إدارة المشاريع — دليل المستخدم
قبل أن تبدأ
وحدة المشاريع تجمع العمل والوقت والتكلفة في مكان واحد: مشروع يحوي مهامًا، ومهام تُسجَّل عليها ساعات، وساعات تتحوّل إلى فاتورة أو تكلفة — فتعرف ربحية كل مشروع بالأرقام لا بالتقدير.
المشروع7 خطوات
كيفية إنشاء مشروع
- اذهب إلى: المشاريع ← المشروع ← «جديد».
- أدخل اسم المشروع.
- اختر نوع المشروع (داخلي، خارجي لعميل، صيانة…).
- حدّد تاريخ البدء المتوقع وتاريخ الانتهاء.
- اربطه بالعميل إن كان مشروعًا لعميل.
- أدخل الميزانية المقدّرة إن وُجدت.
- احفظ.
قالب المشروع
إذا كانت مشاريعك تتكرّر بالهيكل نفسه (تركيب نظام، تنفيذ موقع، صيانة دورية)، أنشئ قالب مشروع يحمل مهامه القياسية ومددها — ثم أنشئ كل مشروع جديد منه بضغطة بدل إعادة بناء المهام يدويًا.
المهام7 خطوات
كيفية إضافة مهمة
- من المشروع نفسه: افتح لوحة المشروع واضغط «+» على المهام. أو من: المشاريع ← المهمة ← «جديد».
- أدخل الموضوع — عنوان المهمة.
- اربطها بالمشروع.
- حدّد الأولوية: منخفضة، متوسطة، عالية، عاجلة.
- أدخل تاريخ البدء والانتهاء المتوقعين والوقت المتوقع بالساعات.
- أسندها إلى الموظف المسؤول.
- احفظ.
حالات المهمة
الترابط بين المهام
سجل الساعات8 خطوات
سجل الساعات هو ما يحوّل الوقت إلى رقم: تكلفة على المشروع، أو فاتورة على العميل، أو كليهما.
كيفية تسجيل الساعات
- اذهب إلى: المشاريع ← تتبّع الوقت ← سجل الساعات ← «جديد».
- أدخل الشركة ورمز الموظف.
- اختر نوع النشاط — تصنيف العمل المنفَّذ.
- أدخل وقت البدء وعدد الساعات.
- اربط السطر بالمشروع والمهمة.
- علّم قابل للفوترة إن كان العمل يُحاسَب عليه العميل.
- احفظ ثم اعتمد.
- ⚠ تنبيه — سجل الساعات الواحد يستوعب أيامًا متعددة وأكثر من مهمة — لا تنشئ سجلًا لكل يوم.
الفوترة على الساعات
بعد اعتماد سجل الساعات تنشئ منه فاتورة مبيعات مباشرة بالساعات القابلة للفوترة. كما يرتبط السجل بمسير الرواتب لاحتساب أجر الساعات عند الحاجة.
المؤقّت
يوفّر النظام مؤقّتًا يسجّل الوقت الفعلي أثناء العمل، وينبّه إذا تجاوز العمل الوقت المتوقع للمهمة.
التكلفة والربحية3 خطوات
يجمع المشروع تلقائيًا: تكلفة الساعات المسجّلة، ومطالبات المصاريف المرتبطة به، وتكلفة المواد المستهلكة. ويقابلها بمبالغ الفوترة، فتقرأ ربحية المشروع من تقاريره دون حساب يدوي.
ما يستحق المتابعة
- الفرق بين الوقت المتوقع والفعلي — يكشف سوء التقدير مبكرًا.
- التكلفة الفعلية مقابل الميزانية.
- الساعات غير القابلة للفوترة — وهي ما يأكل هامش المشاريع عادة.
أسئلة متكررة
مشاريعنا متشابهة، هل أعيد بناء المهام كل مرة؟
لا. أنشئ قالب مشروع يحمل المهام القياسية ومددها، ثم أنشئ كل مشروع جديد منه.
كيف أمنع بدء مهمة قبل إنهاء التي تسبقها؟
اضبط «المهام التابعة» في المهمة اللاحقة لتحديد ما يجب إنجازه قبلها.
سجّلنا ساعات على المشروع، كيف نفوترها للعميل؟
علّم السطور بأنها قابلة للفوترة، واعتمد سجل الساعات، ثم أنشئ منه فاتورة مبيعات مباشرة.
نسبة إنجاز المشروع لا تعبّر عن الواقع، لماذا؟
لأن النسبة تُحسب بعدد المهام ما لم تضبط الوزن النسبي لكل مهمة — اضبطه لتعكس النسبة الجهد الحقيقي.
هل تختلف الشاشات عن نسختنا؟
الشرح يتبع منطق النظام ووحداته، وقد تختلف بعض الشاشات حسب التخصيص المطبّق على حسابكم.
لم تجد ما تبحث عنه؟
اسأل مساعد الدليل بلغتك، ويجيبك بالخطوات مختصرة مع رابط المصدر من الدليل الرسمي.
افتح المساعد الذكياكتب سؤالك بلغتك، ويجيبك مساعد الدليل بالخطوات مع رابط المصدر.
