف أسند صلاحياتهم بسرعة؟
أنشئ «ملف الأدوار» واحدًا لتلك الوظيفة وأسنده لهم جميعًا، بدل تعليم الأدوار يدويًا لكل واحد.
كيف أعطي مورّدًا وصولًا لإدخال عرض سعره دون فتح النظام له؟
أنشئه بنوع «مستخدم الموقع»، فيصل إلى البوابة فقط ويدخل عرضه دون أي وصول إلى وحدات النظام.
هل تختلف الشاشات عن نسختنا؟
الشرح يتبع منطق النظام ووحداته، وقد تختلف بعض الشاشات حسب التخصيص المطبّق على حسابكم.
لمن أتوجه إذا احتجت مساعدة؟
تواصل مع الدعم الفني في iCloudITS وسنشرح لك الخطوة داخل حسابكم مباشرة.
لم تجد ما تبحث عنه؟
اسأل مساعد الدليل بلغتك، ويجيبك بالخطوات مختصرة مع رابط المصدر من الدليل الرسمي.
افتح المساعد الذكياكتب سؤالك بلغتك، ويجيبك مساعد الدليل بالخطوات مع رابط المصدر.
